Datenschutzhinweise zur Datenverarbeitung für Geschäftspartner

Im Zuge der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und der GLOMAS Deutschland GmbH ist es unerlässlich, dass wir personenbezogene Daten verarbeiten. Unter „personenbezogenen Daten“ sind jegliche Informationen zu verstehen, die sich auf natürliche Personen, entweder mittelbar oder unmittelbar beziehen.

Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner ist uns sehr wichtig. Wir sind dazu verpflichtet, Ihre Daten zu schützen. Diesen Auftrag nehmen wir sehr ernst.

Wir möchten Sie mit der folgenden Auskunft über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten, sowie Ihre diesbezüglichen Datenschutzrechte informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

GLOMAS Deutschland GmbH
Hölzlestraße 40/1
72336 Balingen
Telefon: +49 (0) 89 36 81 99 0
FAX: +49 (0) 89 36 81 99 66
E-Mail: info@glomas.de
Web: https://www.glomas.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

SuS data shield GmbH
Saarstraße 32/1
71282 Hemmingen
Telefon: +49(0)7141-2589-180
E-Mail: info@data-shield.de
Web: https://www.data-shield.de

2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Im Rahmen des Kunden-Verhältnisses

Zur Vertragsbegründung bzw. für vorvertraglichen Maßnahmen verarbeiten wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihrer Organisation sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln. Weiterhin kommt es beispielsweise im Rahmen von Support-Dienstleistungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Wenn Sie uns beauftragen und/oder eine Anfrage an uns stellen, erheben wir je nach Art des Anliegens die folgenden personenbezogenen Daten:

Vorname, Nachname,
Anrede,
Firmenname,
eine gültige E-Mail-Adresse,
Anschrift, falls abweichend auch Lieferadresse,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
Kundenhistorie,
personenbezogene Daten, wie bspw. Namenskürzel, aus Dokumentationen
(z. B. Beratungsprotokolle, Lastenhefte, Projektplanungen etc.),
Authentifizierungsdaten (Unterschrift),
Faxnummer,
Bankverbindung,
Tätigkeitsbereich bzw. Position,
Staatsangehörigkeit,

Im Rahmen der Nutzung von DI.NORMS

Nutzen Sie unsers Anwendung NI.NORMS, so verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

Vorname, Name,
Anrede,
Arbeitsort,
E-Mail-Adresse,
Personalnummer,
Benutzergruppe,
Berechtigungen,
Abteilung.

Im Rahmen der Nutzung des Bibliotheksmanagements

Sind Sie Nutzer unserer Anwendung Libraries, so werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Vorname, Name,
Anrede,
E-Mail-Adresse,
Firmen- / Institutionszugehörigkeit,
Abteilung,
Postanschrift
Telefon
Berechtigungen/Benutzergruppe,
Status (aktiv / inaktiv), Austrittsdatum
Zugangsinformationen (Authentifizierung),
Bearbeiter-Kürzel/Benutzerkennung,
Datensatzspezifische Systeminteraktionen (Wann und von wem wurde ein Datensatz angelegt bzw. editiert). nur für Bibliotheksmitarbeiter, nicht OPAC-Nutzer

Sind Sie (zugleich) betroffene Person der Anwendung Libraries (ausleihende Person), so werden darüber hinaus die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Ausleihdatum,
Verlängerungszeiträume,
Mahnungen,
Ausleihhistorien,
Ausleihstatistiken,
Vormerkungen,
Rückgaben,
Anfragen,
Bestellungen,
Zeitschriftenumläufe,
ToC-Umläufe.

Im Rahmen der Nutzung der Parlamentsdokumentation

Sind Sie Nutzer unserer Parlamentsdokumentation, so werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Vorname, Name,
Anrede,
Anschrift (Privatanschrift, Adresse der Institution / Einrichtung),
Telefonnummer,
E-Mail-Adresse,
Benutzergruppe,
Berechtigungen,
Position,
Abteilung,
Zugangs- & Zugriffsinformationen,

Sind Sie (zugleich) betroffene Person der Parlamentsdokumentation, so werden darüber hinaus die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Status (bspw. MdL),
Fraktionszugehörigkeit,
LTV,
Zugehörigkeit Wahlkreisbüro.

Im Rahmen der Nutzung der Forschungsdokumentation

Sind Sie Nutzer unserer Forschungsdokumentation, so werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Vorname, Name,
Anrede,
E-Mail-Adresse,
Benutzergruppe/Berechtigungen/Rolle
Position,
Abteilung,
Postanschrift
Firmen/Institutszugehörigkeit
Zugangs- & Zugriffsinformationen (Authentifizierung),
Bearbeiter-Kürzel/Benutzerkennung.

Im Rahmen der Nutzung von Customer-Intelligence-Leistungen

Sollten Sie unsere Dienstleistungen aus dem Segment Customer-Intelligence nutzen, so werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Vorname, Nachname,
Anrede,
Firmenname,
eine gültige E-Mail-Adresse,
Anschrift, falls abweichend auch Lieferadresse,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
personenbezogene Daten, wie bspw. Namenskürzel, aus Dokumentationen
(z. B. Beratungsprotokolle, Lastenhefte, Projektplanungen etc.),
personenbezogene Daten aus Korrespondenzen im Kontext mit der Beschreibung der Anforderungen, etc.

Im Rahmen von Support-Leistungen

Sollte es zu Support-Leistungen im Rahmen von Kundenaufträgen kommen, so werden darüber hinaus auch weitere personenbezogene Daten verarbeitet. Dies sind u. a.:

Anzahl der Teilnehmer einer Sitzung,
E-Mail-Adresse und/oder
eine Telefonnummer,
Konferenzdauer,
Beginn und Ende der Teilnahme an der Konferenzsitzung,
Metadaten, welche in der Sitzung entstehen.

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, soweit in diesem Rahmen personenbezogene Daten erforderlich sind.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, welche Verarbeitungen personenbezogener Daten nach sich ziehen können, die über die o.g. Zwecke hinausgehen. Hierzu zählen Steuergesetze sowie die gesetzlich vorgeschriebene Buchführung, die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden und die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, erfolgt eine Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung des berechtigten Interesses von uns. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche wir von Wirtschaftsauskunfteien einholen zum Zwecke von Bonitätsprüfungen. Unser berechtigtes Interesse ergibt aus der Reduzierung wirtschaftlicher Risiken,
weiterhin nutzen wir die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Pflege der Kunden- bzw. Geschäftsbeziehungen, des Marketings und der Werbung für unsere Produkte und/oder Leistungen. Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich diesbezüglich aus dem Bestreben, unsere Produkte und/oder Leistungen bekannt zu machen und zu verbessern, sowie für
die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, dies betrifft auch personenbezogene Daten die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind.

Einwilligung zur Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung von Ihnen. Dabei ergeben sich der Zweck und die Art der Verarbeitung jeweils aus der jederzeit widerrufbaren Einwilligungserklärung Ihrerseits.

4. An wen werden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls übermittelt?

Innerhalb unseres Unternehmens

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Es gilt bei allen Verarbeitungen das Need-to-know-Prinzip: Wir arbeiten sehr Datensparsam, in allen Abteilungen.

Verbundene Unternehmen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen des Auftrags zulässig ist.

Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag, je nach Art der Kundenbeziehung, auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall:

Anbieter für das Webhosting,
Anbieter des Ticket-Systems,
Terminplanungstool-Dienstleister,
Online-Meetings- & Fernwartungs-Tool-Anbieter, diese verarbeiten zur Durchführung der jeweiligen Dienste weitergehende technische Informationen, wie bspw.:
- Die IP-Adresse,
- die MAC-Adresse,
- eine Geräte-ID,
- den Gerätetypen,
- Informationen zum Betriebssystem,
- Informationen zur Betriebsversion,
- die Client-Version,
- den Kameratypen sowie Informationen zum Mikrofon oder zum Lautsprecher,
- die Art der Verbindung,
Telefonie-Dienstleister,
Cloud-Dienstleister,
Kunden-Verwaltungssystem-Anbieter,
Rechenzentren-Dienstleister.

Außerhalb des Unternehmens [Dritte]

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben bzw. gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist. Eine Weitergabe personenbezogener Daten kann auch zur Wahrung des berechtigten Interesses erfolgen oder weil wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag),
Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. Versandunternehmen, Kredit- und Finanzdienstleister (Abwicklung Zahlungsverkehr),
Empfänger Wirtschaftsauskunfteien,
sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

5. Werden Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. In anderen Fällen wurden angemessene Garantien vereinbart, dazu zählen Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission, Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder weitere zugelassene Sicherheitsgarantien.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

7. Welche Rechte haben Sie bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Sie haben das Recht gemäß:

Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die
Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
+49 (0) 711 61 55 41 - 0
+49 (0) 711 61 55 41 - 15
poststelle@lfdi.bwl.de

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit dieser Direktwerbung in Verbindung steht.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@glomas.de.

8. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Dementsprechend sind Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten hat zur Folge, dass wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen können, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

9. Aus welcher Quelle stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten haben.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Telefonverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise entnommen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen.

10. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für Vor- vertragliche Maßnahmen nutzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

11. Werden Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterverarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten initial erhoben wurden.