Archivverwaltung

Archivverwaltung umfasst die strukturierte Übernahme, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und langfristige Bereitstellung analoger sowie digitaler Unterlagen mit dauerhaftem Wert. Ziel der Archivverwaltung ist es, Informationen dauerhaft auffindbar, authentisch und nutzbar zu halten – unabhängig von ihrem ursprünglichen Entstehungskontext sowie unter Einhaltung aller rechtlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Archive aller Art – in Unternehmen, Behörden, Hochschulen, Bibliotheken und Forschungseinrichtungen – profitieren von einer zentralen Archivverwaltung, die sowohl historische wie auch aktuelle Bestände, Nachlässe, Sammlungen, Bild-, Medien- und digitale Dossiers systematisch verwaltet.

Archivverwaltung und Records Management sind eng verwandt, unterscheiden sich jedoch deutlich: Während das Records Management für die Steuerung und Nutzung von Unterlagen im Rahmen ihres aktiven Lebenszyklus sorgt, setzt die Archivverwaltung nach Übernahme der als archivwürdig bewerteten Unterlagen an. Im Zentrum stehen die dauerhafte Erhaltung, Zugänglichmachung, Wahrung von Kontext und Nachvollziehbarkeit jeder archivierten Information. Grundprinzipien wie das Provenienzprinzip (Wahrung der Entstehungszusammenhänge), die Beibehaltung der Originalordnung und die strukturierte Bestandsbildung sind maßgeblich. Grundlage für nachhaltiges Archivmanagement bilden klar definierte Übergabevereinbarungen (Transfer Agreements/Deed of Gift) sowie strukturierte Übernahmeprozesse (Accessioning).

Ziele und Nutzen der Archivverwaltung

Die Archivverwaltung verfolgt vielfältige Ziele, die weit über reine Lagerung hinausgehen. Sie trägt zur Erfüllung folgender Anforderungen bei:

• Rechtssichere Aufbewahrung: Einhaltung aller Archivgesetze sowie datenschutzrechtlicher Vorgaben, Bewirtschaftung von Schutz- und Sperrfristen zum Schutz Ihrer Organisation und zur Vermeidung rechtlicher Risiken.
• Wissenstransfer und Transparenz: Sicherung von Nachvollziehbarkeit und Dokumentation aller Übernahmen, Provenienzen und Strukturen.
• Authentizität und Integrität: Nachweis der Herkunft, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit durch revisionssichere Prozesse und Protokolle.
• Strukturierte Erschließung und Metadatenmanagement: Verwendung normierter Standards, ausführliche Metadatenvergabe einschließlich Anbindung an internationale Normdatenquellen.
• Digitale Langzeitarchivierung: Schutz vor Datenverlust durch technische Obsoleszenz, Medienverschleiß oder Digitalisierungsfehler.
• Nutzbarkeit und Partizipation: Ermöglichung effizienter Recherche und öffentlicher Zugänge (z. B. Onlineportale, IIIF-unterstützte Bildpräsentation), Förderung partizipativer Erschließungs- und Anreicherungsinitiativen.

Effiziente Archivverwaltung schafft nicht nur wissenschaftlichen und gesellschaftlichen Mehrwert. Sie erfüllt gleichzeitig Governance-Anforderungen wie Sammlungspolitik, Bewertungsrichtlinien, Notfallmanagement und strategische Wiederanlaufplanung.

Zentrale Funktionen eines Archivverwaltungssystems

Ein leistungsfähiges Archivverwaltungssystem bietet eine Vielzahl zentraler Funktionen und Module, die alle archivischen Prozesse abdecken:

• Übernahme (Accessioning): Strukturierte Annahme von archivwürdigen Unterlagen, einschließlich Pre-Ingest, Quarantäne, Qualitätsprüfung, Dublettencheck sowie Verwaltung von Übergabevereinbarungen und Aufbewahrungsplänen.
• Erschließung und Metadatenmanagement: Erfassung und Verzeichnung auf Grundlage internationaler Regeln (z. B. ISAD(G), DACS), Beschreibung nach unterschiedlichen Hierarchien, strukturierter Einsatz von normierten Metadaten und Anbindung an Normdatenquellen (wie GND, VIAF, ISNI, ROR, GeoNames, Wikidata). Die Unterscheidung zwischen Regelwerken wie ISAD(G)/DACS (Inhalts-/Beschreibungsregeln), Formaten wie EAD/EAD3 (XML-Codierung) und Modellen wie RiC-CM/RiC-O (Kontextmodellierung/Ontologie) ist dabei essenziell.
• Bestands- und Magazinverwaltung: Erfassung aller Bewegungen, Lagerorte, Signaturen, klimatischen Bedingungen, konservatorischer Maßnahmen, Barcode- oder RFID-basierte Magazinverwaltung, IPM (Schädlingsüberwachung), Verpackungsstandards und Notfallmanagement.
• Rechte- und Schutzfristenmanagement: Steuerung von Schutz- und Sperrfristen entsprechend Archivgesetzen, Lizenzverwaltung (RightsStatements.org, Creative Commons), Verwaltung von Urheber- und Leistungsschutzrechten sowie Aufgabentrennung bei Zugriffen. Rollen und Berechtigungen werden durch Zugriffskontrolle (Role Based Access Control) gemanagt. Im datenschutzrechtlichen Kontext sind Rollen wie Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter relevant.
• Benutzungsmanagement: Ergonomische Recherche, Antragsverwaltung, Workflows für Lesesaalbenutzung, Fernanfragen, Digitalisierung und Reproduktionsaufträge, differenzierte Steuerung von Zugriffsrechten und Zitierhinweisen, Berücksichtigung der Barrierefreiheit (z. B. nach BITV 2.0/EU-Richtlinie).
• Digitale Langzeitarchivierung: Durchführung von Integritätsprüfungen (Fixity Checks, z. B. SHA-256 oder SHA-512), Protokollierung von Erhaltungsmaßnahmen nach PREMIS, Versionierung/Protokollierung aller Prozesse, Anwendung von Migrations- oder Emulationsstrategien, Virenscanner, Quarantänezonen und Nutzung von Digitalisat-Workflows. Unterstützung von Speichertiering (etwa Tape/LTO, Objekt-Storage, Cold Storage) und Energie-/CO2-Monitoring.
• Schnittstellen: Umfangreiche Export-/Importfunktionen und APIs für OAI-PMH (Standardprotokoll für Metadatenaustausch), EAD (XML-Format), METS, IIIF (Presentation API, Auth API), BagIt, SAML, OpenID Connect (für Single Sign-On), LDAP, REST, SRU/SRW, Z39.50, CSV/TSV, LIDO, CSIP/E-ARK (Europäischer Standard unter DILCIS Board).
• Persistente Identifikatoren und Zitiermanagement: Verwaltung von URN, DOI, Handle, ARK oder lokalen PIDs für dauerhafte Referenzierung, Pflege nachvollziehbarer und stabiler Zitierlinks.
• Integration mit Partnersystemen: Anbindung an Bibliothekskataloge (MARC 21, Dublin Core via Crosswalks/EAD), Forschungsinformationssysteme (CRIS/RIMS), Repositorien (Dataverse, InvenioRDM), sowie umfassende Übernahme aus Records-Management-Systemen/E-Akten inkl. Übergabeprotokollen und Metadatenübertragung.

So eingebunden lässt sich die Archivverwaltung nahtlos und interoperabel in bestehende Organisations- und IT-Strukturen integrieren.

Typische Workflows im Archivbetrieb

Die Umsetzung der Archivverwaltung erfolgt durch klar strukturierte, standardisierte Workflows:

1. Bewertung und Auswahl (Kassation): Entscheidung über Archivwürdigkeit nach Bewertungsregeln, Aussonderung nicht archivwürdiger Unterlagen (Kassation) noch vor Übernahme ins Archiv (Basis: Aktenplan, Registraturvorgaben).
2. Übernahme (Accessioning): Verhandlung/Abschluss von Übergabevereinbarungen (Transfer Agreement), Übertragung der bewerteten Unterlagen, Protokollierung und Dokumentation des Zugangs.
3. Erschließung: Strukturelle und inhaltliche Erschließung – von Minimalerschließung (z. B. MPLP-Ansatz) bis zur Tiefenerschließung, Anreicherung durch Normdaten, kontrollierte Vokabulare, ggf. Digitalisierung und OCR/HTR-Prozesse.
4. Langzeitarchivierung: Technische Sicherung durch Integritätsprüfungen, Redundanz, Speicherstrategie inkl. Speichertiering, Formatvalidierung, Migrationsstrategien, Emulation für komplexe digitale Objekte, lückenlose Protokollierung nach PREMIS.
5. Bereitstellung und Nutzung (Access): Zugänglichmachung über benutzerfreundliche Portale, Online-Findmittel, Lesesaal, IIIF-Viewer, Rechte- und Zitiermanagement, Lesesaalprozesse und Webzugänglichkeit.
6. Nachbewertung und Deakzession: In seltenen Fällen erneute Bewertung der Archivwürdigkeit von Beständen, ggf. dokumentierte Aussonderung aus dem Archiv bzw. Deakzession nach klaren Standards.

Je nach spezifischem Bestand werden weitere Workflows relevant, etwa zu Webarchivierung (z. B. mit Heritrix/Brozzler, WARC-Anreicherung), E-Mail-Archivierung (z. B. PST/OST-Import, Deduplizierung, EML/MBOX/EDXL), Geodaten und 3D-Objekten, Malware- und Virenscans, oder zur Behandlung von Sonderformaten.

Wichtige Standards und Formate

Standards und Formate bilden das Fundament der nachhaltigen, interoperablen Archivverwaltung. Sie sichern die Konsistenz über Institutionen und Systeme hinweg:

• OAIS (ISO 14721): Referenzmodell für digitale Langzeitarchive (SIP, AIP, DIP), ergänzt durch NDSA Levels of Digital Preservation.
• ISAD(G), DACS: Beschreibungsregeln für die Erfassung von Archivgut.
• EAD, EAD3: XML-basierte Kodierung von Findmitteln (Erschließungsdaten).
• EAC-CPF: Standard für Personen, Körperschaften und Familien.
• RiC-CM/RiC-O: Kontextmodell und Ontologie für das relationale Archivmanagement (ICA-Standard).
• ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF: Standards zur Beschreibung von Akteuren, Institutionen, Funktionen und Mandaten.
• METS: Standard zur Verpackung komplexer digitaler Objekte.
• PREMIS: Standard zur Dokumentation von Erhaltungsmaßnahmen, ergänzt um Events und Protokolle.
• Dublin Core: Metadatenstandard für Ressourcenbeschreibung; MARC 21: Austauschformat für bibliothekarische Kataloge.
• CSIP/E-ARK: EU-weite Referenz- und Exportspezifikationen für Archivdaten, entwickelt unter dem DILCIS Board im Rahmen des E-ARK-Projekts.
• ISO 15489, ISO 16175, ISO 30300/30301: Internationale Standards für Records Management, E-Akten und Managementsysteme.
• DIN 31644: Aufbau und Nachweis vertrauenswürdiger digitaler Langzeitarchive (nestor-Kriterien).
• ISO 16363, CoreTrustSeal: Zertifizierung von vertrauenswürdigen digitalen Repositorien.
• BSI TR-ESOR (TR-03125), BSI TR-RESISCAN (TR-03138): Empfehlungen zu Beweiswerterhaltung und ersetzendem Scannen.
• Digitale Signaturen: eIDAS-konforme Standards und Zeitstempel (PAdES, XAdES, CAdES, RFC 3161), Strategien für Langzeitvalidierung und Nachsignierung.
• Weitere Normen: ISO 11799 (Lagerung von Archiv- und Bibliotheksgut), ISO 19262/19263/19264, FADGI, Metamorfoze (Qualität und Standards bei der Digitalisierung), PAT (Photographic Activity Test).

Empfohlene Formate:

• Text/Dokumente: PDF/A (ISO 19005), ODF/ODT, XML/TEI, CSV/TSV (Datenwörterbuch).
• Bilder: TIFF (z. B. CCITT G4 für bitonale Master, RGB für Foto), JPEG 2000/JP2 (verlustfrei oder verlustbehaftet), PNG (für Grafiken, Screenshots), DPX, GeoTIFF.
• Audio: WAV (BWF, Broadcast-WAV), FLAC, AAC.
• Video: Matroska/FFV1 (verlustfrei), MXF/JPEG 2000.
• Datenbanken: SIARD.
• Webarchive: WARC.
• E-Mail: EML, MBOX, inkl. dedizierter Metadaten für Header, Threading und Anhänge.
• 3D/Geodaten: OBJ, PLY, glTF, E57, LAS/LAZ, GPKG, GML, NetCDF, HDF5.

Für die Formatvalidierung und Identifikation stehen Werkzeuge wie DROID, Siegfried/FIDO, JHOVE, MediaConch, ExifTool und FITS sowie BagIt für sichere Transfers und Manifest-Verwaltung zur Verfügung.

Durch konsequente Nutzung dieser Standards und Formate stellen Sie Nachhaltigkeit und Interoperabilität Ihrer Bestände sicher.

Digitale Langzeitarchivierung in der Praxis

Die digitale Bestandserhaltung ist essenziell für die Integrität und Nutzbarkeit digitaler Archivbestände. Entscheidend sind:

• Speicherstrategie: Umsetzung der 3-2-1-1-0-Regel (3 Kopien, 2 unterschiedliche Medientypen, 1 Kopie extern, 1 offline/immutable, 0 Fehler bei Überprüfung), Nutzung von Tape/LTO, Objekt- und Cloud-Storage, Air-Gap, georedundanter Speicherung.
• Fixity-Prüfungen: Regelmäßige Integritätskontrollen mittels kryptographischer Hashverfahren (SHA-256, SHA-512), Dokumentation aller Prüfsummen (Versionierung) und Überwachung der Resultate (Monitoring, Alarmierung).
• Formatmanagement: Migrationsstrategien und Emulation (z. B. EaaS) für komplexe oder obsolet werdende Softwareumgebungen, begleitende Metadatenpflege und Protokollierung.
• Automatisierte Protokollierung: Sämtliche Erhaltungsmaßnahmen und Zugriffe werden gemäß PREMIS und Audit-Trail-Konzept dokumentiert.
• Barrierefreier Zugriff: Distributable Information Packages (DIP), IIIF-kompatible Viewer, OCR/HTR für erschlossene Dokumente, Digitalportale (WCAG-konform).

Erweiternde Maßnahmen umfassen Malware-Scans, Quarantäneverfahren, Schlüssel- und Zertifikatsmanagement, Verschlüsselung (Data-at-Rest/-in-Transit), Notfall- und Wiederherstellungspläne sowie Energie- und Nachhaltigkeitsbilanzen.

Rechtliche Anforderungen und Datenschutz

Die rechtlichen Anforderungen an die Archivverwaltung sind vielschichtig:

• Archivgesetze und Schutzfristen: Umsetzung aller nationalen und länderspezifischen Archivgesetze, eindeutige Verwaltung von Schutz- und Sperrfristen, nachvollziehbare Zugriffs- und Nutzungsregelungen.
• Datenschutz (DSGVO/BDSG): Verarbeitung auf klarer Rechtsgrundlage, dokumentierte Rollenverteilung (Verantwortliche, Auftragsverarbeiter), Umsetzung von DSFA/DPIA, Wahrung besonderer Datenkategorien (Art. 9 DSGVO), Anonymisierung und Sperrfunktionen. Für „Archivzwecke im öffentlichen Interesse“ (Art. 89 DSGVO, nationale Archivgesetze) gelten spezifische Ausnahmen bzgl. Löschpflichten.
• Urheber- und Leistungsschutzrechte: Systematische Rechteklärung, differenzierte Lizenzverwaltung (u. a. Creative Commons, RightsStatements.org), Speicherung relevanter Rechteangaben als Metadaten, Regelungen für verwaiste Werke.
• Informationsfreiheitsrechte und Zugang: Umsetzung und Dokumentation von Auskunftspflichten (z. B. IFG), Unterscheidung zu Bild- und Persönlichkeitsrechten (KUG), Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften.

Ein effektives und klar dokumentiertes Policy-Framework (Preservation Policy, Zugangsrichtlinien, Bewertungsverfahren, Notfallpläne) unterstützt die tägliche Praxis und reduziert Risiken.

Integration in Bibliotheksmanagement und andere Systeme

Eine Integration der Archivverwaltung in das Gesamtinformationsmanagement bringt entscheidende Vorteile:

• Bibliothekskataloge und Discovery-Systeme: Anbindung via OAI-PMH, EAD oder Crosswalks (EAD-Dublin Core/MARC 21), Präsentation von Digitalisaten über IIIF-Standards.
• Forschungs- und Repositoriumssysteme: Datenimporte/-exporte an/für Repositorien (z. B. Dataverse), persistente Identifikatoren (z. B. DOI, ORCID, ROR), Integration in Forschungsdatenmanagement.
• Normdaten-Schnittstellen: Synchronisation und Nutzung internationaler Normdatenbanken (wie GND, VIAF, ISNI), Verbindung mit RightsStatements.org und Lizenzverwaltung.
• Verbindung zu Records Management-/E-Akten-Systemen: Übernahme inklusive Metadaten, Schutzfristen und Zugriffsrechte, formalisierte Transferpakete (z. B. über METS/PREMIS, E-ARK SIP/AIP, BagIt).
• Identitäts- und Rechteverwaltung: Integration mit SSO-Lösungen (SAML, OpenID Connect), LDAP/Active Directory, rollenbasiertes Zugriffsmanagement, Verwaltung von mehreren Mandanten (bei Cloud- und SaaS-Betrieb).
• Cloud/Hybrid-Szenarien: Berücksichtigung von Datenresidenz, internationalen Datenschutzbestimmungen, technischer und rechtlicher Exit-Strategie, Auditfähigkeit und Integritätskontrollen.

Eine breit angelegte Integration erlaubt effiziente Bestandsverwaltung, fördert Nutzung und Sichtbarkeit der Archivbestände und gewährleistet sichere, nachweisbare Prozesse.

Best Practices

Bewährte Methoden in der Archivverwaltung unterstützen Sie bei Qualitätssicherung, Effizienz und Nachhaltigkeit:

• Metadaten-Mindestsets und kontrollierte Vokabulare: Definition von Pflichtfeldern, Einsatz von Normdaten und SKOS-Strukturen.
• Identifier- und Dateikonventionen: Eindeutige, nachvollziehbare Benennung erleichtert Verwaltung und spätere Nachnutzung.
• Dokumentierte Arbeitsabläufe und Governance: Klare und aktuelle Prozessdokumentation, Sammlungspolitik, Preservation Policy, Zugriffskonzepte, Aufgaben- und Rollentrennung (Least Privilege, Vier-Augen-Prinzip).
• Regelmäßige Notfallübungen und Testwiederherstellungen: Simulation von Migrationen, Proberestores, Zugriffskontrollen und Disaster Recovery.
• Technisches Monitoring: Reporting zu Integrität, Speicherzustand, Fixity, Energie-/CO2-Werten, Meldungen zu Schutzfristen und Zugriffen; Erfassung weiterer KPIs wie Nutzerzufriedenheit oder PREMIS-Event-Vollständigkeit.
• Barrierefreiheit und Beteiligung: Entwicklung barrierefreier Portale, Unterstützung mehrsprachiger Inhalte, partizipative Nutzungsangebote (z. B. Crowdsourcing, Transkription, Annotation, moderierte IIIF-Webannotationen).

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Typische Fehler bei der Archivverwaltung lassen sich mit gezielten Maßnahmen verhindern:

• Unzureichende Erschließung: Schlechte Metadatenqualität verhindert den nachhaltigen Zugriff.
  Tipp: Pflichtfelder definieren, regelmäßige Qualitäts- und Schematron/SHACL-Prüfungen durchführen.
• Mangelhafte Datensicherung: Speicherung nur an einem Standort gefährdet Bestände.
  Tipp: Redundante Speicherstrategien (z. B. 3-2-1-1-0), regelmäßige Tests und Monitoring einführen.
• Verwendung proprietärer Formate/fehlende Migrationsstrategie: Erschwert langfristige Nutzbarkeit.
  Tipp: Setzen Sie auf offene, standardisierte Langzeitformate, definieren Sie Prozesse zur Validierung und geplanten Migration.
• Unvollständige Rechte- und Fristenverwaltung: Gefahr von Rechtsverstößen oder unbeabsichtigten Freigaben.
  Tipp: Schutzfristenmanagement und rollengesteuerte Zugriffssteuerung als Pflichtkomponenten etablieren.
• Insellösungen und fehlende Schnittstellen: Erschweren Integration und Kollaboration.
  Tipp: Planen Sie von Beginn an mit Interoperabilität und Standard-Schnittstellen.
• Nicht vorhandene Exit- und Notfallstrategie: Führt zu Daten- oder Kontrollverlust bei Ausfällen/Systemwechsel.
  Tipp: Regemäßige Exporte (z. B. E-ARK SIP/AIP, METS/PREMIS, BagIt), Migrations- und Exitstrategien dokumentieren und testen.

Ein systematischer Blick auf diese Aspekte sorgt für eine nachhaltige und auditable Archivverwaltung.

Kriterien zur Auswahl von Archivverwaltungssoftware

Die Auswahl geeigneter Archivverwaltungssoftware sollte auf vergleichbaren Kriterien beruhen:

• Standardunterstützung: Abdeckung von Kernstandards wie OAIS, EAD, METS, PREMIS, RiC-O, DIN 31644 und weiteren.
• Funktionsumfang: Vollständige Abbildung aller archivischen Prozesse, von Bewertung und Übernahme bis Digitalisierung, Schutzfristen- und Formatmanagement, Langzeitarchivierung, Reporting.
• Schnittstellen und Interoperabilität: Import-/Exportmöglichkeiten, API-Schnittstellen (REST, SOAP), Verknüpfungen zu Katalogen, Repositorien, Normdaten, SSO und anderen Umsystemen.
• Sicherheit und Compliance: Nachvollziehbare Rechteverwaltung (Role Based Access Control), vollständige Audit-Trails, Implementierung von ISO 27001, Verschlüsselung Transport/Ruhe, Benutzer-/Mandantenverwaltung.
• Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit: Intuitive, konfigurierbare Oberflächen, Unterstützung internationaler Usergruppen, Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards.
• Skalierbarkeit/Betriebsoptionen: Mandantenfähigkeit, mehrere Deployment-Szenarien (On-Premises, Cloud, SaaS), hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit.
• Support/Nachhaltigkeit: Klare Servicelevel, Kosten-/TCO-Transparenz, roadmap-basierte Weiterentwicklung, aktive Community, dokumentierte Migrationswerkzeuge.

Berücksichtigen Sie in Ihrem Auswahlprozess stets die langfristige Perspektive, damit die Einführung und Nutzung der Software Ihre Archivstrategie nachhaltig unterstützt.

Kennzahlen für Steuerung und Qualitätssicherung

Aussagekräftige Kennzahlen (KPIs) sind unerlässlich zur Steuerung und Qualitätssicherung der Archivverwaltung:

• Erschließungstiefe: Anteil detailliert beschriebener Bestände.
• Durchlaufzeiten: Zeit von Übernahme bis Bereitstellung.
• Fixity-Check-Quote/MTTR (Mean Time To Recovery): Erfolg und Geschwindigkeit von Integritätsaktionen und Wiederherstellung.
• Benutzungsdaten: Anzahl und Bearbeitungsdauer von Anfragen, Nutzerzufriedenheit.
• Digitalisierungskapazität und Qualitätsraten: Erreichungsgrad und Fehlerquote digitalisierter Einheiten.
• Standardkonforme Formate: Anteil archivierter Objekte in empfohlenen Formaten.
• Persistente Identifikatoren: Prozentsatz von Beständen mit PID.
• Audit- und Zertifizierungsstatus: Nachweise wie CoreTrustSeal/nestor/ISO 16363-Erlangung.
• Energie- und CO2-Bilanz pro TB: Beitrag zu nachhaltigem Management.
• Speicherwachstum/Accession Rate: Entwicklung relevanter Kapazitäten.
• Rechte-/Fristendaten: Qualität und Vollständigkeit der Rechtsvermerke.

Ergänzende Indikatoren wie PREMIS-Event-Vollständigkeit, NDSA-Level-Erreichung, Bitfehler-/Datenverlust-Rate oder Exit-Testresultate schaffen zusätzliche Transparenz.

Häufige Fragen zu Archivverwaltung

Worin unterscheidet sich Archivverwaltung von Records Management?

Records Management regelt die Nutzung und Organisation aktiver Unterlagen während ihres Lebenszyklus. Die Archivverwaltung hingegen setzt ab der Übernahme archivwürdiger Unterlagen ein, konzentriert sich auf deren dauerhafte Erhaltung, zugriffsbasierte Nutzung und Authentizität sowie auf die konsequente Anwendung des Provenienzprinzips und der Originalordnung.

Brauche ich für die digitale Langzeitarchivierung ein eigenes System?

Ein dezidiertes Archivverwaltungs- oder Langzeitarchivierungssystem ist generell empfehlenswert – vor allem, wenn Sie Integritätsprüfungen, Formatmanagement, revisionssichere Prozessdokumentation und Ausfallsicherheit benötigen. Integrative Systeme mit modularen Archivfunktionen (z. B. Archivmanagementsystem, Digital Preservation System) bieten Flexibilität, ein reines Dateisystem wäre den Anforderungen meist nicht gewachsen.

Welche Metadaten sind für den Einstieg unverzichtbar?

Zu den wichtigsten Metadaten gehören: Titel, eindeutige Signatur oder Identifier, Entstehungs- und Übernahmezeitraum, Provenienz, Umfang oder Materialtyp, Rechte- und Schutzfristen, inhaltliche Keywords/Schlagworte. Für digitale Objekte sind zudem technische Metadaten und persistente Identifikatoren relevant.

Welche Dateiformate sind für die Aufbewahrung empfehlenswert?

Als langzeitstabil gelten Formate wie: PDF/A, ODF/ODT (Text), TIFF (Master), JPEG 2000/JP2 (je nach Nutzung verlustfrei oder verlustbehaftet), PNG (für Grafiken), WAV, FLAC (Audio), Matroska/FFV1, MXF (Video), SIARD (Datenbanken), WARC (Webarchive), EML/MBOX (E-Mail) und glTF, OBJ, E57, LAS/LAZ, GPKG (3D/Geodaten). Die Formatauswahl sollte regelmäßig evaluiert und bei Bedarf migriert werden.

Wie integriere ich Archivbestände in den Bibliothekskatalog?

Findmittel können über OAI-PMH, EAD oder konfigurierbare Crosswalks (z. B. EAD zu Dublin Core, MARC 21) angebunden werden. Digitale Medien werden über IIIF-Viewer präsentiert, die Anbindung erfolgt inklusive Rechte- und Zitierverwaltung.

Wie gehe ich mit Schutzfristen und DSGVO um?

Schutzfristen und Nutzungsauflagen werden als strukturierte Metadaten verwaltet und der Zugriff rollenbasiert gesteuert. Alle Vorgänge, wie Auskünfte und Sperren, werden revisionssicher dokumentiert. Bei Archivgut gelten gemäß Art. 89 DSGVO und nationalen Archivgesetzen Einschränkungen der Löschpflichten. Die klare Rollenverteilung (Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter) und gültige AV-Verträge sind sicherzustellen.

Was ist ein Fixity-Check?

Ein Fixity-Check prüft mittels kryptographischer Hashwerte (z. B. SHA-256) die Integrität einer Datei. Änderungen oder Fehler werden so zuverlässig erkannt. Fixity-Prüfungen sind grundlegender Bestandteil digitaler Bestandserhaltung und sollten regelmäßig sowie automatisiert durchgeführt werden.

Wie plane ich die Migration aus einem Altsystem?

Dokumentieren Sie vollständige Ausgangsdaten und definieren Sie Ziel-Metadaten und Formate. Planen Sie strukturierte Exporte (z. B. E-ARK SIP/AIP, METS/PREMIS, BagIt) und Testimporte mit systematischer Validierung (automatisiert und stichprobenbasiert). Eine umfassende Prozessdokumentation und Proberestores sichern Nachnutzbarkeit und Auditfähigkeit – so minimieren Sie Vendor-Lock-in-Risiken.

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