Erwerbungsmanagement

Dazu zählen gedruckte Bücher, Zeitschriften und Zeitungen, ebenso wie digitale Medien – unter anderem E-Books, E-Journals, Datenbanken, Open-Access-Publikationen sowie audiovisuelle Medien, Normen und Patente. Forschungsdaten und Open Educational Resources (OER) werden nicht klassisch erworben, sondern vorrangig kuratiert, verlinkt oder über spezialisierte Repositorien bereitgestellt und gemanagt. Ziel des Erwerbungsmanagements ist es, den Medienbestand optimal, flexibel, bedarfsgerecht, wirtschaftlich und rechtskonform zur Verfügung zu stellen. Dabei unterstützen Bibliotheksmanagementsysteme (BMS/ILS – Integriertes Bibliothekssystem/Integrated Library System) sowie moderne Library Services Platforms (LSP) mit Modulen für Erwerbung, Electronic Resource Management (ERM), Katalogisierung und Discovery.

Begriffsabgrenzung und Lebenszyklus von Medienbeständen

Die Bestandsentwicklung beschreibt die Strategie und Schwerpunktsetzung für den gewünschten, zukünftigen Medienaufbau der Bibliothek – etwa durch Festlegung von Sammelschwerpunkten, Teilbeständen oder Schenkungsannahmen. Das Erwerbungsmanagement setzt diese Vorgaben praktisch um und ist für Bedarfsermittlung, Auswahl, Bestellung, Lizenzprüfung, Inventarisierung und Freischaltung verantwortlich. An den Erwerbungsprozess schließen sich das Lizenzmanagement (vor allem über ERM-Systeme) und die laufende Kontrolle/Kündigung/Aussonderung im Medienlebenszyklus an. Eine konsequente Trennung dieser Prozessstufen sorgt für Transparenz und verlässliche Dokumentation.

Aufgaben und Ziele im Erwerbungsmanagement

Wesentlicher Auftrag des Erwerbungsmanagements ist es, Medien bedarfsgerecht, wirtschaftlich und rechtssicher bereitzustellen. Die wichtigsten Aufgaben und Ziele umfassen:

• Bedarfsgerechte Auswahl: Medien werden so ausgewählt, dass sie den Anforderungen von Forschung, Lehre, Ausbildung und Öffentlichkeit entsprechen. Analysen von Nutzungsdaten, Vorschlagsportale und selektive Profilsysteme – oft mit Nutzerbeteiligung – unterstützen Sie.
• Budgetsteuerung: Gelder werden strukturiert vergeben, häufig differenziert nach Fachgebieten, Konten oder Kostenstellen. Übliche Mechanismen sind Budgetobligos, Eskalations- und Genehmigungslogiken sowie die Nutzung von Konsortialmodellen, Mehrwährungsmanagement und Rabattstrukturen.
• Effizienzsteigerung: Optimierte, digital unterstützte Workflows beschleunigen den Weg von der Auswahl über Kataloganreicherung und Rechnungsbearbeitung bis hin zur nutzbaren Bereitstellung (Minimierung der Time-to-Availability).
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine lückenlose, prüfbare Dokumentation aller Erwerbungsstufen ist essenziell für Kontrolle, Reporting und Rechenschaft gegenüber Verantwortlichen und fördert die Auditierbarkeit und Compliance.
• Compliance und Rechtssicherheit: Zu den Anforderungen zählen unter anderem das Haushalts- und Rechnungswesen (z. B. Kameralistik, Doppik), Vergabevorschriften (UVgO, VgV, GWB), Steuergesetze (USt, Reverse Charge), Datenschutz (DSGVO), Barrierefreiheit (WCAG/BITV) und die Prüfung von Lizenzbedingungen. Elektronische Vergabe (eVergabe), Vergabedokumentation und Aufbewahrungspflichten spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.
• Nutzerorientierung: Schnelle, nachvollziehbare Statuskommunikation, die Möglichkeit von Anschaffungsvorschlägen, Feedbackkanäle und regelmäßiges Monitoring der Nutzerzufriedenheit stärken die Akzeptanz und Qualität Ihrer Angebote.

Diese Ziele sollten in alle täglichen Abläufe integriert werden, um professionelles, zukunftsfähiges Erwerbungsmanagement zu gewährleisten.

Erwerbungsprozess im Überblick

Der Erwerbungsprozess folgt mehreren, eng aufeinander abgestimmten Phasen, die durch Bibliotheksmanagementsysteme (BMS/ILS) oder LSP unterstützt werden:

• Analyse und Bedarfsermittlung: Vorschläge können über Nutzendeportale, das Fachreferat, Leihstatistiken oder Trends eingehen. Module wie Approval Plans, Dublettenprüfungen und flexible Portfoliowerkzeuge unterstützen diese Phase.
• Genehmigung und Budgetierung: Nach der Bedarfsklärung werden Mittel reserviert. Hier greifen automatisierte Kontierungs- sowie Budgetobligos, Freigabe- und Eskalationsmechanismen. Sanktionierungslogiken sind im Erwerbungsprozess unüblich.
• Bestellung, Check-in, Lieferantenmanagement: Die Abwicklung erfolgt für Einzel-, Serien-, Paketbestellungen sowie für Geschenke, Tauschvorgänge oder Pflichtexemplare. Für serielle Ressourcen gibt es spezielle Workflows für Check-in, Mahnwesen, Erneuerungen und Kündigungen. Der schnelle, fehlerarme Belegtransfer wird durch EDI/EDIFACT, Belegtypen und das sogenannte 3-Way-Matching (Bestellung, Lieferung, Rechnung) unterstützt.
• Lizenz- und Rechteklärung: Für elektronische Ressourcen prüfen Sie Nutzungsrechte (z. B. Post-Cancellation-Access/Perpetual Access, Embargos, Nutzergruppen, Concurrent-User, Remote Access, Nutzung in Kursunterlagen, Alumni, Walk-in, Text & Data Mining, Coursepacks), Bereitstellung von Zweitveröffentlichungsrechten (Green OA) sowie Archivierungsmöglichkeiten (LOCKSS, CLOCKSS, Portico, National- und Konsortialarchive). Alle Vertragsbedingungen werden im ERM dokumentiert.
• Aktivierung und Zugangsmanagement: Elektronische Medien werden über Knowledge Base Workflows aktiviert und mit Holdingsnachweisen versehen. KBART und – bei technischer Unterstützung – KBART Automation helfen bei Titellistenimport und Aktualisierung, wobei die Verfügbarkeit plattformabhängig ist. Authentifizierung wird über Systeme wie SSO, Proxy, Shibboleth/DFN-AAI, SAML, OIDC, LDAP und gegebenenfalls eduGAIN-Föderation gesteuert.
• Inventarisierung und Kataloganreicherung: Zuverlässige Katalogisierung erfolgt meist MARC21- oder PICA-basiert mit RDA-Konformität, ergänzt durch ONIX für Lieferantendaten. Werkzeuge wie Z39.50 und SRU/SRW dienen dem Katalogdatenabruf, OAI-PMH für Metadatenaustausch. OpenURL ermöglicht kontextsensitives Linking zu Volltexten, ist aber kein allgemeines Datenübertragungsprotokoll.
• Physische Medienaufbereitung: RFID-Tagging, Etiketten, Signaturdruck, Schutzfolien und Paketkontrollen; auch Umweltaspekte wie Plastikreduzierung rücken zunehmend in den Fokus.
• Rechnungsprüfung und Zahlung: Automatisierte Belegprüfung, Unterstützung von XRechnung/ZUGFeRD, Skonto- und Steuerregeln, periodengerechte Abgrenzung sowie umfassende Mehrwährungs- und Steuerlogik sind gängige Anforderungen. Eine direkte Integration mit ERP-/E-Procurement-Systemen (z. B. SAP, Unit4, DATEV) wird immer wichtiger.
• Evaluation und Controlling: Nutzungsdaten werden idealerweise nach COUNTER Release 5.1 via SUSHI-API übernommen und im ERM oder Business-Intelligence-Tool ausgewertet. Entscheidungen zu Verlängerungen, Kündigungen oder Paketoptimierungen werden datenbasiert getroffen.

Diese Prozessstruktur unterstützt eine professionelle, ressourcengerechte Bearbeitung – unabhängig vom Medientyp.

Daten, Formate und Schnittstellen

Die technische Infrastruktur im Erwerbungsmanagement zeichnet sich durch vielfältige Standards und Schnittstellen aus:

• Bibliografische Metadaten: Katalogisierungen basieren überwiegend auf MARC21 (bzw. PICA+ in Teilen Europas) und RDA. ONIX dient als Schnittstelle zu Verlagen und Lieferanten. Linked Data, BIBFRAME und RDF gelten als Innovationsfelder mit wachsender, aber noch überschaubarer Marktreife.
• Elektronische Ressourcen: KBART-Listen sichern den standardisierten Austausch von Pakettiteln; KBART Automation steht abhängig von Plattform/Anbieter für automatisierten Abgleich und Aktualisierung zur Verfügung.
• Geschäftsdaten und Rechnungen: EDI/EDIFACT überträgt Bestellungen (ORDERS), Bestellantworten (ORDRSP), Versandmeldungen (DESADV), Rechnungen (INVOIC). XRechnung und ZUGFeRD werden für elektronische Rechnungsverarbeitung genutzt.
• Persistent Identifier und Normdaten: DOI, ISBN, ISSN/EISSN (Print und elektronisch), ORCID, ISNI, ROR ermöglichen die eindeutige Identifikation von Werken, Institutionen, Personen. Authority Control und strukturierte Schlagwortnormierung – z. B. mit GND – sichern die Metadatenqualität.
• APIs und Protokolle: REST- oder SOAP-APIs, SUSHI (COUNTER-Nutzungsdaten, jetzt auch REST-basiert), SRU/SRW, Z39.50 (Katalogzugang), OAI-PMH (Metadatenaustausch), OpenURL (Linkresolver) ermöglichen Systemintegration.
• Authentifizierung und Rollenmanagement: Technische Schnittstellen wie SAML, OIDC, LDAP, Shibboleth/DFN-AAI, eduGAIN oder Proxy-Lösungen steuern Zugang und Nutzerkreisverwaltung. Protokollierung, Aufbewahrungsfristen (DSGVO), Attributfreigaben und Proxy-Konfigurationen sind zentrale Aufgaben.
• Systeme: ILS/BMS, LSP und ERM sind zentrale Plattformen. Ergänzend existieren Spezialtools für Resource Sharing, Metadatenmanagement, Rechnungswesen, Reporting.

Dank dieser Bandbreite an Standards und Schnittstellen gelingt ein flexibler, zukunftsrobuster Erwerbungsworkflow.

Strategien und Beschaffungsmodelle

Zur Abdeckung verschiedenster Bedürfnisse und finanzieller Randbedingungen existieren zahlreiche Erwerbungs- und Lizenzmodelle:

• Approval Plans: Automatisierte Lieferung oder Vorschläge passender Titel über abgestimmte Profile, meist je Fachgebiet, Verlag, Preisniveau oder Sprache.
• PDA/DDA (Patron-/Demand-Driven Acquisition): Erwerbung ausgelöst durch tatsächliche Nutzung Ihrer Nutzenden.
• EBA (Evidence-Based Acquisition): Temporärer Zugriff auf umfangreiche Ressourcenpakete, nach Auswertung der Nutzungsdaten kann selektiv erworben werden.
• Just-in-Time-Modell: Anschaffung erfolgt ausschließlich aus aktuellem Bedarf heraus, in Reaktion auf konkrete Anfragen oder Nutzungsschwellen.
• Just-in-Case-Modell: Erwerb auf Vorrat, um antizipierten, aber noch nicht belegten Informationsbedarf vorzubeugen.
• Konsortialerwerbung: Gemeinsame Beschaffung im Verbund bringt bessere Konditionen, oft zusätzliche Rechte wie Remote Access, Walk-in-User, Alumni-Nutzung, Text & Data Mining und konsortiale Archivlösungen (National/Dark Archive).
• Open-Access-Management und transformative Modelle: Verwaltung von Read&Publish-, Publish&Read- sowie Subscribe-to-Open-Verträgen, Monitoring von APC/BPC-Ausgaben, OA-Fonds-Governance, Affiliation-Prüfung (ORCID/ROR) sowie Umsetzung von Plan-S-Anforderungen.
• Bundles/Packages: Lizenzpakete, die verschiedene Medienarten (Print/E, Plattformbündel) kombinieren und wirtschaftliche Vorteile bieten.
• Vendor-Risiko- und Kontinuitätsmanagement: Notfallpläne bei Anbieterwechsel (Exit-Strategien/Datenmigration), Absicherung kritischer Lizenzrechte (Entitlement Preservation) und Vermeidung von Vendor-Lock-in.
• Preismodelle: Campuslizenzen, FTE-basierte Modelle, Concurrent-User, Site-/Multi-Site-Lizenzen, gestuftes Preismodell (Tiered Pricing), Perpetual Purchase vs. Subskription, Pay-per-View/Article Purchase, Short-Term-Loan-Modelle bei E-Books.

Diese Ansätze ermöglichen hohe Flexibilität und zielgenaue Allokation Ihrer Mittel.

Rollen, Zusammenarbeit und Qualitätssicherung

Effizientes Erwerbungsmanagement ist auf eine klare Aufgabenteilung angewiesen:

• Fachreferat/Subject Librarians: Verantwortlich für Bedarfsermittlung, Sammlungsschwerpunkte, Bewertung von Vorschlägen und Nutzerbeteiligung.
• Erwerbungsteam: Zuständig für Bestellungen, Lizenzen, Geschenke, Tausch, Pflichtexemplare, Ansprüche und Rechnungsbearbeitung.
• Katalogisierung/Metadatenmanagement: Sichert die Qualität und Einheitlichkeit des Bestandes durch dublettenfreie, normierte Katalogisierung und regelmäßige Qualitätsprüfungen.
• IT/Elektronische Dienste: Pflegt die technische Infrastruktur, konfiguriert Authentifizierungs- und Berechtigungssysteme, steuert Schnittstellen und Backups.
• Finanzen/Einkauf: Verantwortlich für Mittelsteuerung, steuerliche und rechtliche Fragen, Haushaltsabstimmung, Vertragscontrolling, steuerliche Bewertung von Geschenken/Spenden.
• Konsortien/Verbünde: Verhandeln Konditionen, bündeln Bedarfe, sichern kollektive Archivlösungen, fördern Erfahrungsaustausch.
• Qualitätsmanagement: Durch Prozessdokumentation, Vier-Augen-Prinzip und RACI-Matrix schafft es Transparenz, regelmäßige Audits, Monitoring und Verbesserungszyklen.

Strikt definierte Abläufe und abgestimmte Teamarbeit sind die Basis für Bestandsqualität und Krisenfestigkeit.

Kennzahlen, KPIs und Controlling

Messbare Steuerung und Controlling unterstützen fundierte Entscheidungen:

• Kosten pro Nutzung, Titel, Plattform: Wirtschaftlichkeit je Medienart und Lieferant.
• Time-to-Availability: Zeitspanne von Bestellung bis zur Nutzung.
• Budgetausschöpfung und Mittelallokation: Budgeteinsatz je Fachgebiet, Mediengattung oder Nutzergruppe.
• Dubletten-, Storno- und Reklamationsquote: Optimierungsgrad im Bestellmanagement.
• Erneuerungs- und Kündigungsquote: Steuerung von Bestandsaktualität und Relevanz.
• Turnaways und Zugriffsmetriken: Feststellen von Zugriffsbeschränkungen (z. B. Concurrent-User-Limits), Analyse der Nutzungsabdeckung je Standort/Nutzerkreis.
• Lieferantenbewertung (Scorecards, SLA-Erfüllung): Objektives Controlling der Lieferantenleistung (z. B. Plattform-Uptime, Support, Erfüllungsgrad).
• Auditquote: Prüfungsanteil der Prozesse (Lizenz-Compliance, Rechteprüfung).
• Coverage- und Overlap-Analysen: Identifikation von Überlappungen/Mehrfachlizenzierungen zwischen Plattformen und Paketen.
• Kosten/FTE, Kosten/Fachgebiet: Feintuning der Mittelverwendung im Verhältnis zu den Nutzergruppen.
• COUNTER Unique Item Requests/Investigations, Turnaways je Paket, Kosten/Nutzung in Relation zu Fachstatus oder Programmbezug.
• Plattform-Support-SLAs und Responsezeiten.

Dashboards und automatisierte Reports sind wesentliche Tools für Monitoring und Steuerung.

Best Practices und Praxistipps

Für nachhaltigen Erfolg im Erwerbungsmanagement empfehlen sich:

• Lückenlose, fortlaufende Prozessdokumentation inklusive Stellvertreterregelungen und Änderungsverzeichnis.
• Automatisierung bei Bestellung (EDI), Metadatenerstellung (MARC21, KBART, ONIX), Lizenzverwaltung (ERM), Nutzungsdatenimport (COUNTER/SUSHI).
• Systematische Dublettenprüfungen über alle Formate (DOI, ISBN, ISSN, Knowledge-Base, Discovery).
• Strukturierte Checklisten für Lizenz- und Nutzungsrechte (Archiv, Fernleihe, Digital Rights Management, Embargos, Nutzung in Kursunterlagen, Alumni/Walk-in).
• Gepflegte, bereinigte Stammdaten (Lieferanten, Geschäftspartner, Konten, Budgets, Berechtigungen).
• Regelmäßige Schulungen (Weiterbildung zu E-Resource-Management, Rechtefragen, Reporting).
• Digitale Workflows und klar definierte Sonderprozesse für Geschenke, Austausch, Pflichtexemplare.
• IT- und QM-Einbindung bei Planung und Betrieb.
• Risikomanagement für Plattformwechsel, Ausfälle, rechtliche Nachweispflichten – inklusive regelmäßiger Datensicherungen und Exportfunktionen.
• Berücksichtigung von Nachhaltigkeits- und CSR-Kriterien (z. B. Supplier Code of Conduct, umweltfreundliche Shelf-Ready-Pakete).

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess erhöht Transparenz, Qualität und Effizienz.

Fehlerquellen und Vermeidungsstrategien

Typische Herausforderungen und empfohlene Gegenmaßnahmen:

• Unzulängliche Übertragung von Print- auf E-Ressourcen-Workflows: E-Medien erfordern eigenständige Abläufe und Zuständigkeiten.
• Unklare Rollendefinition: Klare Verantwortlichkeiten über RACI-Matrix, definierte Schnittstellen.
• Fehlende oder unsaubere Lizenzdokumentation: Nutzung zentraler, versionierter ERM-Systeme, zusätzlich Backup/Archivierung (rechtssichere Aufbewahrung oft nur mit separatem DMS möglich).
• Unvollständige Dublettenprüfung: Medienübergreifende Matching-Prozesse (DOI, ISBN, ISSN, Knowledge Base, Discovery) inklusive Cross-Format- und Plattformvergleich.
• Metadaten- und Holdingspflege verzögert: Frühzeitiger Import, Monitoring, automatisierte Aktualisierung über KBART, schnellstmögliche Aktivierungsläufe.
• Mangelhafte Systemintegration: Frühe technische Planung und Erprobung von Schnittstellen zu BMS, ERM, ERP/Finanzsystemen, Discovery.
• Vertragsverlängerung ohne Nutzungskontrolle: Verlängerungen an Nutzung (COUNTER-Daten), Nutzerfeedback und Überlappungsanalysen binden.

Die konsequente Nutzung digitaler Werkzeuge und Prüfungsprozesse fördert Fehlervermeidung und Qualitätssicherung.

Technische Unterstützung durch Bibliothekssysteme (ILS, LSP)

Bibliothekssysteme sind das technologische Rückgrat des Erwerbungsmanagements. Ihr Funktionsspektrum umfasst:

• Erwerbungsmodul/Acquisitions: Steuerung aller Bestell- und Rechnungsprozesse, Budgetkontrolle, Mittelüberwachung und zentrale Ablagen.
• ERM: Elektronisches Ressourcenmanagement für Lizenz- und Nutzungsbedingungen, Filter für Vertrags-, Rechte- und Archivierungsdokumente. Die Ablage erfolgt revisionskonform – für rechtssichere Archivierung ist meist ein separates DMS/Archivsystem erforderlich.
• Metadatenintegration: Verwaltung von MARC21, GND und ONIX, Qualitätssicherung, Integration mit aktuellen und zukünftigen Standards (BIBFRAME, Linked Data).
• Knowledge-Base/Linkresolver: Automatisierte Aktivierung, Paketverwaltung (KBART), Titellistenabgleich (sofern technisch unterstützt), provider-neutrale Metadatenerstellung.
• Serienverwaltung: Management von Periodika inklusive Holdingsverwaltung, Patternverwaltung, Claiming, Historien (Splits/Merges) und Coverage-Normalisierung.
• API-/Konnektorensystem: Integration mit Finanzwesen, Identitätsmanagement, Discovery, Lernsystemen; Anbindung an ERP-/E-Procurement-Lösungen.
• Protokollierung/Rollenmanagement/Audit-Trail: Fortschrittliche Rollen- und Rechteverwaltung, Logging, Kontrollberichte für Monitoring und Compliance.

Diese technische Unterstützung vereinfacht Komplexität, schafft Effizienz und zahlreiche Anpassungsoptionen.

Besondere Anforderungen je Bibliothekstyp

Jeder Bibliothekstyp stellt eigene Herausforderungen:

• Öffentliche Bibliotheken: Legen Wert auf Medienvielfalt, Zielgruppenmanagement, kurze Lieferzeiten, umfassenden Service, AV- und Streamingangebote.
• Wissenschaftliche Bibliotheken: Bewältigen komplexe Lizenzstrukturen (inkl. Konsortien/Open-Access/Langzeitarchivierung), diverse Nutzergruppen, Forschungsdaten, differenzierte Zugangsrechte.
• Schulbibliotheken: Arbeiten mit stark begrenzten Budgets, spezifischen Beschaffungsregeln, enger Ausrichtung auf den Lehrplan, fachbezogenen Medien.
• Spezial- und Firmenbibliotheken: Benötigen Nischeninhalte, strenge Compliance und Datenschutz, ERP-Integration, Research- und Normwerke.
• Sonderfälle: Streamingdienste, Patente, Normen, Forschungsdaten, AV-Medien, OER und Special-Collections mit eigenen Erwerbungs-, Lizenz- und Nachweisprozessen, inkl. steuerlicher/archivarischer Sonderregelungen.

Einführung oder Optimierung eines Erwerbungsmanagements

Ein systematisches Vorgehen erleichtert Einführung oder Modernisierung:

• Analyse und Bereinigung bestehender Daten/Schnittstellen (Lieferanten, Konten, Budgets, Medienarten, Rechte).
• Zieldefinition und Workflowgestaltung für Print und Elektronisch, inkl. Sonderfälle (Geschenk, Tausch, Pflichtexemplar).
• Frühzeitige Integration und Test aller angebundenen Systeme (ILS/BMS/LSP, ERM, ERP, Discovery).
• Kennzahlen-System und Dashboard-Einrichtung für Echtzeit-Monitoring.
• Schrittweise Umsetzung (Piloten), Monitoring und Feedbackkultur.
• Regelmäßige Schulungen und Anleitung des Teams, insbesondere zum Umgang mit elektronischen Medien, neuen Lizenzmodellen und Compliance-Regularien.

So schaffen Sie nachhaltige Grundlagen für ein wirksames, akzeptiertes Erwerbungsmanagement.

Häufige Fragen zu Erwerbungsmanagement

Was ist der Unterschied zwischen Erwerbungsmanagement und Bestandsentwicklung?

Die Bestandsentwicklung legt die strategischen Leitplanken für den Medienaufbau fest (z. B. durch Sammlungsschwerpunkte). Das Erwerbungsmanagement setzt diese Vorgaben konkret um – von der Bedarfsanalyse bis zur Bestellung, Lizenzierung, Inventarisierung und Bereitstellung.

Wie kann Doppelerwerbungen effektiv verhindert werden?

Nutzen Sie technische Dublettenprüfungen (DOI, ISSN, ISBN, Knowledge-Base-Holdings), systematische Checks zwischen Print- und E-Zugängen, Paketvergleich und definieren Sie Erwerbungsrichtlinien (z. B. E-Priorisierung vor Print).

Was bedeutet PDA/DDA konkret?

Bei Patron-/Demand-Driven Acquisition werden Medien erst nach belegter Nutzung (mehrfache Zugriffe, Ausleihe, Sichten) angeschafft, wodurch gezielte Mittelverwendung statt Vorratsbeschaffung erfolgt.

Was ist ein Approval Plan?

Approval Plans sind Profile, nach denen Lieferanten passende Titel automatisch an Ihre Bibliothek ausliefern oder zur Auswahl vorschlagen – gesteuert nach Fachgebiet, Preis, Verlag oder Sprache.

Welche Kennzahlen eignen sich zur Erfolgsmessung?

Relevante KPIs sind Kosten pro Nutzung/Titel, Dublettenquote, Budgeteinsatz, Verfügbarkeit/Nutzungsreichweite, Turnaways, Lieferantenbewertung/SLA-Erfüllung, Coverage/Overlap, Reaktionszeiten bei Reklamationen sowie Prüfungsquoten zu Lizenzbedingungen und Zugriffsrechten.

Wie gehe ich mit komplexen Lizenzbedingungen bei E-Ressourcen um?

Setzen Sie strukturierte Checklisten für Nutzungs-/Archivierungsrechte (einschließlich Nutzung in Kursunterlagen, Alumni, Walk-in, Embargos), dokumentieren Sie alle Vereinbarungen im ERM und prüfen Sie regelmäßig auf Compliance und Aktualität.

Welche Schnittstellen sind besonders wichtig?

Zentrale Schnittstellen sind EDI/EDIFACT (Geschäftsprozesse), SUSHI (COUNTER-Datenimport), KBART (Paketaustausch), OAI-PMH und Z39.50/SRU-SRW (Metadatenaustausch), REST-APIs (Systemintegration), Authentifizierung (SAML, OIDC, Shibboleth) und XRechnung/ZUGFeRD (elektronische Rechnungen).

Wie gelingt die schnelle Bereitstellung neu erworbener Medien?

Automatisierter Metadatenimport (MARC21, KBART), bidirektionale Schnittstellen zu Lieferanten/Knowledge Base, shelf-ready-Services für Print, direkte Aktivierung elektronischer Inhalte und striktes Monitoring der Time-to-Availability beschleunigen den Zugriff und die Nutzbarkeit.

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