ALEPH

Die Plattform unterstützt die systematische Organisation von Beständen, die Verwaltung von Nutzenden sowie zahlreiche weitere Aufgaben des modernen Bibliotheksalltags. Ursprünglich von Ex Libris entwickelt, wurde ALEPH insbesondere im deutschsprachigen Raum lange Zeit als Standard im wissenschaftlichen Bibliothekswesen eingesetzt. Viele große Bibliotheksverbünde nutzten und nutzen es als zentrale Infrastruktur für ihre Mitgliederbibliotheken.

Historischer Überblick und Marktbedeutung

Die Entwicklung von ALEPH begann in den 1980er Jahren. Ex Libris etablierte das System in den folgenden Jahrzehnten als leistungsfähige, modulare Plattform für Bibliotheken. Insbesondere im deutschsprachigen Raum fand ALEPH weite Verbreitung: Zahlreiche universitäre Bibliothekssysteme sowie regionale Verbünde wie das Hochschulbibliothekszentrum (HBZ), der Kooperative Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg (KOBV) oder die Verbundzentrale des GBV setzen bzw. setzten ALEPH produktiv ein.

Heute ist ALEPH jedoch kein strategisches Produkt von Ex Libris mehr. Die aktive Weiterentwicklung wurde eingestellt, und der Hersteller empfiehlt den Umstieg auf Nachfolgesysteme wie Alma. Neue Funktionalitäten werden nicht mehr bereitgestellt; der Fokus liegt auf Wartung und Fehlerbehebung. Der Marktanteil von ALEPH nimmt entsprechend ab, da viele Einrichtungen bereits Migrationsprojekte planen oder umsetzen.

Was ist ALEPH?

ALEPH ist eine leistungsstarke Softwareplattform für das Bibliotheksmanagement, die modular aufgebaut ist und sich flexibel an die Anforderungen einzelner Bibliotheken oder Bibliotheksverbünde anpassen lässt. Zu den Kernaufgaben gehören Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihmanagement und Berichts­wesen. ALEPH unterstützt internationale Datenformate wie MARC21 sowie Standardschnittstellen wie Z39.50, SRU/SRW und OAI-PMH, was den Austausch mit anderen Bibliotheks­systemen oder Fachportalen erleichtert. Eine Besonderheit: Bestimmte moderne Anforderungen, wie das Management elektronischer Ressourcen oder Forschungsdaten, lassen sich mit ALEPH nur eingeschränkt und meist über Zusatzmodule bzw. externe Produkte abwickeln.

Zentrale Funktionen von ALEPH

ALEPH deckt viele Aufgabenbereiche des Bibliotheks­betriebs ab und unterstützt eine Vielzahl typischer Prozesse:

• Katalogisierung: Detaillierte Erfassung und Pflege bibliografischer Daten nach internationalen Standards wie MARC21. Dies ermöglicht verlässliche Suchergebnisse und eine Kooperation mit Verbundsystemen.
• Ausleihmanagement: Verwaltung und Dokumentation der Entleihungen, Rückgaben, Verlängerungen und Vormerkungen. Prozesse werden weitgehend automatisiert, Nutzerbenachrichtigungen werden bereitgestellt.
• Benutzerverwaltung: Verwaltung von Nutzenden und deren Berechtigungen, Gebührenmanagement sowie gezielte Ansprache verschiedener Zielgruppen.
• Erwerbungsmanagement: Unterstützung aller Schritte von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung bis zum Lieferantenmanagement.
• Online-Katalog (OPAC): Nutzerinnen und Nutzer können den Bestand recherchieren und Bibliothekskonten einsehen. Viele Bibliotheken setzen jedoch zusätzlich moderne Discovery-Systeme wie Primo ein, die auf den ALEPH-Bestand zugreifen und eine komfortablere Recherche bieten.
• Berichte und Auswertungen: Integration von Analyse- und Berichtswerkzeugen zur Nutzungsstatistik und Prozessüberwachung.
• Schnittstellen: Unterstützung von Standardschnittstellen wie Z39.50, SRU/SRW und OAI-PMH für die Integration mit anderen Systemen. Moderne RESTful-APIs sind in ALEPH jedoch nicht nativ verfügbar und erfordern Zusatzlösungen.

Unsere angebotene Software für Bibliotheksmanagement orientiert sich an diesen Best Practices und geht über die traditionellen Möglichkeiten von ALEPH hinaus, um moderne Anforderungen vollumfänglich zu unterstützen.

Technische Basis von ALEPH

ALEPH wurde ursprünglich in der Programmiersprache C entwickelt und läuft auf Unix-basierten Betriebssystemen (z. B. Solaris, Linux), unterstützt aber auch Windows-Clients. Die Datenhaltung erfolgt typischerweise in Oracle-Datenbanken. Die Systemarchitektur ist auf lokale oder gehostete Serverinstanzen ausgelegt, eine native Bereitstellung als SaaS-Lösung ist nicht vorgesehen. Anbindungen an weitere Dienste und Oberflächen sind über Standardschnittstellen möglich.

Einsatzbeispiele: ALEPH in der Praxis

Im deutschsprachigen Raum ist ALEPH in zahlreichen wissenschaftlichen Bibliotheken, Landesbibliotheken und öffentlichen Bibliotheken im Einsatz. Verbundsysteme wie das HBZ (Hochschulbibliothekszentrum NRW) oder der KOBV (Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg) haben über Jahre ALEPH genutzt, um eine gemeinsame bibliografische Datenbasis bereitzustellen und Katalogisierungs- sowie Ausleihvorgänge zu koordinieren. Immer häufiger wird jedoch der OPAC durch Discovery-Lösungen bzw. auf ALEPH aufsetzende Webportale abgelöst, da diese eine zeitgemäße Suche und umfassende Vernetzung mit externen Ressourcen ermöglichen.

Herausforderungen und Barrieren

Der Betrieb und die Einführung von ALEPH sind mit spezifischen Herausforderungen verbunden. Die Komplexität des Systems erfordert intensive Einarbeitung, fortlaufende Schulungen und eine sorgfältige Pflege der Systemumgebung. Anpassungen oder Integrationen können mit erheblichem personellen und technischen Aufwand verbunden sein. Da ALEPH keine native Cloud-Lösung und keine browserbasierte All-in-One-Oberfläche bietet, ist die langfristige IT-Bindung ein entscheidender Faktor. Der Umstieg auf modernere, cloudbasierte Bibliotheksmanagementsysteme wie Alma wird von Ex Libris aktiv empfohlen.

Unterschiede zu modernen Lösungen

Im Vergleich zu cloudbasierten Nachfolgelösungen wie Alma arbeitet ALEPH weiterhin auf lokaler oder gehosteter Infrastruktur, mit entsprechendem Betriebs- und Wartungsaufwand. Updates und Funktionserweiterungen müssen manuell eingespielt werden. Zeitgemäße Anforderungen wie ein vollumfängliches E-Ressourcen-Management, dynamische Schnittstellen (wie RESTful APIs) oder SaaS-Betrieb werden von modernen Lösungen nativ abgedeckt, von ALEPH hingegen nur bedingt oder über Zusatzprodukte.

Migration und Zukunftsperspektiven

Da die Weiterentwicklung von ALEPH eingestellt ist, empfiehlt der Hersteller Bibliotheken, den Wechsel auf Alma oder vergleichbare Systeme zu planen. Typische Migrationspfade beinhalten zunächst eine umfassende Evaluierung bestehender Datenstrukturen, Schnittstellen und Workflows, gefolgt von der Überführung in cloudbasierte Plattformen mit neuen Funktionalitäten. In den kommenden Jahren werden die meisten ALEPH-Installationen im deutschsprachigen Raum voraussichtlich abgelöst. Die Community bereitet sich bereits durch Migrationsprojekte und Fortbildung auf diesen Generationenwechsel vor.

Best Practices für den produktiven Einsatz

• Gezielte Schulungen: Vermitteln Sie den Mitarbeitenden regelmäßiges Wissen zu allen Systemmodulen. So sichern Sie eine effiziente Nutzung.
• Datenqualität sichern: Sensible Pflege der Metadaten und konsequentes Datenqualitätsmanagement erhöhen die Wertigkeit des Katalogs.
• Nutzerorientierte Prozesse: Wo möglich, passen Sie Prozesse und Oberflächen an die Anforderungen der jeweiligen Zielgruppen an, auch über die Standardfunktionen hinaus.
• Technisches Monitoring: Achten Sie auf aktuelle Wartungs- und Supportstände – angesichts der Einstellung der Weiterentwicklung sind Sicherheits- und Stabilitätsmaßnahmen essenziell.
• Integration moderner Dienste: Ergänzen Sie ALEPH nach Bedarf mit Discovery-Systemen, externen Ausleihdiensten oder Schnittstellen zur Digitalisierung weiterer Services.

Typische Missverständnisse rund um ALEPH

• ALEPH ist kein reines Datenbanksystem: Es handelt sich um eine vollständige, modulare Anwendungsplattform für das Bibliotheksmanagement.
• Nicht ausschließlich für große Einrichtungen: ALEPH ist vielfach in Verbünden und Spezialbibliotheken kleiner bis mittlerer Größe im Einsatz.
• Nicht als SaaS verfügbar: ALEPH ist primär zur lokalen oder gehosteten Installation vorgesehen; Cloud- und SaaS-Betrieb sind mit dem Produkt nicht nativ möglich.
• Keine zukunftssichere Entwicklung: ALEPH wird nicht mehr als strategisches Produkt von Ex Libris weiterentwickelt. Es wird nur noch gewartet, und der Hersteller rät zur Migration auf Alma oder ähnliche Systeme.
• Moderne Schnittstellen nur eingeschränkt: ALEPH bietet keine nativ integrierten RESTful APIs; klassische Schnittstellen wie Z39.50, SRU/SRW und OAI-PMH sind hingegen gut unterstützt.

Die Berücksichtigung dieser Aspekte ermöglicht eine objektive Einschätzung bei der Systemauswahl und Migrationsplanung.

Häufige Fragen zu ALEPH

Was bedeutet „ALEPH“?

ALEPH ist kein Akronym, sondern stammt aus dem Hebräischen und bezeichnet den ersten Buchstaben des Alphabets. Im Bibliotheksumfeld steht der Begriff für eine Managementsoftware, die zahlreiche bibliothekarische Prozesse digital steuert und dokumentiert.

Ist ALEPH auch für kleine Bibliotheken geeignet?

Ja, ALEPH kann durch seinen modularen Aufbau auch an kleinere Bibliotheken angepasst werden. Dennoch sollte die langfristige Perspektive angesichts der eingestellten Weiterentwicklung und des Migrationsdrucks sorgfältig abgewogen werden.

Wie unterscheidet sich ALEPH von modernen Bibliotheksmanagementsystemen?

Im Unterschied zu Lösungen wie Alma ist ALEPH kein cloudbasiertes Produkt, bietet keinen SaaS-Betrieb und stellt keine modernen RESTful-APIs zur Verfügung. Die Updatezyklen sind weniger dynamisch, und viele Erweiterungen oder Integrationen erfordern Zusatzprodukte oder eigene Entwicklungsprojekte.

Welche Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten bietet ALEPH?

ALEPH unterstützt klassische Bibliotheksschnittstellen wie Z39.50, SRU/SRW und OAI-PMH, die eine Anbindung externer Systeme und Datenquellen ermöglichen. Moderne Programmierschnittstellen wie RESTful-APIs sind nicht Bestandteil des Kernsystems und nur durch Drittanbieter-Lösungen nutzbar.

Welche Rolle spielen Discovery-Systeme im Zusammenhang mit ALEPH?

Viele ALEPH-Bibliotheken setzen für die Recherche im Bestand nicht ausschließlich auf den klassischen OPAC, sondern kombinieren ihn mit Discovery-Systemen wie Primo, die benutzerfreundliche Such- und Navigationsmöglichkeiten über den Bibliotheksbestand und externe Quellen hinweg bieten.

Wie gestaltet sich der Migrationspfad von ALEPH?

Der Übergang von ALEPH zu einem Nachfolgesystem wie Alma erfolgt über umfassende Datenmigration, Anpassung der Workflows und intensive Schulung der Mitarbeitenden. Viele deutsche und österreichische Einrichtungen sind bereits in Migrationsprojekten oder bereiten diese vor.

Gibt es Alternativen zu ALEPH?

Zu den wichtigsten Alternativen zählen cloudbasierte Systeme wie Alma von Ex Libris, Koha (Open Source) oder LBS von OCLC. Die Auswahl sollte sich an Ihren organisatorischen, technischen und strategischen Anforderungen orientieren.

Für welche Aufgaben ist ALEPH nur eingeschränkt geeignet?

Funktionen wie das Management elektronischer Ressourcen, Forschungsdaten oder eine umfassende Digitalisierung sind mit ALEPH im Standard nur begrenzt abbildbar. In den meisten Fällen sind hierfür Zusatzlösungen oder externe Module erforderlich.

Welche Supportfristen und Zukunftsperspektiven gibt es?

Ex Libris hat die Weiterentwicklung eingestellt und bietet nur noch Wartung und Fehlerbehebung an. Supportfristen werden durch den Hersteller beziehungsweise Bibliotheksverbünde und Service-Partner abhängig von individuellen Vereinbarungen bestimmt. Eine frühzeitige Planung der Migration wird empfohlen.