ISO 18626

Im Gegensatz zu älteren, komplexeren Standards definiert ISO 18626 ein schlankes, nachrichtenbasiertes Rahmenwerk, das eine strukturierte und vereinfachte Kommunikation zwischen verschiedenen Bibliotheksmanagementsystemen ermöglicht. 

ISO 18626 legt dabei das Format sowie die Inhalte der auszutauschenden Nachrichten fest, garantiert jedoch nicht die tatsächliche Übertragung oder eine reibungslose Medienbereitstellung – diese hängt maßgeblich von der jeweiligen Systemimplementierung und der organisatorischen Ausgestaltung ab.

Der Standard richtet sich insbesondere an Bibliotheken und vergleichbare Institutionen, die ihren Leihverkehr und Dokumentenlieferdienste digitalisieren und Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Softwaresystemen sicherstellen möchten. ISO 18626 schafft hierfür die technische Grundlage und unterstützt den organisationsübergreifenden Austausch von Anfragen und Statusnachrichten.

Formale Struktur von ISO 18626

ISO 18626 besteht aus mehreren Teilen, die verschiedene Aspekte der Kommunikation abdecken:

• ISO 18626-1:2017 – Nachrichtenformate und -inhalte Legt das strukturierte JSON-basierte Nachrichtenformat für den Leihverkehr fest und definiert die zentralen Nachrichtentypen sowie erforderliche Felder.
• ISO 18626-2:2019 – Anwendung von HTTP-Protokoll Regelt die technische Umsetzung der Übertragung mittels RESTful HTTP, wobei die Trennung von Nachrichtenformat und Übertragung ermöglicht wird.
• ISO 18626-3:2022 – Anwendung von WebSockets Beschreibt alternative Übertragungswege für den Echtzeitaustausch von Nachrichten.

Zusätzliche Richtlinien oder optionale Erweiterungen werden von Gremien wie der International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) oder nationalen Standardisierungsgremien verantwortet.

Kernfunktionen und Nachrichtenarten

ISO 18626 konzentriert sich – im Gegensatz zu früheren, sehr umfassenden ILL-Standards wie ISO 10160/10161 – auf drei zentrale Nachrichtentypen:

1. Request
   Enthält alle wesentlichen Informationen für eine Ausleihanfrage, etwa bibliographische Angaben, Nutzerinformationen (optional), gewünschte Fristsetzungen und Versanddetails. Pflichtfelder sind bspw. Transaction Id, bibliographische Daten und Daten der anfragenden und liefernden Einrichtung.
2. Supplying Agency Message
   Dient der Kommunikation zusätzlicher oder besonderer Hinweise seitens der liefernden Bibliothek, beispielsweise zu Lieferbedingungen, Hindernissen oder weiteren Absprachen.
3. Status
   Gibt Aufschluss über den aktuellen Bearbeitungsstand einer Anfrage (z. B. „in Bearbeitung“, „erledigt“, „abgelehnt“) und ermöglicht eine durchgehende Statuskontrolle.

Dieses schlanke Nachrichtenmodell reduziert die Zahl der notwendigen Systemnachrichten und erleichtert die Anbindung unterschiedlicher Softwaresysteme. Das optionale Feldmodell erlaubt, neben Pflichtangaben, auch weiterführende Kontextinformationen mitzuschicken, ohne die Interoperabilität zu beeinträchtigen.

Technische Umsetzung und Anforderungen

Der Standard schreibt das JSON-Format für die Nachrichtenstruktur verbindlich vor. Für die Übermittlung werden entweder RESTful HTTP-APIs (gemäß Teil 2 von ISO 18626) oder – alternativ – WebSockets genutzt. Diese technische Trennbarkeit erlaubt Bibliotheken die Wahl des passenden Kommunikationsprotokolls, was die Integration in vorhandene IT-Landschaften und Bibliotheksmanagementsysteme erleichtert.

Mindestvoraussetzungen für den Betrieb:

• IT-System mit Unterstützung für JSON-basierte Verarbeitung
• Standardisierte Schnittstellen (REST-API oder WebSockets)
• Verwaltung einer Transaktions-ID für jede Leihanfrage
• Möglichkeiten zur Absicherung der Datenübertragung (z. B. HTTPS)

Für kleine oder weniger IT-affine Bibliotheken bieten sich cloudbasierte Lösungen oder Middleware-Anbieter an, die ISO-18626-Schnittstellen als Service bereitstellen.

Typische Anwendungsgebiete und Workflow

ISO 18626 wurde vorrangig für den klassischen Leihverkehr („Interlibrary Loan“, ILL) zwischen öffentlichen, wissenschaftlichen und Spezialbibliotheken entwickelt. Darüber hinaus findet er Anwendung in Dokumentenlieferdiensten, Verbundbibliotheken sowie in internationalen Kooperationsprojekten.

Der typische Ablauf:

• Eine Bibliothek (Requesting Agency) sendet eine Anfrage (Request) digital an eine Partnerbibliothek (Supplying Agency).
• Die liefernde Bibliothek nimmt die Anfrage entgegen, prüft die Verfügbarkeit und sendet Rückmeldungen über den Status (Status-Messages) oder zusätzliche Informationen (Supplying Agency Message).
• Alle Informationen werden strukturiert, nachvollziehbar und systemübergreifend im vereinbarten Format übermittelt.

Begrenzungen des Standards:
ISO 18626 regelt nicht:

• Die Authentifizierung der Partnerbibliotheken oder die Rechteverwaltung
• Gebührenmanagement oder Zahlungsabwicklungen
• Die physische Auslieferung von Medien
• Übermittlung personenbezogener Daten über Mindestangaben hinaus (Datenschutz liegt bei der implementierenden Institution)

Integration in Bibliotheksmanagementsysteme und Infrastruktur

Viele moderne Bibliotheksmanagementsysteme unterstützen ISO 18626 bereits direkt oder bieten Module für den Austausch nach ISO 18626, darunter Systeme von Anbietern wie OCLC, Ex Libris, BIBLIOTHECAplus und Open Source-Lösungen wie Koha. Je nach Implementierungstiefe können automatisierte Leihprozessketten gebildet oder bestehende Workflows an ISO 18626 angebunden werden.

Darüber hinaus bieten nationale Ausleihverbünde oft eigene Schnittstellen, um die Vernetzung heterogener Systeme zu ermöglichen. Migrationsszenarien – etwa von den älteren ISO-10160/10161-Protokollen zu ISO 18626 – erfordern eine gezielte technische und organisatorische Planung, da weniger Workflowelemente direkt abgebildet werden und die Nachrichtenstruktur schlanker ist.

Best Practices für die Einführung von ISO 18626

• Systemanalyse und Implementierung: Überprüfen Sie, ob Ihr System bereits ISO-18626-kompatibel ist oder ein Software-Update benötigt. Dokumentation und Testumgebungen sind bei Anbietern und internationalen Fachgremien (z. B. IFLA) verfügbar.
• Gemeinsame Abstimmung mit Partnerbibliotheken: Vereinbaren Sie Testphasen, definieren Sie Ansprechpartner für Eskalationen und prüfen Sie die gegenseitige Kompatibilität der Schnittstellen.
• Schulung und Dokumentation: Vermitteln Sie dem Bibliothekspersonal die neue Nachrichtenstruktur und passen Sie interne Prozesse entsprechend an.
• Systempflege: Planen Sie längerfristige Updates ein; ISO-Standards werden im Rahmen umfassender internationaler Verfahren über mehrere Jahre hinweg überprüft und weiterentwickelt.

Werkzeuge, Dokumentation und Unterstützung

Für die Erprobung von ISO 18626 stehen internationale Testsysteme und Validierungswerkzeuge zur Verfügung. Beispielsweise stellt die IFLA zentrale Beispiele, Schemas und Guidelines bereit. Öffentliche Workflows und Sandbox-Systeme bieten die Möglichkeit, Nachrichtenformate vor dem Produktivbetrieb zu prüfen.

Sicherheit und Datenschutz

Bei der Übertragung von Anfragen und Statusmeldungen können personenbezogene oder vertrauliche Daten übermittelt werden. Ein sicherer Transport (z. B. Verschlüsselung über HTTPS) ist daher empfehlenswert. Die konkrete Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben obliegt dabei der jeweilig implementierenden Institution.

Quellen und weiterführende Informationen

• Offizieller Standardtext: https://www.iso.org/standard/68266.html
• Implementierungsbeispiele und offene Tools: Siehe Dokumentation der jeweiligen Bibliothekssoftware-Anbieter und nationale Fachportale

Häufige Fragen zu ISO 18626

Was macht ISO 18626 einzigartig im Vergleich zu älteren ILL-Standards?

ISO 18626 fokussiert auf eine minimale, klar definierte Anzahl von Nachrichtenarten und setzt dabei als erstes ILL-Standardformat konsequent auf Webtechnologien wie JSON und REST-API oder WebSockets. Im Gegensatz zu ISO 10160/10161 ist er schlanker, übersichtlicher und leichter zu implementieren.

Welche Nachrichtenarten gibt es in ISO 18626 und wie funktionieren sie?

ISO 18626 sieht genau drei Nachrichtenarten vor: Request (Anfrage), Supplying Agency Message (Kommunikation der liefernden Bibliothek, etwa bei Rückfragen oder Ergänzungen) und Status (Rückmeldung zum Bearbeitungsstand). Sie unterstützen alle notwendigen Informationsflüsse im Leihverkehr, decken jedoch keine weiterführenden Prozessdetails wie Abrechnungen oder Rechteverwaltung ab.

Wie wird der Datenschutz bei ISO 18626 gewährleistet?

Der Standard definiert das Datenformat, schreibt aber keine Schutzmechanismen vor. Die Absicherung der Kommunikationskanäle (z. B. via HTTPS) sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben obliegt den implementierenden Einrichtungen.

Kann ISO 18626 auch für andere Informationsmanagementsysteme außerhalb von Bibliotheken genutzt werden?

ISO 18626 ist speziell für den Leihverkehr zwischen Bibliotheken und bibliotheksbasierten Dokumentenlieferdiensten konzipiert. Andere Informationsmanagementsysteme nutzen individuelle Standards, die auf ihre jeweiligen Anwendungsfälle ausgelegt sind.

Wie können Bibliotheken sichergehen, dass ein Partner ISO 18626 unterstützt?

Dies lässt sich durch Einsicht in technische Dokumentationen, Kontaktaufnahme mit Anwendungsverantwortlichen oder den Austausch von Testnachrichten feststellen. Ein strukturierter Abstimmungsprozess im Vorfeld der Inbetriebnahme ist empfehlenswert.

Gibt es Werkzeuge zur Überprüfung der ISO-18626-Kompatibilität?

Ja, internationale Bibliotheksverbünde und die IFLA bieten Validierungsdienste und Testumgebungen an, mit denen Nachrichten geprüft und typische Fehlerquellen im Vorfeld identifiziert werden können.

Was sind typische Einschränkungen von ISO 18626?

ISO 18626 beschränkt sich auf die Übertragung strukturierter Nachrichten für den Leihverkehr. Der Standard regelt keinen vollständigen Leihworkflow, keine Authentifizierungsmechanismen, kein Gebührenmanagement und keine physische Medienbereitstellung. Er bildet die Grundlage, nicht jedoch die gesamte Prozesskette ab.

Wer ist an der Weiterentwicklung von ISO 18626 beteiligt?

Hauptakteur ist die IFLA mit den zuständigen Fachgremien. In die Weiterentwicklung fließen Erfahrungen aus verschiedenen Ländern und Fachgesellschaften ein. Aktualisierungen erfolgen üblicherweise in mehrjährigen Intervallen.

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