Was ist ein Forschungsinformationssystem (FIS)?

Forschungsinformationssysteme (FIS) sind unverzichtbare Werkzeuge für Wissenschaftseinrichtungen, die ihre Forschungsaktivitäten effizient steuern und international anschlussfähig dokumentieren wollen. 

Angesichts steigender Datenmengen, wachsender Regulierungsanforderungen und zunehmender digitaler Vernetzung stehen Universitäten, Bibliotheken, Forschungsinstitute und Unternehmen mit F&E-Abteilungen vor der Herausforderung, vielfältige Informationen nicht nur strukturiert zu erfassen, sondern für unterschiedliche Nutzergruppen flexibel nutzbar zu machen. 

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Funktionen, Vorteile und Herausforderungen eines FIS und erfahren, wie der gezielte Einsatz Ihr Informationsmanagement substanziell verbessern kann.

Kernfunktionen eines Forschungsinformationssystems

Mit der wachsenden Bedeutung datenbasierter Forschung rücken Aspekte wie Verfügbarkeit, Transparenz, Wiederverwendung und Interoperabilität von Forschungsinformationen in den Fokus. Moderne FIS bieten weit mehr, als nur Metadaten zu speichern. Sie vernetzen zentrale Einheiten im Forschungsbetrieb und ermöglichen einen effizienten Informationsfluss.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Zentrale und konsistente Datenhaltung: Ein FIS dient als einheitliches System zur Dokumentation von Projekten, Publikationen, Fördermitteln, Kooperationen und beteiligten Personen. Dies schafft ein solides Fundament und verhindert Insellösungen.
• Strukturierte Nachnutzung und Vernetzung: Über standardisierte Schnittstellen (z. B. CERIF, OAI-PMH) und Anbindungsmöglichkeiten können FIS mit Forschungsdatenrepositorien, Publikationsservern, Identity-Management-Systemen oder externen Wissenschaftsdatenbanken kommunizieren. Dadurch wird Datenaustausch mit nationalen und internationalen Berichtssystemen, Forschungsförderern und Open-Science-Initiativen ermöglicht.
• Verknüpfung wissenschaftlicher Ergebnisse: Das FIS systematisiert, verknüpft und analysiert Konferenzbeiträge, Publikationen, Patente, Drittmittelprojekte und weitere Forschungsleistungen. Dies schafft Mehrwert für interdisziplinäre Zusammenarbeit, z. B. auch beim Aufbau von Knowledge Graphs.
• Effizientes Projekt- und Drittmittelmanagement: FIS unterstützen die Verwaltung von Forschungsvorhaben und Fördermitteln - von der Antragstellung bis zur Mittelverwendung. Umfangreiche Nachweisdokumente für Anträge, Berichte und Audits sind zentral abrufbar.
• Schlanke Dokumentation und versionierte Archivierung: Konsistente, versionierte Ablage von Nachweisen und Berichten ermöglicht eine revisionssichere Bearbeitung - für eigene Auswertungen, externe Prüfungen und Berichtsanforderungen.
• Bedarfsgerechte Auswertung und Berichterstattung: Leistungsstarke Analysewerkzeuge liefern individualisierbare Berichte, Statistiken und Übersichten - für interne Steuerung, Evaluierungen oder Berichtspflichten an Drittmittelgeber. Dabei werden Quantität und Qualität der Forschungsleistungen transparent und nachvollziehbar dargestellt.
• Einbindung von Open-Science- und FAIR-Prinzipien: Moderne FIS unterstützen eine transparente, offene Wissenschaft, indem sie Daten nach FAIR-Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) verwalten und bereitstellen und Open-Data-Workflows abbilden.

FIS konzentrieren sich vorrangig auf die Verwaltung und Vernetzung von Metadaten sowie Kontextinformationen zu Forschungsprozessen. Die eigentlichen Rohdaten wissenschaftlicher Experimente werden meist in spezialisierten Repositorien archiviert, doch über Schnittstellen kann das FIS deren Metadaten einbinden.

Nachhaltiger Mehrwert für Forschungseinrichtungen

Die Einführung eines FIS verändert die Abläufe einer Organisation nachhaltig und ermöglicht deutliche Verbesserungen in vielen Bereichen:

• Zeit- und Ressourceneinsparung: Automatisierung von Datensammlung, Berichtserstellung und Prozessdokumentation reduziert den administrativen Aufwand und schafft Freiräume für die eigentliche Forschungsarbeit.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Einheitliche, stets aktuelle Zugriffsrechte und Dokumentationsmechanismen fördern die Zusammenarbeit und schaffen Planungssicherheit.
• Erhöhte Datenqualität und Compliance-Unterstützung: Durch klare Workflows, strukturierte Datenerfassung sowie systematische Validierungen werden Fehler verringert und bestehende rechtliche, förderrechtliche sowie organisatorische Anforderungen effizient unterstützt - etwa für Drittmittelverwaltung, Datenexport für nationale Forschungsberichte und interne Audits.
• Strategische Forschungssteuerung: Flexible Dashboards und konfigurierbare Kennzahlen ermöglichen fundierte Entscheidungen auf Basis vielfältiger Daten. Dabei werden sowohl quantitative als auch qualitative Indikatoren (z. B. Forschungsschwerpunkte, Kooperationserfolge) berücksichtigt.
• Effiziente Berichterstattung: Berichtspflichten gegenüber Forschenden, Geldgebern, Hochschulleitungen oder Behörden werden durch vordefinierte Templates, Automatisierungen und Fristenmanagement unterstützt.
• Interoperabilität und nachhaltige Datenintegration: Offene Schnittstellen und Unterstützung von Datenstandards fördern die Nachnutzung, verhindern Datenverluste bei Systemwechsel (Vendor-Lock-In) und erlauben so zukunftsfähige Architekturen.

Diese Aspekte stärken die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsposition der Einrichtung - insbesondere, wenn globale Vernetzung, nationale Forschungsberichterstattung und open-science-Initiativen zunehmend verpflichtend werden.

Praktische Anwendungsbereiche eines FIS

Forschungsinformationssysteme werden heute in verschiedensten Konstellationen eingesetzt - nicht nur in Hochschulen, sondern auch in außeruniversitären Forschungseinrichtungen, Stiftungen oder forschungsaktiven Unternehmen. Typische Einsatzszenarien sind:

• Wissenschaftliche Bibliotheken: Verknüpfung aller Publikationen und Personendaten zur bibliografischen Auswertung, Leistungsdarstellung und Unterstützung von Forschungsbewertung (u. a. Bibliometrie, Impact-Analysen).
• Universitäten und Hochschulen: Übersicht über Projekte, Publikationen, Patente, Career Tracking, Einwerbung von Drittmitteln und Compliance-Dokumentation für einzelne Fakultäten oder den gesamten Standort.
• Forschungsinstitute: Institutionenübergreifende Auswertung von Forschungsleistungen, Synergieerkennung und systematische Erfassung von Kooperationen und Transferaktivitäten.
• F&E-Abteilungen in Unternehmen: Steuerung und Dokumentation von Innovationsprojekten, revisionssichere Verwaltung von Fördermitteln, Dokumentation von Compliance-Prozessen. So werden Produktentwicklungen, regulatorische Anforderungen und Marktpositionen gestärkt.
• Integration externer Datenquellen: Über offene Schnittstellen werden Normierungsdaten, Open-Data-Quellen, Fördermitteldatenbanken, Forschungsregister und nationale Statistikportale automatisiert eingebunden.

Darüber hinaus unterstützen FIS bei der Einhaltung von Berichtspflichten, automatisieren Fristenmanagement und Dokumentation und reduzieren so Fehlerquellen sowie Ressourcenverbrauch - wobei ein Restrisiko immer besteht und auch automatisierte Systeme in der Praxis aufmerksam betreut werden müssen.

Herausforderungen und Best Practices im Forschungsdatenmanagement

Vor der Einführung eines FIS zeigen sich oft Schwächen herkömmlicher Methoden, aber auch bei der Systemumstellung sind typische Fallstricke zu beachten:

• Verteilte, inkonsistente Datenhaltung: Daten in isolierten Excel-Tabellen, unterschiedlichen Dateiformaten oder lokalen Laufwerken erschweren Zusammenarbeit und Übersicht. Die Migration dieser Bestände ins FIS erfordert eine sorgfältige Analyse und Bereinigung.
• Systembrüche und Medienwechsel: Fehlende Schnittstellen zwischen Altsystemen verursachen manuelle Mehrarbeit. Best Practices sind hier die Einführung von etablierten Austauschstandards wie CERIF oder OAI-PMH, die auch Interoperabilität mit internationalen Berichtssystemen sicherstellen.
• Redundanzen und Doppeleingaben: Wiederholte manuelle Erfassung begünstigt Fehler. FIS setzen auf automatische Dublettenprüfung, rollenbasierte Workflows und Plausibilitätskontrollen.
• Berichtserstattung und Evaluationsprozesse: Das Zusammenfügen von Daten für Berichte erzeugt hohen Aufwand. Hier helfen vordefinierte Exportformate, Fristenmanagement und granulare Berechtigungen.
• Datenschutz, IT-Sicherheit und rechtliche Anforderungen: Die Erfüllung von DSGVO, Schutz vor unbefugtem Zugriff und professionelle Löschkonzepte sind unerlässlich. Moderne FIS bringen Verschlüsselung, differenzierte Rechteverwaltung und sichere Schnittstellen mit.
• Vernetzung und internationale Standards: Eine Anbindung an euroCRIS, nationale Forschungsberichtsportale und Open-Science-Plattformen ist in vielen Disziplinen zunehmend Pflicht. Ein nachhaltiges FIS unterstützt diese Anforderungen bereits in der Grundarchitektur.
• Change Management und Nutzerakzeptanz: Die Einführung eines FIS sollte durch gezielte Schulungen, Supportangebote und Change-Management-Prozesse begleitet werden, um Akzeptanz und langfristigen Erfolg sicherzustellen.
• Langfristige Nachhaltigkeit: Export- und Migrationsoptionen zur Verhinderung von Vendor-Lock-In, Langzeitarchivierungskonzepte und regelmäßige Systempflege tragen zur Zukunftsfähigkeit bei.

Bewährte Ansätze empfehlen, in Pilotphasen zu starten und Schnittstellen frühzeitig zu definieren. Ebenso sollte die Usability für Forschende und den Administrationsaufwand von Anfang an in den Blick genommen werden.

GLOMAS Forschungsinformationssystem: Zukunftssichere Lösung für integratives Forschungsdatenmanagement

Viele der beschriebenen Herausforderungen werden durch spezialisierte IT-Lösungen konkret adressiert. Das FIS von GLOMAS ist hierfür ein Beispiel aus der Praxis: Es ist modular aufgebaut, integriert sich flexibel in vorhandene Infrastrukturen und unterstützt alle gängigen Schnittstellenstandards. Damit wird die Vernetzung mit Repositorien, Bibliothekssystemen, Publikationsservern und externen Berichtssystemen erheblich erleichtert.

GLOMAS setzt auf eine benutzerfreundliche Weboberfläche mit individuell konfigurierbaren Berechtigungen. Neben der strukturierten Erfassung von Forschungsprojekten und -leistungen gibt es automatisierte Validierungen, Fristenmanagement und qualifizierten Datenexporten.

Durch DSGVO-konforme Workflows, detailliertes Rollenmanagement und flexible Im- und Exportschnittstellen unterstützt GLOMAS nicht nur Sicherheit und Datenschutz, sondern ermöglicht Ihnen einen nachhaltigen und zukunftssicheren Umgang mit Ihren Forschungsinformationen.

Weitere Informationen und eine Übersicht aller Funktionen finden Sie unter www.glomas.de/forschungsdokumentation.

Fazit

Die Anforderungen an das Forschungsinformationsmanagement wachsen kontinuierlich - national und international. Ein modernes FIS ermöglicht eine strukturierte, effiziente und anpassungsfähige Verwaltung von Forschungsinformationen, steigert Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit und unterstützt die Compliance. Gleichzeitig bestehen für kleinere Einrichtungen oder bestimmte Disziplinen auch Alternativen: von adressatengerechten Teillösungen über Open-Source-Systeme bis hin zu modularen Angeboten. Entscheidend ist eine bewusste Entscheidung für passende Strukturen und Standards, um Forschung nachhaltig, sicher und mit Blick auf die Zukunft zu gestalten.