XÖV

Die ursprüngliche Bedeutung war „XML in der öffentlichen Verwaltung“ und wurde zu Beginn auch offiziell so ausgeschrieben. Heute wird XÖV jedoch nicht mehr als Akronym verstanden, sondern als eigenständiges Label für einheitliche, maschinenlesbare und interoperable Datenmodelle im Verwaltungskontext. 

Ziel von XÖV ist es, einen durchgängigen, qualitätsgesicherten und transparenten Austausch von Informationen zwischen Behörden, IT-Systemen und externen Partnern zu ermöglichen.

Geschichte und Entwicklung von XÖV

Die Ursprünge von XÖV liegen in ersten Individualinitiativen und Vorarbeiten im Umfeld des SAGA-Rahmenwerks ab etwa 2003. Die formale Entwicklung wurde von Bund und Ländern in gemeinsamen Arbeitskreisen vorangetrieben. 

Das Jahr 2006 markiert die erste breitflächige Umsetzung von XÖV in verschiedenen Fachprojekten, darunter XMeld und XJustiz. Während zu Beginn ausschließlich XML als Basistechnologie verwendet wurde, strebt XÖV heute die Unterstützung weiterer Austauschformate wie JSON an. 

Stand 2024 dominieren in den meisten Fachstandards weiterhin XML-Schemata; JSON wird zunehmend in Pilotprojekten oder im Kontext neuer OZG-Initiativen ergänzt. Das zentrale Portal für Veröffentlichung, Prüfung und Weiterentwicklung von XÖV-Spezifikationen ist das XRepository, das zusammen mit öffentlichen Kommentierungsverfahren die kontinuierliche Modernisierung gewährleistet.

Ziel und Bedeutung von XÖV

Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist der Bedarf an einheitlichem und nachhaltigem Datenaustausch zwischen unterschiedlichsten IT-Systemen der Verwaltungen stetig gewachsen. XÖV erfüllt diese Anforderungen als Metastandard, indem auf Basis methodischer und technischer Vorgaben domänenspezifische Standards wie XMeld, XJustiz oder XBau entwickelt werden.

Die wichtigsten Gründe für den Einsatz von XÖV sind:

• Vereinheitlichung: XÖV legt verbindliche Strukturen und Begriffe für Datenmodelle fest, sodass Verwaltungsdaten eindeutig interpretiert und wiederverwendet werden.
• Interoperabilität: Die Ausrichtung an offenen Standards ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen IT-Lösungen - unabhängig von Organisation und Ebene.
• Kontinuität: Eine strukturierte Pflege, erprobte Verfahren zur Qualitätssicherung und klare Rollenverteilung fördern die Entwicklung praxistauglicher und zukunftsfähiger Spezifikationen. Die Nachhaltigkeit hängt allerdings von der aktiven Nutzung und regelmäßigen Wartung ab.
• Automatisierung: Klare datentechnische Vorgaben bergen das Potenzial für effiziente, medienbruchfreie Prozesse und erleichtern die Einbindung in Workflows und automatisierte Systeme.

XÖV ist ein zentrales Element für E-Government-Projekte und nimmt eine Schlüsselfunktion bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sowie für den Anschluss an europäische Interoperabilitätsrahmen ein.

XÖV als Rahmenwerk und fachliche XÖV-Spezifikationen

XÖV ist kein einzelner Standard, sondern ein übergeordnetes methodisches und technisches Rahmenwerk. Es definiert Modelle, Prozesse und technische Regeln für die Entwicklung spezialisierter Fachstandards. Diese Standards werden als XÖV-Spezifikationen bezeichnet und adressieren verschiedene Verwaltungsschwerpunkte:

• XJustiz: Standard für den Datenaustausch im Justizbereich (Gerichte, Staatsanwaltschaften).
• XMeld: Standard für Meldedatenübermittlung zwischen Meldebehörden und anderen Registrierungsstellen.
• XBau: Aufgaben im Bauwesen, insbesondere Bauantrags- und Genehmigungsverfahren.
• XRechnung: Standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden und öffentliche Auftraggeber.
• XGebühren, XVergabe: Strukturierte Beschreibung von Gebührenverfahren bzw. standardisierte Daten für öffentliche Vergabeverfahren.
• XLeistung: Spezialisiertes Austauschformat im Rahmen der OZG-Umsetzung und zur Leistungsbeschreibung, jedoch aktuell noch kein voll etablierter allgemeiner XÖV-Standard.
• Weitere Beispiele: Sowie Fachstandards wie XParl (Parlamentsdokumentation), XFaVe (Fachverfahrensdatenaustausch), XFall (Fallmanagement), XTA (XÖV-Transport-Adapter).

Jede Fachspezifikation legt fest, wie relevante Geschäftsdaten auszusehen haben. Die Entwicklung und Pflege erfolgt durch domänenverantwortliche Stellen (z. B. Bundesministerien, Fachbehörden) und wird über öffentliche Gremien strukturiert, die nach festen Prüf- und Qualitätssicherungsprozessen arbeiten.

Anwendungsbereiche von XÖV

Typische Anwendungsfälle und Szenarien für XÖV sind:

• Parlamentsdokumentation (XParl): Strukturierte Verarbeitung und Archivierung parlamentarischer Unterlagen in unterschiedlichen Systemen.
• Bürgerservice-Portale und digitale Verwaltungsleistungen: Standardisierte Übermittlung von Online-Anträgen, Bescheiden und Formularen im kontaktlosen Dialog zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden.
• Register- und Meldewesen (XMeld, XPersonenstand): Automatisierte Schnittstellen zwischen kommunalen Standesämtern, Meldebehörden sowie nationalen oder europäischen Registern.
• Vergabe- und Rechnungswesen (XRechnung, XVergabe): Elektronische Leistungsbeschreibung, Angebotserstellung und Rechnungsaustausch mit öffentlichen Trägern.
• Föderative und interinstitutionelle Schnittstellen (XTA, XFall): Austausch komplexer Verwaltungsdaten zwischen Bund, Ländern, Kommunen oder externen Partnern.
• OZG-Leistungskataloge: Aufbau und pflege von bundesweit einheitlichen digitalen Leistungen auf Grundlage von XÖV-Datenmodelle und -Standards.

Die Spezifikation der Datenmodelle nach XÖV schafft die Voraussetzung, dass unterschiedliche Informationsmanagementsysteme effizient und kompatibel miteinander kommunizieren. XÖV richtet sich vorrangig an die Datenbeschreibung und Schnittstellengestaltung, nicht an die detaillierte Ablaufsteuerung von Prozessen.

Fachstandards und Verbreitung

Im gesamten föderalen Raum Deutschlands gibt es mittlerweile Dutzende XÖV-Fachstandards. Die größte Verbreitung genießen:

• XMeld: In fast allen kommunalen Meldesystemen für Meldepflichtige und Behörden etabliert.
• XJustiz: Durchgängige Nutzung im Justizbereich.
• XBau: Standard für zahlreiche Behörden und Softwarehersteller im Bauwesen.
• XRechnung und XVergabe: Flächendeckend für Ausschreibungs-, Beschaffungs- und Rechnungsprozesse.
• OZG-Leistungen: Viele digitale Prozesse der OZG-Umsetzung bauen auf XÖV-Strukturen auf.

Die Akzeptanz einzelner XÖV-Standards variiert, abhängig von gesetzlichen Vorgaben, Marktbeteiligung der Softwarehersteller und von Governance-Vorgaben.

Technische Grundlagen und Funktionsweise

Metamodell und Schemata

Herzstück von XÖV ist das XÖV-Metamodell. Es legt die Systematik der jeweiligen Domänenmodelle sowie die Struktur für Austauschformate (z. B. XML-Schema, JSON-Schema) fest. Ein konkretes Austauschformat wird mittels Schemata so beschrieben, dass eindeutig geregelt ist, welche Datenfelder, Strukturen, Code-Listen und Regeln Anwendung finden.

Unterstützung verschiedener Austauschformate

Während klassische XÖV-Spezifikationen fast ausschließlich auf XML-Schemata basieren, ermöglichen neuere Entwicklungen auch JSON-Repräsentationen und, teilweise, ergänzende Formate. Die Verbreitung von JSON ist aktuell noch im Pilotstatus. Zukunftsweisende XÖV-Standards werden jedoch vermehrt für multiplen Datenaustausch vorbereitet.

Unabhängigkeit vom Übertragungsweg

XÖV regelt die auszutauschenden Datenstrukturen, gibt aber keine Technologie für die Übertragung vor. Typische Transporttechnologien sind Webservices (z. B. SOAP), REST-APIs oder auch gesicherte Dateitransfers. Die eigentliche Auswahl erfolgt nach Anforderungen der jeweiligen Fachverfahren.

Modularität und erweiterbare Strukturen

Spezifikationen werden nach standardisierten, oftmals iterativen Zyklen weiterentwickelt und versioniert. Fachspezifische Anforderungen oder neue gesetzliche Rahmenbedingungen werden regelmäßig in öffentlichen Abstimmungen und durch Beteiligungsverfahren aktualisiert. Das XRepository organisiert die Bereitstellung, Austauschmöglichkeiten und die lückenlose Dokumentation aller freigegebenen Versionen.

Beziehungen zu Standardarchitekturen und angrenzenden Initiativen

XÖV ist eng mit nationalen und internationalen Architekturstandards wie SAGA (Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen), NIST oder TOGAF verbunden und wird in Schnittstellenprojekten wie OSCI (Online Services Computer Interface) und FIT-Connect für die föderierte Integration genutzt. Auch europäische Interoperabilitätsrahmen (EIRA, EIF) werden bei modernen XÖV-Standards berücksichtigt.

Entwicklung, Prüfung und Pflege von XÖV-Spezifikationen

Die Entwicklung von XÖV-Spezifikationen erfolgt in Fachgremien und Arbeitskreisen, bestehend aus Vertretern der öffentlichen Verwaltung, IT-Experten und manchmal auch externen Partnern aus Wissenschaft oder Wirtschaft. 

Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) agiert als Geschäftsstelle des IT-Planungsrats, koordiniert Verfahren und stellt Gremienarbeit sicher. Die fachliche Verantwortung für spezifische Standards liegt jeweils bei federführenden Ministerien oder Behörden.

Jede Spezifikation durchläuft öffentliche Kommentierungsphasen, strukturierte Testprozesse und eine förmliche Freigabe. Die Prüfung der Einhaltung erfolgt häufig mittels offizieller Test- und Validierungstools. Die Validierung der Schemata kann systemunabhängig durchgeführt werden, für die eigentliche Integration in konkrete Softwarelösungen sind jedoch individuelle Anpassungen nötig.

Alle staatlich abgestimmten XÖV-Spezifikationen werden über das XRepository veröffentlicht. Versionierung, Pflegezyklen und Governance werden hier ebenfalls dokumentiert. Meist kommen offene Beteiligungsformen und Rückkopplungen aus der praktischen Anwendung zum Einsatz.

XÖV und angrenzende Themen: OSCI, FIT-Connect, E-Government-Gesetz

Zeitgleich zur Etablierung von XÖV wurden weitere Bausteine der Vernetzung geschaffen, darunter OSCI als generischer Transportstandard für den sicheren Datenaustausch und Projekte wie FIT-Connect, das die föderale Schnittstelleninitiierung zwischen kommunalen Fachverfahren und zentralen Plattformen erleichtert. Rechtliche Grundlagen wie das E-Government-Gesetz (§ 12 EGovG Bund) oder das OZG bilden den verbindlichen Rahmen für den Einsatz von XÖV in strategischen Projekten.

Beispiele und Best Practices für XÖV-Migrationen

Der sukzessive Übergang von proprietären Alt-/Individualverfahren („Legacy-Systemen“) zu XÖV-Standarddatenmodellen stellt oftmals eine Herausforderung dar. Geeignete Migrationsszenarien setzen auf:

• Schrittweises Mapping alter Datenstrukturen auf XÖV-Modelle
• Aufbau von Transformationsschnittstellen
• Einsatz von Referenzvalidatoren und Musterdaten
• Erprobung in Pilotverfahren vor breiter Ausrollung

Erfolgreiche Beispiele sind Migrationen im Standesamtswesen und im Rechnungswesen, bei denen Datenkonsistenz und bundesweite Austauschbarkeit erreicht wurden.

Praktische Hinweise und Werkzeuge für die Umsetzung

Für Planung und Umsetzung stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, darunter:

• XML- und JSON-Schema-Validatoren
• UML-Modelle zur technischen Dokumentation
• Beispiel- und Testdatensätze
• Öffentliche Diskussions- und Beteiligungsplattformen (insbesondere für neue Spezifikationen)
• Community-getriebene Referenzprojekte

Viele dieser Werkzeuge finden Sie direkt im XRepository. Für Entwickler empfiehlt sich außerdem der Austausch mit der XÖV-Community, die Best Practices und Technikeinführungen bereitstellt.

Rechtliche und lizenzrechtliche Hinweise

XÖV-Standards und begleitende Artefakte stehen in der Regel unter offenen, nachnutzbaren Lizenzen (zum Beispiel Datenlizenz Deutschland, Creative Commons), sodass Behörden, Unternehmen und Entwickler diese frei verwenden, anpassen und genießen können. Details zur jeweiligen Nutzung finden Sie bei jeder Spezifikation im XRepository.

Berücksichtigung und Ausblick zu neuen Technologien

Die Weiterentwicklung von XÖV umfasst aktuell:

• Unterstützung von Linked Data, RDF und Ontologie-basierten Datenmodellen
• Vorbereitung auf noch mehr europäische Standards im Kontext von E-Government und grenzüberschreitendem Austausch
• Werkzeuge für automatisiertes Testdatenmanagement und robustes Versionshandling
• Anpassung an erweiterte Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen

Eine breite Adaption moderner Austauschformate wird derzeit pilothaft erprobt und in Zusammenarbeit mit Bund, Ländern und Technologiepartnern vorangetrieben.

Herausforderungen und typische Stolpersteine bei der Implementierung

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung sind sorgfältige Ausgangsanalyse (Migrationsfähigkeit vorhandener Verfahren), rechtzeitiges Testdatenmanagement, Berücksichtigung von Schnittstellen-Versionswechseln und ein kontinuierlicher Austausch mit den Pflegegremien. Herausforderungen sind unter anderem:

• Komplexität bei der Migration von Legacy-Systemen
• Lücken beim Mapping alter zu neuen Datenmodellen
• Unterschiedliche Umsetzungsstände bei Bundesländern und Kommunen
• Datensicherheits- und Datenschutzfragen
• Versionswechsel in laufenden Fachverfahren

Der Fokus auf Schulung, Toolunterstützung und begleitende Beratung ist für nachhaltigen Projekterfolg unerlässlich.

Begriffserläuterungen

• Schema: Formale Definition der Struktur von Datendokumenten (z. B. XML-Schema, JSON-Schema)
• Instanzdokument: Konkrete Ausprägung von Daten nach einem bestimmten Schema
• Code-Liste: Standardisierte Liste zulässiger Werte für bestimmte Datenfelder
• Metamodell: Übergeordnetes Strukturmodell, das Systematik und Zusammenhänge in Datenmodellen regelt
• Validierung: Automatisierte Überprüfung, ob Daten den Vorgaben (Schemata, Regeln) entsprechen

Weiterführende Informationen

• XRepository: https://xrepository.de
• KoSIT: https://www.kosit.de
• IT-Planungsrat: https://www.it-planungsrat.de
• XÖV Allgemeine Dokumentationen: Im XRepository finden Sie weiterführende Standards, Benutzerleitfäden und Gremieninformationen.

Weitere fachspezifische Dokumentationen, Praxisberichte und Literatur sind ebenfalls im XRepository oder über die KoSIT-Website verfügbar. Hinweise zu Lizenzen und Mitwirkungsmöglichkeiten finden Sie jeweils bei den einzelnen Fachstandards.

Häufige Fragen zu XÖV

Was bedeutet das Kürzel XÖV und wie wird es heute verwendet?

XÖV entstand als Abkürzung für „XML in der öffentlichen Verwaltung“. Heute steht XÖV nicht mehr als Akronym für XML, sondern bezeichnet grundsätzlich standardisierte Datenaustauschverfahren und Referenzdatenmodelle in der deutschen Verwaltung.

Welche Rolle spielt XÖV in der digitalen Parlamentsdokumentation?

XÖV ermöglicht es, parlamentarische Dokumente strukturiert, maschinenlesbar und systemübergreifend zwischen verschiedenen Fachverfahren (z. B. Dokumentenmanagement, Sitzungsdienste, Archivsysteme) auszutauschen und nachvollziehbar zu archivieren.

Ist XÖV verpflichtend anzuwenden?

Eine allgemeine Pflicht zur Nutzung von XÖV besteht nicht. Allerdings ist XÖV für viele Zwecke und Projekte (etwa im Rahmen des OZG, bei länderübergreifenden Fachverfahren oder bei IT-Planungsratsprojekten) verbindlich vorgeschrieben. Ob und in welchem Umfang XÖV eingesetzt werden muss, entscheiden die jeweiligen Fachressorts oder der IT-Planungsrat.

Wie werden XÖV-Standards veröffentlicht und dokumentiert?

Alle offiziell abgestimmten XÖV-Spezifikationen, Dokumentationen, Datenschemata und Testdaten stehen zentral und frei verfügbar im XRepository. Sie finden dort verschiedene Formate, beispielsweise XML-Schemata, JSON-Beispiele und UML-Modelle.

Welche Austauschformate können im Rahmen von XÖV verwendet werden?

Der Standard sieht primär XML-Schemata vor. Moderne XÖV-Standards bieten darüber hinaus auch JSON-Schemata und UML-Modelle an. Die vollständige Unterstützung für verschiedene Austauschformate ist noch im Ausbau.

Wie kann die Qualität der XÖV-Integration geprüft werden?

Für XÖV stehen spezialisierte Test- und Validierungstools zur Verfügung, mit denen Schemata und Instanzdokumente automatisiert getestet werden können. Die Ergebnisse sind unabhängig vom verwendeten Informationsmanagementsystem - die Integration in bestehende Systeme kann jedoch zusätzliche Anpassungen erfordern.

Wo liegen typische Herausforderungen bei der Einführung von XÖV?

Herausforderungen entstehen insbesondere bei der Migration von Altdaten, bei Versionswechseln von Schemata, beim Mapping zwischen proprietären Formaten und XÖV sowie bei der Abstimmung zwischen Bund, Ländern und Softwareanbietern. Eine frühzeitige Planung und kontinuierliche Abstimmung sind entscheidend.

Welche rechtlichen und lizenzrechtlichen Aspekte sind bei XÖV zu beachten?

Die meisten XÖV-Spezifikationen stehen unter offenen Lizenzen, die eine freie Verwendung, Adaption und Nachnutzung ermöglichen. Details hierzu werden für jede Spezifikation im XRepository bereitgestellt.

Was sind gute Einstiegsquellen und Werkzeuge für Entwicklungsprojekte mit XÖV?

Das XRepository bietet zentrale Einstiegsquellen: Dort finden Sie Schemata, praktische Beispiele, Validierungstools und Hinweise zu aktuellen Weiterentwicklungen. Darüber hinaus lohnt sich der regelmäßige Austausch mit Fachcommunities, etwa über die KoSIT oder Fachforen.