Informationsfreiheitsgesetz (IFG)

Es fördert die Transparenz staatlichen Handelns, erlaubt auch ohne besonderes Interesse den Antrag auf Herausgabe von Unterlagen und stärkt so die demokratische Kontrolle. In bestimmten Fällen - etwa wenn Rechte Dritter betroffen sein können - ist es möglich, dass Sie nähere Angaben machen oder eine Begründung abgeben müssen, damit die Behörde eine Interessenabwägung vornehmen kann.

Das IFG gilt grundsätzlich für Bundesbehörden sowie für sonstige Einrichtungen, soweit sie öffentlich-rechtliche Verwaltungsaufgaben des Bundes wahrnehmen (§ 2 IFG). Nicht erfasst werden u. a. der Deutsche Bundestag, der Bundesrat, deren Ausschüsse, der Bundespräsident, das Bundesverfassungsgericht sowie einige weitere Verfassungsorgane. Diese Institutionen regeln den Informationszugang durch eigene Vorschriften.

Jedes Bundesland hat zudem eigene Landesinformationsfreiheitsgesetze oder Transparenzgesetze mit eigenen Regelauslegungen, die teils weitergehende Rechte bieten als das Bundesrecht.

Historisch trat das IFG 2006 als grundlegende Erweiterung der Verwaltungs-Offenheit in Kraft; seitdem wurden Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle staatlicher Entscheidungen kontinuierlich gestärkt.

Definition: Amtliche Information

Als "amtliche Information" im Sinne des IFG gelten alle amtlichen Aufzeichnungen, unabhängig von der Art der Speicherung (Papier, digital etc.), die bei der jeweils auskunftspflichtigen Stelle vorhanden sind. Nicht umfasst sind private Notizen oder Entwürfe, die erkennbar nicht Teil eines Vorgangs werden sollen oder wurden, sowie rein interne Kommunikation und interne Meinungsäußerungen, solange diese dem verwaltungsinternen Beratungsprozess zugeordnet werden können.

Gesetzliche Grundlagen

Die zentralen Vorschriften des IFG lauten:

• § 1 IFG - Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen bei Behörden des Bundes.
• § 2 IFG - Festlegung des persönlichen, sachlichen und institutionellen Geltungsbereichs.
• §§ 3-6 IFG - Ausschluss- und Beschränkungsgründe, wie der Schutz öffentlicher Belange (z. B. Sicherheit, internationale Beziehungen), vertraulicher Beratungen, Geschäftsgeheimnisse, geistiges Eigentum und personenbezogener Daten.

Relevanz des IFG für Informationsmanagement und Dokumentationssysteme

Für Behörden, Unternehmen und wissenschaftliche Institutionen, die professionelle Informationsmanagementsysteme nutzen, ist das IFG regelmäßig relevant. Insbesondere im Rahmen des Dokumentenmanagements, der Nachweisführung und der Auskunftsprozesse helfen spezialisierte Softwarelösungen wie die von GLOMAS, Dokumente effizient zu strukturieren, Schutzgründe automatisiert zu identifizieren und Anfragen nachvollziehbar zu bearbeiten.

Bei Parlamentsdokumentationen ist zu beachten, dass Parlamentsdokumente typischerweise nicht dem IFG unterliegen. Die Veröffentlichung dieser Dokumente richtet sich nach Parlamenteigengesetzen und -ordnungen, die den Umfang und die Zugänglichkeit von Dokumenten, etwa Ausschussprotokollen, differenziert regeln und oft restriktiver ausgestaltet sind.

Ausschluss- und Beschränkungsgründe: Wann darf eine Information nicht herausgegeben werden?

Das IFG sieht mehrere Gründe vor, aus denen der Zugang zu bestimmten amtlichen Informationen versagt oder eingeschränkt werden kann. Typische Ablehnungsgründe sind:

• Schutz öffentlicher Sicherheit und Ordnung,
• Wahrung internationaler Beziehungen,
• Erfordernisse der nationalen Verteidigung,
• Vertraulicher Charakter verwaltungsinterner Beratungen und laufender Entscheidungsfindungen,
• Schutz personenbezogener Daten (nach DSGVO und BDSG),
• Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie geistigem Eigentum,
• Schutz von Angelegenheiten, für die besondere Verschlusssachenregelungen gelten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Fordern Sie als Antragsteller interne Beratungsvermerke oder laufende Stellungnahmen zu noch nicht abgeschlossenen Verfahren an, wird deren Herausgabe nach § 3 Abs. 3 IFG in der Regel abgelehnt, sofern eine Veröffentlichung die freie und vertrauliche Beratung innerhalb der Verwaltung beeinträchtigen würde.

Ein wesentliches Verfahren ist die sogenannte Drittbeteiligung: Werden durch eine IFG-Anfrage betriebliche Interessen oder personenbezogene Daten Dritter berührt, muss die Behörde diese Dritten vor Herausgabe anhören und eine Abwägung treffen.

IFG-Anfrage - Ablauf, Fristen, Drittbeteiligung

Der typische Ablauf einer IFG-Anfrage sieht folgendermaßen aus:

1. Recherche: Häufig finden Sie die gesuchten Informationen bereits in Open-Data-Portalen, Ministeriumswebsiten oder offiziellen Publikationssystemen der Verwaltung.
2. Antrag formulieren: Der Antrag sollte ein konkretes Anliegen, die gewünschte Behörde und idealerweise zusätzliche Angaben wie Zeitraum und Dokumentenart beinhalten. Rechtsgrundlagen oder Begründungen sind grundsätzlich nicht erforderlich, können aber im Konfliktfall notwendig werden.
3. Einreichung: Die Anfrage kann formlos schriftlich, per E-Mail oder online erfolgen. In der Regel ist eine Erreichbarkeit notwendig (postalische oder elektronische Anschrift), pseudonyme Anfragen sind unter Umständen möglich, solange Sie erreichbar bleiben.
4. Bearbeitung durch die Behörde: Die Bearbeitungsfrist beträgt einen Monat (§ 7 IFG). In komplexen Fällen oder bei Drittbeteiligungsverfahren kann die Frist auf bis zu drei Monate verlängert werden. Sie werden über Fristüberschreitungen in der Regel informiert.
5. Drittbeteiligung: Betrifft die angeforderte Information Dritte (z. B. Geschäftsgeheimnisse), werden diese angehört, damit deren Interessen ausreichend gewahrt bleiben; das Verfahren kann die Antwort verzögern.
6. Antwort und Gebühren: Die Behörde entscheidet über die Anfrage und informiert Sie über eventuell anfallende Gebühren gemäß der IFGGebV. Die Höhe der Gebühren ist abhängig vom Verwaltungsaufwand und dem Umfang der Anfrage. Absolute Gebührenobergrenzen gibt es in der IFGGebV nicht, aber eine Orientierung wird durch die dort genannten Gebührenrahmen gegeben.
7. Teilherausgabe/Schwärzungen: Wenn einzelne Informationen aus Schutzgründen nicht herausgegeben werden dürfen, erhalten Sie häufig eine teilgeschwärzte oder anonymisierte Version. Über Ausnahmen und Schwärzungen entscheidet die Behörde im Einzelfall. Die Ablehnung kann sich damit auch nur auf Teile einer Akte beziehen.
8. Rechtsmittel: Sollten Sie mit der Entscheidung unzufrieden sein, können Sie Widerspruch einlegen, direkt das Verwaltungsgericht anrufen oder beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) eine Beschwerde einreichen.

Unterschiede zu anderen Auskunftsrechten und zum Aktenzugang

Das IFG steht neben mehreren Spezialgesetzen mit eigenen Auskunftsansprüchen - etwa dem Umweltinformationsgesetz (UIG) oder dem Verbraucherinformationsgesetz (VIG). Diese Spezialgesetze gehen dem IFG in ihrem Anwendungsbereich vor.

Aktenauskunfts- und Akteneinsichtsrechte Bestimmter (zum Beispiel Betroffener im Verwaltungsverfahren) nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz sind von einem IFG-Antrag zu unterscheiden, da sie auf formellen Verfahrensrechten und anderen Voraussetzungen beruhen. Das IFG ermöglicht dagegen einen Zugang für jedermann, unabhängig von der Beteiligung an einem Verfahren.

Landesinformationsfreiheitsgesetze und Transparenzgesetzgebung

Die Bundesländer haben eigene Auskunftsrechte geschaffen. Besonders transparent sind etwa Hamburg, Bremen und Rheinland-Pfalz mit weitreichenden aktiven Veröffentlichungspflichten. Eher restriktiv agieren Bayern und Sachsen, wo es (Stand 2024) keine umfassenden Informationsfreiheitsgesetze gibt. Für bestimmte Themen oder Landesbehörden ist daher die jeweils geltende Landesregelung zu beachten.

Datenschutz, Abwägung und Grenzen der Auskunft

Die Herausgabe von Informationen unterliegt stets einer Interessenabwägung, insbesondere wenn personenbezogene Daten oder unternehmensbezogene Informationen betroffen sind. Die DSGVO und das BDSG bestimmen gemeinsam mit dem IFG, wie solche Daten geschützt werden; die Rechtsprechung (z. B. zu Arbeitszeugnissen oder Mitarbeiterbewertungen) verlangt stets eine Einzelfallprüfung.

Werkzeuge, Portale und Communitys für IFG-Anfragen

Neben der direkten Antragstellung bei Behörden können Sie für IFG-Anfragen spezialisierte Online-Portale und Communitys wie fragdenstaat.de oder Informationsfreiheitsgesetz.de nutzen. Diese bieten praktische Hilfestellungen, Musterschreiben, öffentliche Beispielsammlungen und Expertenforen.

Regelmäßig veröffentlichen Behörden auch IFG-Tätigkeitsberichte mit Statistiken und Praxisbeispielen zu Anträgen, Ablehnungen und erfolgreichen Auskünften. Diese Berichte bieten Orientierung für zukünftige Anfragen.

Weiterverwendung der erhaltenen Informationen und rechtliche Hinweise

Die durch das IFG erhaltenen Dokumente dürfen in der Regel weiterverwendet werden, etwa in Presseberichten oder wissenschaftlichen Arbeiten. Beachten Sie jedoch bestehendes Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte, Verschlusssachenregelung oder besondere Nutzungsbeschränkungen, die durch Hinweis im Bescheid benannt werden.

Rechtsprechung und aktuelle Entwicklungen

Die Rechtsprechung - etwa des Bundesverwaltungsgerichts - konkretisiert regelmäßig Inhalt, Reichweite und Grenzen des IFG, insbesondere im Hinblick auf die Definition der "amtlichen Information" und bei Abwägungsfragen. Diskutiert werden in Politik und Verwaltung aktuell verschiedene Reformvorschläge zur weiteren Öffnung und Digitalisierung der Verwaltungsinformationen.

Hinweise, Praxisbeispiele und Tipps

• Recherche vor Antrag: Prüfen Sie vorhandene Veröffentlichungen, um Arbeitsaufwand und Gebühren zu vermeiden. Viele Verwaltungsdokumente sind bereits digital frei zugänglich.
• Klarheit im Antrag: Je präziser der Antrag, desto reibungsloser und schneller die Bearbeitung. Bei Unklarheiten erhalten Sie in der Praxis oft eine Gelegenheit zur Präzisierung.
• Gebührenpflicht beachten: Besonders umfassende, komplexe oder schwierig zu bearbeitende Anfragen können Gebühren verursachen.
• Teilweise Auskunft: Die gängige Verwaltungspraxis sieht teilgeschwärzte Herausgaben vor, wenn darin schutzwürdige Interessen Dritter betroffen sind.
• Beschwerdewege nutzen: Neben dem Widerspruch und der Klage ist auch die Beschwerde beim BfDI eine etablierte Option, um Ihre Rechte durchzusetzen.
• Beachte Fristen: Bei Fristüberschreitungen können Sie Beschwerde einlegen oder gerichtliche Schritte einleiten.

Häufige Fragen zum Informationsfreiheitsgesetz (IFG)

Was kostet eine Anfrage nach dem IFG?

Kleine, unkomplizierte Anfragen sind meist gebührenfrei. Bei umfangreichen, komplexen oder arbeitsintensiven Anträgen wird eine Gebühr nach der IFGGebV berechnet, die sich nach Aufwand und Umfang richtet. Es existieren Rahmensätze, aber keine absolute gesetzliche Obergrenze.

Welche Angaben muss eine IFG-Anfrage enthalten?

Sie sollten die gewünschte Behörde benennen und Ihr Anliegen möglichst konkret formulieren (z. B. Thema, Zeitraum, Dokumentenart). Notwendige Pflichtangaben sind eine postalische oder elektronische Erreichbarkeit, damit die Behörde antworten kann. Eine rechtliche Begründung ist nur in Ausnahmefällen erforderlich.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer IFG-Anfrage?

Die Bearbeitungszeit beträgt einen Monat ab Eingang der vollständigen Anfrage. Bei besonders umfangreichen Sachverhalten oder Drittbeteiligungsverfahren kann die Frist auf bis zu drei Monate verlängert werden. Über Fristverlängerungen werden Sie informiert.

Was ist eine Drittbeteiligung im IFG-Verfahren?

Wenn durch die Informationsfreigabe Rechte oder Interessen Dritter berührt werden, werden diese von der Behörde beteiligt. Sie können Stellung nehmen, und es erfolgt eine sorgfältige Abwägung. Dies ist insbesondere beim Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder personenbezogenen Daten von Bedeutung.

Welche Dokumente sind vom IFG ausgenommen?

Ausgenommen sind zum Beispiel Informationen, die vertrauliche verwaltungsinterne Beratungen betreffen, schützenswerte personenbezogene Daten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, internationale Beziehungen oder Verschlusssachen. Die Einzelfallprüfung entscheidet, ob und wie eine Herausgabe erfolgt.

Können Parlamentsdokumente nach IFG angefragt werden?

Parlamentsdokumente wie Gesetzesentwürfe und Protokolle werden überwiegend durch Parlamentsinformationsordnungen geregelt. Viele Dokumente sind öffentlich zugänglich, während insbesondere Ausschussprotokolle und nichtöffentliche Papiere expliziten Vertraulichkeitsregeln unterliegen. Das IFG findet auf Parlamentsorgane keine Anwendung.

Gibt es die Möglichkeit, Dokumente digital zu erhalten?

Nach dem IFG sollen Informationen grundsätzlich in der gewünschten Form bereitgestellt werden, also auch digital. Die Behörde kann eine andere Form wählen, falls technische oder organisatorische Hindernisse entgegenstehen.

Welche Rechtsmittel habe ich bei Ablehnung meiner Anfrage?

Sie können schriftlich Widerspruch einlegen. Außerdem ist eine Beschwerde beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) möglich. Lehnt die Behörde erneut ab, steht Ihnen der Klageweg beim Verwaltungsgericht offen.

Was sind typische Themen von IFG-Anfragen?

Häufig nachgefragt werden Verwaltungsgutachten, interne Anweisungen, Vertragstexte, Statistiken oder ministerielle Kommunikation. Erfolgreich sind vor allem präzise und thematisch klar abgegrenzte Anträge. Häufige Ablehnungsgründe sind Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und laufende Beratungen.

Wo finde ich weiterführende Informationen und Beratung?

Weitere Informationen erhalten Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (www.bfdi.bund.de), auf Portalen wie fragdenstaat.de oder bei spezialisierten Beratungsstellen in Ihrem Bundesland.

Welche Rolle spielen Informationsmanagementsysteme für das IFG?

Leistungsfähige Informationsmanagementsysteme wie die von GLOMAS helfen Ihnen, dokumentations- und datenschutzkonforme Prozesse umzusetzen, Anfragen effizient zu bearbeiten und die Erfüllung von Auskunftspflichten revisionssicher zu steuern. Sie vereinfachen die Archivierung, Nachverfolgung und die rechtssichere Herausgabe von Informationen gemäß gesetzlichen Vorgaben.