Technische Dokumentation

Dabei unterscheidet man zwischen interner Technischer Dokumentation (z. B. Systemdokumentation, Produktänderungsberichte, Entwicklungsprotokolle für den unternehmensinternen Gebrauch) und externer Technischer Dokumentation (wie Bedienungsanleitungen, Montageanleitungen oder Konformitätserklärungen für Endkunden und Behörden).

Sie ist ein zentraler Bestandteil des unternehmerischen Informationsmanagements und stellt sicher, dass Wissen über Produkte, Prozesse und deren sichere Anwendung dauerhaft, systematisch und normgerecht dokumentiert und zugänglich bleibt.

Historische Entwicklung und Wandel der Technischen Dokumentation

Die Technische Dokumentation hat sich im Laufe der Zeit erheblich gewandelt: Während sie früher hauptsächlich in gedruckter Form (Handbücher, Betriebsanleitungen, Wartungsordner) erstellt wurde, sind heute digitale Medien und zentrale Informationsmanagementsysteme Standard. Diese Entwicklung wurde beschleunigt durch wachsende Produktkomplexität, verstärkte gesetzliche Anforderungen, Internationalisierung sowie steigende Erwartungen an Aktualität und Verfügbarkeit.

Was umfasst Technische Dokumentation?

Der Umfang der Technischen Dokumentation geht weit über reine Benutzerhandbücher hinaus. Sie begleitet den gesamten Lebenszyklus eines technischen Produkts – von der Entwicklung über Inbetriebnahme und Betrieb bis hin zu Wartung und End-of-Life-Prozessen. Zu den häufigsten Bestandteilen zählen:

• Bedienungsanleitungen: Detaillierte Erläuterungen für Endnutzer zum sicheren Betrieb.
• Installations- und Montageanleitungen: Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur fachgerechten Einrichtung und Inbetriebsetzung.
• Wartungs- und Reparaturanleitungen: Vorgaben für Instandhaltung und Fehlerbehebung.
• Technische Spezifikationen: Angaben zu Funktionen, Leistungsdaten, Schnittstellen oder Materialeigenschaften.
• Sicherheits- und Warnhinweise: Hinweise zur Unfallvermeidung, zum Gesundheitsschutz und zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften.
• Normen- und Konformitätsangaben: Angaben und Erklärungen zur Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Anforderungen, z. B. CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärungen.
• Risikobewertungen: Dokumentation identifizierter Risiken und Maßnahmen zur Risikominderung nach gesetzlichen Vorgaben.
• Technische Zeichnungen und Schaltpläne: Illustrationen und Grafiken für Aufbau, Funktion und Wartung.
• Stücklisten: Übersicht über Bauteile eines Produkts.
• Produktbezogene Änderungsdokumentationen: Nachweise und Protokolle zu Änderungen während des Produktlebenszyklus.
• Schulungs- und Trainingsunterlagen: Ergänzende Materialien zur Qualifikation von Nutzern oder Mitarbeitenden.

Technische Dokumentation wird heute überwiegend digital (z. B. als PDF, im Content-Management-System oder über Online-Portale) bereitgestellt. Gedruckte Versionen sind jedoch in bestimmten Branchen – wie Maschinenbau, Luftfahrt oder bei behördlichen Prozessen – weiterhin unabdingbar und rechtlich gefordert.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Systemdokumentation: Bezieht sich meist auf unternehmensinterne Dokumente wie Source-Code- und Architekturbeschreibungen.
• Produktdokumentation: Umfasst sämtliche Informationen eines Produkts, einschließlich interner und externer Unterlagen.
• Bedienungsanleitung: Teilmenge der Technischen Dokumentation mit Fokus auf Nutzung durch Endanwender.
• Schulungsunterlagen: Didaktische Dokumente zur Förderung des Produktverständnisses, häufig ergänzend zur klassischen Dokumentation.

Bedeutung der Technischen Dokumentation im Unternehmen

Technische Dokumentation ist Voraussetzung für die rechtssichere Inverkehrbringung von Produkten und dient dem Nachweis, dass gesetzliche Mindestanforderungen (z. B. Maschinenrichtlinie, Produktsicherheitsgesetz, CE-Kennzeichnung) erfüllt sind. Sie garantiert, dass Produkte effizient und sicher genutzt, gewartet und instandgesetzt werden können, und trägt wesentlich zur Risikominimierung und zum Werterhalt bei. In regulierten Branchen und im internationalen Umfeld steigen die Anforderungen an Struktur, Mehrsprachigkeit und Nachweisbarkeit kontinuierlich.

Ein praxisnahes, gut gepflegtes Dokumentationssystem erleichtert darüber hinaus interne Abläufe, optimiert den Wissenstransfer und minimiert fehlerhafte Handhabung sowie daraus resultierende Haftungsrisiken.

Gesetzliche Anforderungen und relevante Normen

Technische Dokumentation unterliegt sowohl nationalen als auch internationalen Gesetzen, Richtlinien und Normen. Wichtige Beispiele sind:

• Maschinenrichtlinie 2006/42/EG (EU): Vorschriften zur Bereitstellung von technischen Unterlagen und Betriebsanleitungen.
• Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) (Deutschland): Regeln für Sicherheit, Kennzeichnung und Dokumentation technischer Produkte.
• CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung: Verpflichtend bei vielen Produkten für den EU-Raum.
• EN IEC/IEEE 82079-1: Internationale Norm zur Erstellung von Informationen für die Nutzung.
• VDI-Richtlinien, ANSI Z535, S1000D, DocBook, DITA: Branchenspezifische und strukturierte Standards.
• Branchenspezifische Vorschriften: MDR (Medizintechnik), IATF 16949 (Automotive), FAR/CS-25 (Luftfahrt) und weitere.

Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Vertriebsverboten, Rückrufen oder Haftungsansprüchen führen.

Die Rolle der Technischen Redaktion

Die Erstellung Technischer Dokumentation erfordert spezialisierte Kompetenzen. Technische Redakteurinnen und Redakteure verbinden technisches Verständnis mit redaktionellen Fähigkeiten und Methodenkompetenz. Sie sind häufig zertifiziert (z. B. nach tekom-Standard) und kennen sowohl rechtliche Anforderungen als auch branchenspezifische Normen. Zu ihren Aufgaben gehören Recherche, Zielgruppenanalyse, Strukturierung und mediengerechte Aufbereitung aller Dokumentationsinhalte – oft unter Einsatz moderner Autoren- und Redaktionssysteme.

Teamarbeit mit Entwicklung, Qualitätssicherung, Übersetzung und Recht ist essenziell, um vollständige und konsistente Dokumentation zu gewährleisten.

Best Practices für die Erstellung und Pflege der Technischen Dokumentation

Zur Sicherstellung einer wirksamen, revisionssicheren und nutzerfreundlichen Technischen Dokumentation gelten folgende Empfehlungen:

• Zielgruppenorientierung: Analysieren Sie spezifische Bedürfnisse (Nutzer, Servicepersonal, Behörden) und stimmen Sie Sprache, Tiefe und Medienwahl darauf ab.
• Struktur und Modularisierung: Setzen Sie auf konsistente Gliederung, wiederverwendbare Module und strukturierte Layouts – unterstützt durch Inhaltsverzeichnisse, Register und Glossare.
• Verständlichkeit und Prägnanz: Vermeiden Sie unnötige Komplexität. Erklären Sie Fachbegriffe nachvollziehbar und setzen Sie auf klare, kurze Sätze.
• Visuelle Elemente und Beispiele: Grafiken, Schaubilder und Bildanleitungen fördern das Verständnis und erleichtern den Praxistransfer.
• Mehrsprachigkeit und Übersetzungsmanagement: Achten Sie auf internationale Zielmärkte. Professionelle Übersetzungsprozesse und -tools sichern konsistente Qualität.
• Barrierefreiheit: Gestalten Sie Inhalte so, dass sie auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind (z. B. durch alternative Texte, ausreichenden Kontrast, Vorlesefunktionen).
• Regelmäßige Aktualisierung: Dokumentation muss konsequent an neue Produktversionen, Vorschriften und Nutzerfeedback angepasst werden.
• Berücksichtigung von Normen und Standards: Integrieren Sie relevante Standards wie EN IEC/IEEE 82079-1, VDI-Richtlinien oder branchenspezifische Vorgaben frühzeitig im Erstellungsprozess.
• Digitale Verwaltung und Lebenszyklusmanagement: Führen Sie zentrale Systeme für Versionierung, Archivierung, Rückverfolgung und Löschfristen ein. Digitale Tools – etwa Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Component Content Management Systeme (CCMS), Normenmanagement-Software oder spezielle Übersetzungsmanagement-Plattformen – sind in größeren Unternehmen unverzichtbar.

Herausforderungen und typische Fehler in der Technischen Dokumentation

Die Erstellung und Pflege Technischer Dokumentation ist komplex und unterliegt verschiedenen Herausforderungen:

• Mangelnde Integration in den Produktentwicklungsprozess: Ohne enge Abstimmung fehlen oft Detailinformationen oder Aktualität leidet.
• Dokumentation als reine „Pflichterfüllung“: Werden Dokumente nur am Ende erstellt, sinken Gründlichkeit und Nutzbarkeit.
• Konsistenz- und Versionsprobleme: Fehlende zentrale Steuerung führt zu Widersprüchen und veralteten Informationen.
• Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben und internationaler Normen: Dies kann rechtliche Risiken oder Marktzugangsbeschränkungen nach sich ziehen.
• Kommunikations- und Schnittstellenprobleme: Unzureichender Austausch zwischen Entwicklung, Redaktion, Qualitätssicherung und Management führt zu Lücken und Fehlern in der Dokumentation.
• Fehlende Berücksichtigung von Übersetzungs- und Barrierefreiheitsanforderungen.

Effektive Lösungen bestehen in der frühzeitigen Einbindung der Technischen Redaktion, kontinuierlichen Schulungen, Nutzung moderner Dokumentationstools (wie CCMS, DMS, Normenmanagement-Systemen) sowie klar definierten Zuständigkeiten und Prozessen.

Digitalisierung und Zukunftstrends in der Technischen Dokumentation

Digitalisierung eröffnet neue Wege der Informationsvermittlung: Interaktive Anleitungen, Augmented Reality, KI-gestützte Chatbots und automatisierte Übersetzungen ergänzen klassische Dokumente. Die Zukunft der Technischen Dokumentation ist zunehmend integrativ, medienübergreifend und auf unmittelbaren Praxistransfer ausgelegt.

Häufige Fragen zu Technischer Dokumentation

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Technischer Dokumentation?

Interne Technische Dokumentation richtet sich an Fachkräfte innerhalb des Unternehmens und dient z. B. der Softwareentwicklung, Wartung oder Qualitätssicherung. Externe Technische Dokumentation adressiert Endnutzer, Kunden oder Behörden und umfasst meist Bedienungsanleitungen, Montageanleitungen und Konformitätserklärungen.

Wer erstellt Technische Dokumentation?

In der Regel liegt die Erstellung bei Technischen Redakteurinnen und Redakteuren, die eng mit Entwicklung, Produktmanagement, Qualitätssicherung und ggf. mit juristischer Abteilung sowie Übersetzern zusammenarbeiten.

Welche gesetzlichen Vorgaben sind für Technische Dokumentation relevant?

Maßgeblich sind u. a. die EU-Maschinenrichtlinie, das Produktsicherheitsgesetz, branchenspezifische Normen sowie Vorgaben zu CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen. Bei internationalen Märkten gelten zusätzliche nationale oder regionale Bestimmungen.

In welchen Formaten muss Technische Dokumentation bereitgestellt werden?

Die Formate richten sich nach dem Nutzerbedarf und rechtlichen Vorgaben: Digital (PDF, HTML, Datenbank, App) ist heute Standard, Print-Versionen bleiben aber in vielen Branchen (z. B. Maschinenbau) verpflichtend.

Welche Softwarelösungen unterstützen die Technische Dokumentation?

Zur Verwaltung und Erstellung werden Content Management Systeme (CMS), Component Content Management Systeme (CCMS), Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Normenmanagement- und Übersetzungsmanagement-Tools eingesetzt. Die Wahl hängt von Umfang, Komplexität und benötigter Funktionalität ab.

Wie oft sollte Technische Dokumentation aktualisiert werden?

Sie muss fortlaufend überprüft und angepasst werden – bei Produktänderungen, bei neuen gesetzlichen Anforderungen oder nach Nutzerfeedback.

Welche Rolle spielt die Barrierefreiheit?

Barrierefreie Technische Dokumentation stellt sicher, dass auch Menschen mit Behinderungen Zugang zu den relevanten Informationen erhalten. Dies ist in vielen Ländern rechtlich vorgeschrieben und fördert die umfassende Nutzbarkeit.

Was sind gängige Standards für strukturierte technische Inhalte?

Weit verbreitet sind Formate und Modelle wie DITA, DocBook oder S1000D. Sie ermöglichen Modularisierung, Wiederverwendbarkeit und konsistente Mehrsprachigkeit.

Gibt es anerkannte Aus- oder Weiterbildungen im Bereich Technische Dokumentation?

Fachkräfte in diesem Bereich absolvieren meist ein Studium der Technischen Redaktion oder entsprechende Weiterbildungen (z. B. tekom-Zertifizierung). Berufständische Verbände sind etwa tekom Deutschland (Gesellschaft für Technische Kommunikation).

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