VSA

Damit ist der schweizerische Fachverband der Archivfachpersonen, Archive und archivnahen Institutionen gemeint. Die präzise Bezeichnung ist wichtig, weil die Abkürzung VSA in der Schweiz auch für andere Organisationen verwendet wird.

Der VSA-AAS befasst sich mit zentralen Fragen des Archivwesens und der professionellen Informationsverwaltung. Dazu gehören Bewertung, Überlieferungsbildung, Erschließung, Records Management, digitale Langzeitarchivierung, Zugang zu Archivgut, Datenschutz, Informationssicherheit und fachlicher Austausch. Für Sie ist der Verband besonders relevant, wenn Sie Unterlagen nicht nur kurzfristig verwalten, sondern langfristig nachvollziehbar, verständlich, authentisch und nutzbar halten müssen.

Was ist der VSA-AAS?

Der VSA-AAS ist ein Fachverband für Personen, Archive und Institutionen, die im Archivwesen oder in angrenzenden Bereichen der Informationsverwaltung tätig sind. Er vertritt archivische Anliegen, fördert den fachlichen Austausch und unterstützt die Weiterentwicklung der Archivpraxis in der Schweiz. Er ist jedoch keine Software, keine Archivplattform, keine Aufsichtsbehörde und keine Normierungs- oder Zertifizierungsstelle.

Zum Umfeld des VSA-AAS gehören Staatsarchive, Stadtarchive, Gemeindearchive, Hochschul- und Forschungsarchive, Unternehmensarchive, kirchliche Archive, Spezialarchive, audiovisuelle Archive und Sammlungen. Ebenso relevant ist der Verband für Fachpersonen aus Records Management, Informationsverwaltung, digitaler Archivierung, Datenschutz, Informationssicherheit und Dokumentenmanagement. Auch Studierende, Quereinsteigende, Dienstleister und Systemanbieter mit archivischem Bezug können Teil dieser Fachcommunity sein.

Der Verband bietet eine Plattform für Weiterbildung, Vernetzung, Fachdiskussionen und fachliche Orientierung. Er kann Empfehlungen, Stellungnahmen, Publikationen oder Hinweise auf bewährte Standards bereitstellen, setzt aber keine rechtlich verbindlichen Vorgaben. Verbindliche Anforderungen ergeben sich je nach Kontext aus Archivgesetzen, Datenschutzrecht, Öffentlichkeitsrecht, Aufbewahrungspflichten, internen Weisungen oder vertraglichen Regelungen.

Geschichte und Rolle in der Schweizer Archivlandschaft

Der VSA-AAS wurde 1922 gegründet und hat sich seitdem zu einer wichtigen fachlichen Stimme des Archivwesens in der Schweiz entwickelt. Seine Rolle hat sich mit den Veränderungen der Verwaltung, der Wissenschaft, der Wirtschaft und der Informationstechnologie deutlich erweitert. Während Archive früher vor allem mit Papierakten, Urkunden, Plänen oder Fotografien verbunden wurden, stehen heute digitale Dossiers, Fachanwendungen, Datenbanken, E-Mails, Webseiten, Forschungsdaten und audiovisuelle Medien ebenso im Fokus.

In der Schweizer Archivlandschaft nimmt der VSA-AAS eine verbindende Funktion ein. Er bringt Fachpersonen aus unterschiedlichen Archivtypen, Sprachregionen und institutionellen Kontexten zusammen. Dadurch unterstützt er den Austausch zwischen öffentlichen Archiven, privaten Archiven, Hochschulen, Unternehmen, Gedächtnisinstitutionen und informationsbezogenen Fachbereichen.

Diese Rolle ist besonders wichtig, weil Archivierung in der Schweiz föderal geprägt ist. Neben dem Schweizerischen Bundesarchiv bestehen kantonale, kommunale und institutionelle Zuständigkeiten mit eigenen rechtlichen Grundlagen und organisatorischen Strukturen. Der VSA-AAS kann hier Orientierung und Austausch fördern, ersetzt aber nicht die Zuständigkeit der jeweiligen Archive, Behörden oder Gesetzgeber.

Aufgaben und Tätigkeitsformen des VSA-AAS

Der VSA-AAS fördert die Archivpraxis in der Schweiz und setzt sich für die Bedeutung von Archiven in Verwaltung, Wissenschaft, Kultur, Wirtschaft und Gesellschaft ein. Archive werden dabei nicht nur als Aufbewahrungsorte historischer Dokumente verstanden. Sie sind Einrichtungen für Nachvollziehbarkeit, Transparenz, Rechtssicherheit, demokratische Kontrolle, Forschung und kulturelles Gedächtnis.

Typische Tätigkeitsformen des VSA-AAS sind:

• fachlicher Austausch zwischen Archivfachpersonen und Institutionen
• Arbeitsgruppen, Kommissionen und Fachgremien zu archivischen Themen
• Fachtagungen, Kurse, Weiterbildungen und Veranstaltungen
• Publikationen, Mitteilungen, Positionspapiere und Diskussionsbeiträge
• Stellungnahmen zu fachlich relevanten Entwicklungen
• Förderung des Dialogs zwischen Archiven, Verwaltung, Forschung, IT und Öffentlichkeit
• Sensibilisierung für digitale Langzeitarchivierung und professionelles Records Management
• Hinweise auf nationale und internationale Standards, Modelle und Best Practices

Wenn im Zusammenhang mit dem VSA-AAS von Standards gesprochen wird, ist eine genaue Einordnung wichtig. Der Verband kann fachliche Empfehlungen geben, Diskussionen moderieren und auf Standards verweisen. Er ist aber nicht die Stelle, die verbindliche Normen erlässt, Archive beaufsichtigt oder Systeme zertifiziert.

VSA-AAS und andere Akteure

Der VSA-AAS ist von anderen Institutionen und Fachorganisationen zu unterscheiden. Das Schweizerische Bundesarchiv ist das zuständige Archiv des Bundes und erfüllt gesetzliche Aufgaben im Bereich Bewertung, Übernahme, Erhaltung und Zugänglichmachung von Unterlagen des Bundes. Kantonale Staatsarchive und kommunale Archive haben eigene Zuständigkeiten nach kantonalem oder kommunalem Recht.

Memoriav setzt sich insbesondere für die Erhaltung des audiovisuellen Kulturguts der Schweiz ein. Bibliosuisse ist der Verband der Bibliotheken und Informationsinstitutionen. International ist der International Council on Archives, kurz ICA, eine zentrale Organisation des Archivwesens. Im Records-Management-Umfeld sind zudem internationale Fachbezüge wie ARMA relevant, auch wenn deren Schwerpunkt nicht spezifisch auf der Schweiz liegt.

Für Sie bedeutet diese Abgrenzung: Der VSA-AAS ist ein fachlicher Verband und Netzwerkakteur. Zuständigkeiten, rechtliche Vorgaben und konkrete Übernahmeentscheidungen liegen dagegen bei den jeweils zuständigen Archiven, Behörden oder Organisationen. Empfehlungen des VSA-AAS können eine wichtige Orientierung bieten, ersetzen aber keine Rechtsprüfung und keine institutionelle Archivstrategie.

Warum ist der VSA-AAS für Informationsmanagement relevant?

Informationsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus von Informationen: von der Entstehung über Bearbeitung, Nutzung, Freigabe, Aufbewahrung und Aussonderung bis zur Löschung oder dauerhaften archivischen Überlieferung. Genau an dieser Schnittstelle überschneiden sich archivische Fragestellungen mit Dokumentenmanagementsystemen, Enterprise-Content-Management-Systemen, Records-Management-Lösungen, Fachanwendungen und digitalen Langzeitarchiven.

Der VSA-AAS ist besonders relevant, wenn Sie sich mit Fragen wie diesen beschäftigen:

• Welche Unterlagen sind aus rechtlichen, administrativen, geschäftlichen, wissenschaftlichen oder historischen Gründen relevant?
• Welche Informationen müssen befristet aufbewahrt werden und welche können nach Bewertung gelöscht oder vernichtet werden?
• Welche Unterlagen sind dem zuständigen Archiv zur Bewertung anzubieten?
• Welche Metadaten sind notwendig, damit Informationen später gefunden, verstanden und genutzt werden können?
• Wie bleiben digitale Dokumente, Datenbanken, E-Mails oder audiovisuelle Dateien langfristig interpretierbar?
• Welche Rolle spielen Archivrecht, Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip, Schutzfristen und Zugriffsrechte?
• Wie lassen sich DMS, Fachanwendungen, E-Mail-Systeme, GEVER-Lösungen und digitale Archive sinnvoll verbinden?

Gerade bei digitalen Informationen reicht es nicht aus, Archivierung erst am Ende eines Prozesses zu betrachten. Archivische Anforderungen müssen bereits bei Systemgestaltung, Prozessmodellierung, Metadatenkonzepten, Schnittstellen und Exportformaten berücksichtigt werden. Nur so können Informationen später kontrolliert bewertet, ausgesondert, gelöscht oder an ein Archiv übergeben werden.

Aufbewahrung, Records Management und archivische Archivierung

Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen allgemeiner Aufbewahrung, Records Management und archivischer Archivierung. Aufbewahrung bedeutet zunächst, dass Unterlagen für eine bestimmte Zeit gespeichert und verfügbar gehalten werden. Diese Aufbewahrung kann rechtlich, organisatorisch, steuerlich, vertraglich oder fachlich begründet sein.

Records Management umfasst die systematische Verwaltung geschäftsrelevanter Unterlagen über ihren Lebenszyklus hinweg. Dazu gehören Erstellung, Ordnung, Klassifikation, Metadaten, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrungsfristen, Zugriff, Aussonderung, Löschung und Übergabe an ein zuständiges Archiv. Records Management endet daher nicht mit der aktiven Nutzung eines Dokuments, sondern umfasst auch inaktive Phasen und Übergänge.

Archivische Archivierung im engeren Sinn meint die dauerhafte Übernahme, Erhaltung, Erschließung und Bereitstellung von Unterlagen, die nach einer Bewertung als archivwürdig gelten. Nicht jede langfristige Aufbewahrung ist also archivische Archivierung. Archivgut entsteht in der Regel erst durch Bewertung, Übernahme und Einordnung in einen archivischen Kontext.

Bewertung, Überlieferungsbildung und Kassation

Bewertung ist eine zentrale archivische Aufgabe. Dabei wird entschieden, welche Unterlagen dauerhaft erhalten bleiben und welche nach Ablauf von Fristen vernichtet oder gelöscht werden können. Die Bewertung orientiert sich an rechtlichen, administrativen, historischen, gesellschaftlichen, wissenschaftlichen und evidenzbezogenen Kriterien.

Überlieferungsbildung beschreibt den bewussten Prozess, durch den Archive eine aussagekräftige, nachvollziehbare und möglichst repräsentative Dokumentation von Verwaltung, Organisationen, Ereignissen oder gesellschaftlichen Entwicklungen schaffen. Dabei geht es nicht darum, alles dauerhaft zu bewahren. Vielmehr müssen Archive auswählen, damit relevante Zusammenhänge erhalten bleiben und Informationsmengen langfristig handhabbar bleiben.

Kassation bezeichnet die Vernichtung oder Löschung von Unterlagen, die nach Bewertung nicht dauerhaft aufbewahrt werden. Sie darf nicht willkürlich erfolgen, sondern muss rechtliche Vorgaben, Aufbewahrungsfristen, Datenschutzanforderungen, interne Regeln und dokumentierte Verfahren beachten. Im öffentlichen Bereich bestehen häufig Anbietepflichten: Unterlagen dürfen nicht einfach gelöscht werden, sondern müssen dem zuständigen Archiv zunächst zur Bewertung angeboten werden.

Digitale Archivierung und digitale Langzeitarchivierung

Digitale Archivierung ist mehr als das Speichern von Dateien auf einem Server, in einer Cloud-Ablage oder in einem Dokumentenmanagementsystem. Sie zielt darauf, digitale Informationen langfristig zuverlässig, authentisch, auffindbar, interpretierbar und nutzbar zu erhalten. Dafür müssen technische, organisatorische, rechtliche und archivfachliche Maßnahmen ineinandergreifen.

Digitale Unterlagen sind nicht automatisch unsicherer als Papierakten. Mit professionellen Erhaltungsstrategien, dokumentierten Prozessen und geeigneten Systemen können sie sehr robust verwaltet werden. Ohne solche Maßnahmen sind sie jedoch anfällig für Formatveraltung, Systemabhängigkeit, fehlende Metadaten, beschädigte Dateien, unklare Rechte und Verlust des Entstehungskontexts.

Wichtige Strategien der digitalen Langzeitarchivierung sind Migration, Normalisierung, Emulation, Formatvalidierung, Prüfsummen, regelmäßige Integritätskontrollen und Preservation Planning. Migration bedeutet, digitale Objekte kontrolliert in neue Formate oder Systemumgebungen zu überführen. Emulation versucht dagegen, ältere technische Umgebungen nachzubilden, damit ursprüngliche digitale Objekte weiterhin nutzbar bleiben.

Dateiformate, Metadaten und Erhaltungsstrategien

Langzeitgeeignete Dateiformate hängen stark vom Materialtyp ab. PDF/A kann für bestimmte textorientierte Dokumente sinnvoll sein, ist aber nicht für alle digitalen Objekte geeignet. Für Bilder, strukturierte Daten, Datenbanken, Audio, Video, Forschungsdaten oder Webseiten werden andere Formate, Verpackungsformen und Erhaltungsstrategien benötigt.

Beispiele für häufig diskutierte Formate sind PDF/A für Dokumente, TIFF oder JPEG 2000 für Bilder, XML und CSV für strukturierte Daten, SIARD für relationale Datenbanken, WAV für Audio sowie FFV1 in Matroska, also MKV, für bestimmte Videobestände. Entscheidend ist nicht nur das Format selbst, sondern auch dessen Dokumentation, Validierbarkeit, Verbreitung, Offenheit und Eignung für den jeweiligen Inhalt.

Metadaten sind für digitale Archivierung unverzichtbar. Dazu gehören deskriptive Metadaten zur Beschreibung, administrative Metadaten zur Verwaltung, technische Metadaten zu Formaten und Systemen, strukturelle Metadaten zu Beziehungen zwischen Objekten, rechtliche Metadaten zu Rechten und Schutzfristen sowie Preservation-Metadaten zur Erhaltung. Ohne Metadaten bleiben digitale Objekte oft zwar vorhanden, aber fachlich kaum verständlich oder beweiskräftig nutzbar.

Authentizität, Integrität und digitale Signaturen

Authentizität bedeutet, dass ein Dokument oder digitales Objekt als das nachweisbar ist, was es zu sein vorgibt. Dazu gehören Herkunft, Entstehungskontext, Verantwortlichkeit, Verfahrensnachweise und eine nachvollziehbare Überlieferungskette. Authentizität bedeutet nicht zwingend, dass ein digitales Objekt über Jahrzehnte technisch unverändert bleibt.

Integrität bezeichnet die Gewissheit, dass ein digitales Objekt vollständig ist und nicht unbemerkt verändert wurde. Sie kann durch Prüfsummen, Fixity Checks, Protokollierung, Zugriffskontrollen und kontrollierte Migrationsverfahren unterstützt werden. Bei Migrationen kann sich die technische Repräsentation ändern, während Authentizität und Integrität durch dokumentierte Verfahren, Metadaten und Nachweise erhalten bleiben.

Digitale Signaturen können einen wichtigen Beitrag zur Nachweisbarkeit leisten, lösen aber nicht alle Langzeitprobleme. Zertifikate laufen ab, Signaturalgorithmen veralten und technische Validierungsumgebungen verändern sich. Für langfristige Beweiskraft müssen daher Validierung, Zeitstempel, Signaturerneuerung, Dokumentation und Erhaltungsstrategie gemeinsam geplant werden.

OAIS und Übergabepakete in digitalen Archiven

Ein wichtiges Referenzmodell für digitale Langzeitarchive ist OAIS, standardisiert als ISO 14721. OAIS beschreibt grundlegende Funktionen und Informationspakete eines digitalen Archivs, ohne eine konkrete Software vorzuschreiben. Das Modell hilft Ihnen, Übergabe, Speicherung, Erhaltung und Bereitstellung digitaler Objekte fachlich zu strukturieren.

Im OAIS-Umfeld werden häufig drei Pakettypen unterschieden. Ein SIP, also Submission Information Package, ist ein Übergabepaket, das von einer abliefernden Stelle an ein Archiv übergeben wird. Ein AIP, also Archival Information Package, ist das im Archiv verwaltete Erhaltungspaket. Ein DIP, also Dissemination Information Package, ist ein Nutzungspaket, das für Recherche, Einsicht oder Auslieferung bereitgestellt wird.

Ein praktisches Beispiel ist die Übergabe aus einem DMS an ein digitales Archiv. Das DMS exportiert Dokumente, Dossierstruktur, Metadaten, Berechtigungsinformationen, Aufbewahrungsdaten, Protokolle und technische Nachweise in einem definierten Paket. Das Archiv prüft Vollständigkeit, Formate und Metadaten, übernimmt archivwürdige Unterlagen als AIP und stellt bei Bedarf nutzbare Kopien als DIP bereit.

Standards und fachliche Bezugspunkte

Im Umfeld des VSA-AAS spielen nationale und internationale Standards eine wichtige Rolle. Der Verband kann auf solche Standards verweisen, ihre Anwendung diskutieren oder Empfehlungen zu ihrer praktischen Nutzung fördern. Er ersetzt jedoch nicht die jeweiligen Standardisierungsgremien und macht aus internationalen Standards keine automatisch verbindlichen Vorgaben.

Zu den archivfachlichen Bezugspunkten gehören unter anderem ISAD(G) für archivische Verzeichnung, ISAAR(CPF) für Normdaten zu Körperschaften, Personen und Familien, ISDIAH für archivische Institutionen und ISDF für Funktionen. Zunehmend relevant ist auch Records in Contexts, kurz RiC, das archivische Beziehungen und Kontexte stärker modelliert. Für Metadaten und Austauschformate sind außerdem EAD, Dublin Core, METS und PREMIS wichtige Referenzen.

Für digitale Langzeitarchivierung sind OAIS beziehungsweise ISO 14721, PREMIS für Erhaltungsmetadaten und je nach Materialtyp weitere technische Standards relevant. In der Schweiz können zusätzlich eCH-Standards, GEVER-Anforderungen, SIARD für relationale Datenbanken und Vorgaben einzelner Archive eine Rolle spielen. Welche Standards für Sie maßgeblich sind, hängt von Rechtsraum, Branche, Unterlagenart und zuständiger Institution ab.

Schweizer Rechts- und Verwaltungskontext

In der Schweiz sind archivische Anforderungen stark durch den föderalen Aufbau geprägt. Auf Bundesebene ist das Bundesgesetz über die Archivierung für Unterlagen des Bundes zentral. Auf kantonaler und kommunaler Ebene bestehen eigene Archivgesetze, Archivverordnungen und Benutzungsregelungen.

Auch Datenschutzrecht, Öffentlichkeitsprinzip, Informationssicherheit und Amtsgeheimnis beeinflussen den Umgang mit Unterlagen. Das Öffentlichkeitsprinzip kann den Zugang zu amtlichen Dokumenten stärken, während Datenschutz und Geheimhaltung bestimmte Einsichten einschränken. Im Archivkontext gelten häufig besondere Regeln, etwa Schutzfristen, Interessenabwägungen und Ausnahmen für dauerhafte Archivierung im öffentlichen Interesse.

Für digitale Verwaltung sind zudem GEVER-Systeme und eCH-Standards bedeutsam. GEVER steht für elektronische Geschäftsverwaltung und betrifft die strukturierte Bearbeitung von Geschäften, Dossiers und Dokumenten in Verwaltungen. Wenn solche Systeme archivfähig gestaltet werden, erleichtert das spätere Bewertung, Anbietung, Aussonderung und Übergabe an zuständige Archive erheblich.

Zugang, Schutzfristen und öffentliche Benutzung

Archive bewahren Unterlagen nicht nur auf, sondern machen sie unter rechtlichen und organisatorischen Bedingungen zugänglich. In öffentlichen Archiven spielen Archivgesetze, Benutzungsordnungen, Einsichtsgesuche, Transparenzprinzipien und Schutzfristen eine wichtige Rolle. Der Zugang ist dabei nicht ausschließlich eine interne Berechtigungsfrage, sondern betrifft auch Forschung, Öffentlichkeit und demokratische Nachvollziehbarkeit.

Schutzfristen begrenzen den Zugang zu Archivgut für einen bestimmten Zeitraum, etwa aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes, Datenschutzes, Amtsgeheimnisses oder überwiegender öffentlicher Interessen. Der Begriff Sperrfrist wird teilweise ähnlich verwendet, kann aber je nach Rechtsgrundlage oder Institution spezifisch ausgestaltet sein. Zugriffsbeschränkungen können darüber hinaus technisch, organisatorisch oder vertraglich begründet sein.

Personenbezogene Daten müssen im Archivkontext differenziert betrachtet werden. Während Datenschutzrecht häufig Löschung verlangt, können Archivgesetze unter bestimmten Voraussetzungen eine dauerhafte Archivierung im öffentlichen Interesse erlauben oder vorschreiben. In solchen Fällen werden personenbezogene Daten nicht einfach frei zugänglich gemacht, sondern durch Schutzfristen, Benutzungsauflagen, Interessenabwägungen und dokumentierte Verfahren kontrolliert.

Erschließung, Ordnung und Findmittel

Erschließung bedeutet nicht nur, Archivgut mit Titeln oder Stichwörtern zu versehen. Sie umfasst Ordnung, Verzeichnung, Kontextbeschreibung und die Erstellung von Findmitteln, damit Unterlagen auffindbar, verständlich und nutzbar werden. Gerade der Entstehungszusammenhang ist entscheidend, weil einzelne Dokumente ohne Kontext leicht falsch interpretiert werden können.

Das Provenienzprinzip ist ein zentrales archivisches Ordnungsprinzip. Es bedeutet, dass Unterlagen nach ihrer Herkunft, also nach der Stelle oder Person, bei der sie entstanden sind, geordnet und beschrieben werden. Demgegenüber steht das Pertinenzprinzip, bei dem Unterlagen nach Sachthemen geordnet werden. Moderne Archive arbeiten häufig kontextorientiert und achten darauf, Entstehungszusammenhänge nicht durch rein thematische Ordnung zu verdecken.

Findmittel können klassische Verzeichnisse, Datenbanken, Archivportale oder digitale Rechercheoberflächen sein. Sie enthalten Beschreibungen, Signaturen, Laufzeiten, Provenienzangaben, Umfang, Schutzfristen und Hinweise auf Benutzbarkeit. Für Sie ist wichtig: Gute Auffindbarkeit entsteht nicht erst durch Volltextsuche, sondern durch konsistente Ordnung, aussagekräftige Metadaten und transparente Kontextbeschreibung.

Informationsmanagementsysteme und Archivfähigkeit

Informationsmanagementsysteme unterstützen Organisationen dabei, Dokumente, Daten und Prozesse strukturiert zu verwalten. Der VSA-AAS ist selbst kein Systemanbieter, seine Themen sind jedoch eng mit der Gestaltung archivfähiger Systeme verbunden. Dazu zählen DMS, ECM-Systeme, Records-Management-Lösungen, GEVER-Systeme, Fachanwendungen und digitale Langzeitarchive.

Archivische Anforderungen können in Systemen an vielen Stellen sichtbar werden:

• Akten- und Dossierstrukturen für nachvollziehbare Geschäftsvorgänge
• Klassifikationssysteme für einheitliche Ordnung und Bewertung
• Metadatenmodelle mit Pflichtfeldern, kontrollierten Vokabularen und Verantwortlichkeiten
• Aufbewahrungsfristen mit Aussonderungs-, Bewertungs- und Löschprozessen
• Anbietefunktionen für öffentliche Stellen mit Archivpflichten
• Versionierung, Protokollierung und Audit-Trails
• rollenbasierte Berechtigungen und Schutzbedarfskategorien
• Exportfunktionen für Dokumente, Metadaten, Strukturen und Protokolle
• Unterstützung langzeitgeeigneter Formate und Paketstrukturen
• Schnittstellen zu Fachanwendungen, E-Mail-Systemen und digitalen Archiven

Wichtig ist die Abgrenzung verschiedener IT-Funktionen. Eine Dateiablage speichert Dateien, bietet aber meist keine ausreichende Steuerung von Fristen, Kontext und Bewertung. Ein Backup dient der Wiederherstellung nach Datenverlust und ist keine Archivierung. Ein DMS verwaltet Dokumente und Prozesse, ein Records-Management-System steuert geschäftsrelevante Unterlagen über Fristen und Aussonderung, und ein digitales Langzeitarchiv dient der dauerhaften Erhaltung und Bereitstellung archivwürdiger Informationen.

E-Mails, Fachanwendungen und besondere digitale Unterlagen

E-Mails sind in Verwaltungen und Unternehmen häufig aktenrelevant. Sie dokumentieren Entscheidungen, Freigaben, Verhandlungen, Weisungen oder Geschäftsvorgänge. Eine reine Postfacharchivierung reicht jedoch oft nicht aus, weil aktenrelevante E-Mails in den passenden Dossier- oder Geschäftskontext eingeordnet, bewertet und mit Metadaten versehen werden müssen.

Fachanwendungen und Datenbanken sind ebenfalls potenzielles Archivgut. Viele relevante Informationen liegen nicht als einzelne Dokumente vor, sondern in strukturierten Systemen wie Fallbearbeitungslösungen, Registersystemen, ERP-Systemen, Forschungsdatenbanken oder Geoinformationssystemen. Für solche Bestände müssen Datenmodell, Exportlogik, Kontextinformationen, Code-Listen, Beziehungen und Nutzungsbedingungen dokumentiert werden.

Auch Forschungsdaten, audiovisuelle Unterlagen, Webseiten und Social-Media-Inhalte stellen besondere Anforderungen. Sie benötigen spezifische Formate, Rechteklärungen, Metadaten, Erhaltungsstrategien und Nutzungskonzepte. Gerade bei dynamischen oder interaktiven Inhalten müssen Sie früh entscheiden, was archiviert werden soll: die Daten, die Darstellung, die Funktionalität, der Kontext oder eine Kombination daraus.

Bedeutung für Unternehmen und Organisationen

Der Kernbezug des VSA-AAS liegt im Archivwesen und in der archivischen Fachcommunity der Schweiz. Dennoch sind seine Themen auch für Unternehmen, Verbände, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Non-Profit-Organisationen und andere Institutionen relevant. Viele Organisationen müssen Informationen rechtssicher aufbewahren, kontrolliert löschen, langfristig verfügbar halten oder als Teil ihrer Geschichte dauerhaft sichern.

Professionelles Informationsmanagement hilft Ihnen dabei, Aufbewahrungsfristen einzuhalten, Dokumente schneller zu finden und Risiken durch unklare Datenhaltung zu reduzieren. Es unterstützt Datenschutz, Compliance, Revision, interne Kontrolle, Wissenssicherung und Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig verhindert es unkontrollierte Ablagen, Dubletten, Schattenarchive und schwer nachvollziehbare Löschentscheidungen.

Besonders bei der Einführung oder Weiterentwicklung eines DMS, ECM-Systems, Records-Management-Systems oder digitalen Archivs sollten archivische Anforderungen früh berücksichtigt werden. Werden Klassifikation, Metadaten, Fristen, Exportformate und Zugriffsrechte erst nachträglich ergänzt, entstehen häufig hohe Aufwände und inkonsistente Datenbestände. Gute Archivfähigkeit beginnt daher bei Prozessen, Verantwortlichkeiten und Datenstrukturen.

Typische Begriffe im Umfeld des VSA-AAS

Im Zusammenhang mit dem VSA-AAS und professionellem Informationsmanagement begegnen Ihnen häufig archivische und informationsbezogene Fachbegriffe. Diese Begriffe helfen, Anforderungen präzise zu formulieren und Missverständnisse zwischen Fachabteilungen, IT, Archiv, Datenschutz und Compliance zu vermeiden.

• Archivgut: Unterlagen, die nach Bewertung als archivwürdig eingestuft und dauerhaft in ein Archiv übernommen werden.
• Archivische Archivierung: Dauerhafte Übernahme, Erhaltung, Erschließung und Bereitstellung von Archivgut.
• Aufbewahrung: Zeitlich begrenztes oder zweckgebundenes Vorhalten von Unterlagen aus rechtlichen, organisatorischen oder fachlichen Gründen.
• Aufbewahrungsfrist: Zeitraum, in dem Unterlagen mindestens oder in bestimmten Fällen höchstens aufzubewahren sind; danach folgen Bewertung, Anbietung, Archivierung, Vernichtung oder Löschung.
• Anbietepflicht: Pflicht öffentlicher Stellen, Unterlagen dem zuständigen Archiv zur Bewertung anzubieten, bevor sie vernichtet oder gelöscht werden.
• Bewertung: Fachliche Entscheidung darüber, welche Unterlagen dauerhaft erhalten bleiben und welche kassiert werden können.
• Überlieferungsbildung: Bewusster Aufbau einer dauerhaften, nachvollziehbaren und aussagekräftigen archivischen Überlieferung.
• Kassation: Dokumentierte Vernichtung oder Löschung nicht archivwürdiger Unterlagen nach Bewertung und unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
• Records Management: Systematische Verwaltung geschäftsrelevanter Unterlagen über Erstellung, Nutzung, Aufbewahrung, Fristensteuerung, Aussonderung, Löschung und Archivübergabe hinweg.
• Registratur: Organisationseinheit oder Funktion zur geordneten Verwaltung laufender und abgeschlossener Unterlagen.
• Zwischenarchiv: Bereich für Unterlagen, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber noch Aufbewahrungsfristen unterliegen oder noch nicht abschließend bewertet sind.
• Endarchiv: Archivbereich für dauerhaft übernommenes Archivgut.
• Dossier: Zusammengehörige Unterlagen zu einem Geschäftsvorgang, Fall, Projekt oder Thema.
• Erschließung: Ordnung, Verzeichnung, Kontextbeschreibung und Bereitstellung von Findmitteln für Archivgut.
• Provenienzprinzip: Ordnung und Beschreibung von Unterlagen nach ihrer Herkunft beziehungsweise Entstehungsstelle.
• Pertinenzprinzip: Ordnung von Unterlagen nach Sachthemen, unabhängig von ihrer Herkunft.
• Schutzfrist: Zeitraum, in dem Archivgut aus rechtlichen oder schutzwürdigen Gründen nur eingeschränkt zugänglich ist.
• Authentizität: Nachweisbarkeit von Herkunft, Echtheit, Kontext und Überlieferung eines Dokuments oder digitalen Objekts.
• Integrität: Nachweis, dass ein Objekt vollständig ist und nicht unbemerkt verändert wurde.
• Langzeitarchivierung: Organisatorische und technische Maßnahmen zur langfristigen Erhaltung, Verständlichkeit und Nutzbarkeit digitaler Informationen.

Best Practices für archivische Anforderungen

Wenn Sie Informationsmanagement professionell gestalten möchten, sollten Sie archivische Anforderungen frühzeitig und systematisch berücksichtigen. Dadurch vermeiden Sie Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten, fehlende Metadaten und schwer korrigierbare Datenprobleme. Besonders bei digitalen Unterlagen entscheidet die frühe Planung darüber, ob spätere Archivierung überhaupt zuverlässig möglich ist.

Bewährte Maßnahmen sind:

• Informationslebenszyklus von der Entstehung bis zur Löschung oder Archivierung definieren
• Aktenpläne, Klassifikationen und Dossierstrukturen festlegen
• verbindliche Metadatenmodelle und kontrollierte Begriffe nutzen
• Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsregeln dokumentieren
• Bewertungskriterien und Anbietepflichten klären
• Verantwortlichkeiten für Freigabe, Bewertung, Löschung und Archivübergabe festlegen
• Datenschutz, Öffentlichkeitsrecht, Schutzfristen und Zugriffsrechte einbeziehen
• offene, dokumentierte und exportierbare Formate bevorzugen
• Schnittstellen und Exportpakete früh planen
• Integritätsprüfungen, Protokollierung und Preservation-Metadaten vorsehen
• Migrationen und Systemwechsel als Teil der Informationsstrategie betrachten
• Fachbereiche, IT, Archiv, Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit gemeinsam einbinden

Ein praktischer Ansatz ist ein Aufbewahrungs- und Aussonderungskonzept. Darin definieren Sie Dokumentarten, Fristen, Verantwortlichkeiten, Metadaten, Speicherorte, Schutzbedarf, Anbietepflichten, Bewertungsverfahren und Übergaberegeln. Ein solches Konzept erleichtert die Konfiguration von DMS-, ECM-, GEVER- oder Records-Management-Systemen erheblich.

Häufige Missverständnisse zu VSA-AAS und Archivierung

Ein häufiges Missverständnis ist, dass der VSA-AAS verbindliche Standards setze oder Systeme zertifiziere. Tatsächlich ist er ein Fachverband, der Austausch, Weiterbildung, Empfehlungen und fachliche Orientierung fördert. Verbindliche Anforderungen ergeben sich aus Gesetzen, institutionellen Vorgaben, Normen, Verträgen oder Entscheidungen zuständiger Archive.

Ein weiteres Missverständnis betrifft den Unterschied zwischen Backup und Archivierung. Ein Backup dient dazu, Systeme nach technischen Fehlern, Datenverlust oder Angriffen wiederherzustellen. Archivierung dient dagegen der geordneten, kontextbezogenen, langfristigen Erhaltung und Nutzung von Unterlagen. Backups ersetzen daher weder Records Management noch digitale Langzeitarchivierung.

Auch rechtssichere Aufbewahrung und archivische Langzeitarchivierung sind nicht identisch. Rechtssichere Aufbewahrung stellt sicher, dass Unterlagen für eine bestimmte Frist vollständig, nachvollziehbar und geschützt verfügbar bleiben. Archivische Langzeitarchivierung betrifft die dauerhafte Erhaltung ausgewählter, bewerteter Unterlagen als Archivgut.

Ein weiteres Missverständnis ist die Annahme, moderne Suchfunktionen könnten strukturierte Ablage ersetzen. Volltextsuche ist hilfreich, aber sie ersetzt keine Klassifikation, keine Aufbewahrungsfristen, keine Kontextbeschreibung und keine dokumentierten Verantwortlichkeiten. Wenn Sie Informationen langfristig steuern möchten, benötigen Sie Suchfunktionen und klare Informationsstrukturen.

Häufige Fragen zu VSA

Wofür steht VSA im Archivwesen?

Im Schweizer Archivwesen steht VSA in der Regel für den Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare - Association des archivistes suisses - Associazione degli archivisti svizzeri, kurz VSA-AAS. Es handelt sich um den Fachverband der Archivfachpersonen, Archive und archivnahen Institutionen in der Schweiz. Die genaue Bezeichnung ist wichtig, weil VSA auch andere Bedeutungen haben kann.

Ist der VSA-AAS eine Software?

Nein. Der VSA-AAS ist keine Software, kein Dokumentenmanagementsystem, kein digitales Archiv und keine Archivplattform. Er ist ein Fachverband, der fachlichen Austausch, Weiterbildung, Publikationen und Orientierung im Archivwesen fördert.

Gibt der VSA-AAS verbindliche Standards heraus?

Der VSA-AAS kann Empfehlungen, Stellungnahmen und fachliche Orientierung bereitstellen oder auf Standards verweisen. Er ist jedoch keine Normierungs-, Aufsichts- oder Zertifizierungsstelle. Verbindliche Vorgaben ergeben sich aus Gesetzen, Normen, internen Weisungen oder Anforderungen zuständiger Archive.

Ist der VSA-AAS nur für öffentliche Archive relevant?

Nein, auch wenn der Kernbezug stark im Archivwesen und in der schweizerischen Archivcommunity liegt. Die Themen des VSA-AAS sind auch für Unternehmensarchive, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Verbände, Non-Profit-Organisationen und Informationsmanagement-Verantwortliche relevant. Besonders wichtig sind sie überall dort, wo Unterlagen langfristig nachvollziehbar und nutzbar bleiben müssen.

Welche Rolle spielt der VSA-AAS gegenüber dem Schweizerischen Bundesarchiv?

Der VSA-AAS ist ein Fachverband, während das Schweizerische Bundesarchiv eine staatliche Institution mit gesetzlichen Aufgaben für Unterlagen des Bundes ist. Das Bundesarchiv bewertet, übernimmt, erhält und macht Bundesunterlagen nach den geltenden Rechtsgrundlagen zugänglich. Der VSA-AAS fördert dagegen Austausch, Fachentwicklung und Vernetzung über institutionelle Grenzen hinweg.

Was ist der Unterschied zwischen Records Management und Archivierung?

Records Management steuert geschäftsrelevante Unterlagen über ihren Lebenszyklus hinweg, einschließlich Erstellung, Nutzung, Aufbewahrung, Fristensteuerung, Aussonderung, Löschung und Übergabe ans Archiv. Archivische Archivierung betrifft die dauerhafte Übernahme, Erhaltung, Erschließung und Bereitstellung von Unterlagen, die nach Bewertung als archivwürdig gelten. Beide Bereiche müssen eng zusammenspielen, besonders bei digitalen Unterlagen.

Was bedeutet Anbietepflicht?

Anbietepflicht bedeutet, dass bestimmte Stellen Unterlagen dem zuständigen Archiv zur Bewertung anbieten müssen, bevor sie diese vernichten oder löschen. Das betrifft vor allem den öffentlichen Bereich und hängt von den jeweiligen Archivgesetzen ab. Ziel ist, archivwürdige Unterlagen zu erkennen und dauerhaft zu sichern.

Reicht eine Cloud-Ablage für digitale Archivierung aus?

Eine Cloud-Ablage allein reicht in der Regel nicht aus. Sie kann Dateien speichern, ersetzt aber kein archivisches Konzept mit Metadaten, Fristen, Bewertung, Kontext, Integritätskontrollen, Zugriffsregeln und Erhaltungsstrategie. Auch ein Backup oder ein Netzlaufwerk ist keine professionelle digitale Langzeitarchivierung.

Welche Standards sind im Umfeld des VSA-AAS wichtig?

Je nach Anwendungsfall können ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF, Records in Contexts, OAIS beziehungsweise ISO 14721, PREMIS, METS, EAD und Dublin Core relevant sein. In der Schweiz können außerdem GEVER-Anforderungen, eCH-Standards und SIARD für relationale Datenbanken eine Rolle spielen. Welche Standards für Sie maßgeblich sind, hängt von Unterlagenart, Rechtsraum und zuständigem Archiv ab.

Was ist der Unterschied zwischen Schutzfrist und Zugriffsbeschränkung?

Eine Schutzfrist ist ein rechtlich oder institutionell festgelegter Zeitraum, in dem Archivgut nur eingeschränkt zugänglich ist. Zugriffsbeschränkungen können darüber hinaus auch technisch, organisatorisch, vertraglich oder sicherheitsbezogen begründet sein. In öffentlichen Archiven spielen zusätzlich Benutzungsordnungen, Einsichtsgesuche und Interessenabwägungen eine Rolle.

Müssen personenbezogene Daten im Archiv immer gelöscht werden?

Nein, das lässt sich nicht pauschal sagen. Datenschutzrecht kann Löschung verlangen, Archivrecht kann aber unter bestimmten Voraussetzungen eine dauerhafte Archivierung im öffentlichen Interesse erlauben oder vorschreiben. Der Zugang zu solchen Daten wird dann häufig durch Schutzfristen, Auflagen und Interessenabwägungen geregelt.

Warum ist PDF/A nicht immer ausreichend?

PDF/A kann für bestimmte Dokumenttypen geeignet sein, etwa für abgeschlossene textorientierte Dokumente. Für Datenbanken, strukturierte Daten, audiovisuelle Medien, Forschungsdaten, Webseiten oder komplexe Fachanwendungen sind andere Formate und Strategien erforderlich. Beispiele sind XML, CSV, SIARD, TIFF, JPEG 2000, WAV oder FFV1/MKV, abhängig vom Materialtyp.

Wann sollten archivische Anforderungen in IT-Projekten berücksichtigt werden?

Archivische Anforderungen sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden. Metadaten, Fristen, Klassifikation, Exportformate, Schnittstellen, Protokollierung und Löschprozesse lassen sich nachträglich oft nur mit hohem Aufwand ergänzen. Frühe Planung verbessert die Archivfähigkeit und die Informationsqualität im gesamten System.

Welche Abteilungen sollten beim Thema Archivierung eingebunden werden?

Neben Archiv- oder Records-Management-Verantwortlichen sollten Sie je nach Organisation IT, Datenschutz, Compliance, Rechtsdienst, Informationssicherheit, Fachbereiche und Prozessverantwortliche einbinden. So stellen Sie sicher, dass rechtliche, fachliche und technische Anforderungen gemeinsam berücksichtigt werden. Bei öffentlichen Stellen sollte zudem früh geklärt werden, welches Archiv zuständig ist und ob Anbietepflichten bestehen.