Im Zuge des Brexits hat das Vereinigte Königreich eigene Konformitätszeichen und Verfahren eingeführt. Die UKCA-Konformitätserklärung, offiziell als „UK Declaration of Conformity“ bezeichnet, spielt eine entscheidende Rolle für den Marktzugang in Großbritannien (England, Schottland, Wales).
Was ist die UKCA-Konformitätserklärung?
Die UKCA-Konformitätserklärung („Declaration of Conformity“, DoC) ist das britische Pendant zur CE-Konformitätserklärung der Europäischen Union. Sie ist verpflichtend für alle Produkte, die unter die einschlägigen britischen Vorschriften und Regularien („Statutory Instruments“) fallen. Dies betrifft insbesondere Maschinen, Elektroprodukte, persönliche Schutzausrüstung, Messinstrumente, Spielzeug und weitere technisch regulierte Waren. Für manche Produktgruppen (beispielsweise bestimmte Bauprodukte) gelten zusätzliche oder abweichende Anforderungen sowie spezielle Regularien.
Mit der UKCA-Konformitätserklärung bestätigen Hersteller, Importeure oder im Vereinigten Königreich ansässige „Authorised Representatives“, dass das Produkt sämtliche für den jeweiligen Produktbereich festgelegten gesetzlichen Anforderungen und designated standards erfüllt. Im Unterschied zur CE-Kennzeichnung, die weiterhin in der EU sowie in Nordirland maßgeblich bleibt, gilt die UKCA-Kennzeichnung ausschließlich für das britische Inland (ohne Nordirland).
In Nordirland gelten weiterhin die EU-Vorschriften inklusive der CE-Kennzeichnung. Produkte, die über einen britischen „approved body“ bewertet wurden, benötigen zusätzlich die UKNI-Kennzeichnung.
Rolle der UKCA-Konformitätserklärung im Compliance-Management
Unternehmen, die technische Produkte in Großbritannien vertreiben, stehen vor vielfältigen regulatorischen Anforderungen. Sobald Ihr Produkt der UKCA-Kennzeichnungspflicht unterliegt, ist die lückenlose Nachweisführung entscheidend. Hersteller, Importeure und Händler müssen nachweisen können, dass sie alle gesetzlichen Pflichten erfüllen und bei Bedarf relevante Unterlagen zeitnah vorlegen.
Digitale Compliance-Management- und Dokumentenmanagementsysteme wie die Softwarelösungen von GLOMAS unterstützen Sie dabei, etwa:
- britische Gesetze, Regularien und designated standards zu identifizieren,
- Anforderungen zu dokumentieren und deren Umsetzung zu steuern,
- die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von UKCA-Erklärungen zentral, nachvollziehbar und rechtssicher zu organisieren,
- Versionshistorie, Überarbeitungen und Aktualisierungen transparent nachzuvollziehen,
- automatische Prüfungen auf Compliance-Risiken und Gesetzesänderungen zu integrieren.
Ein strukturiertes, digitales Vorgehen erhöht Effizienz, sorgt für schnelle Bereitstellung von Nachweisen bei Audits oder Behördenanfragen und trägt zur Rechtssicherheit Ihres Unternehmens bei.
Inhalte und Aufbau einer UKCA-Konformitätserklärung
Die UKCA-Konformitätserklärung muss bestimmte Mindestangaben enthalten; der genaue Inhalt kann je nach Produktgruppe und Regularium variieren. Zu den grundsätzlichen Anforderungen gehören:
- Name und vollständige Anschrift des Herstellers bzw. des im Vereinigten Königreich ansässigen autorisierten Vertreters,
- Eindeutige Produktidentifikation (z. B. Produktname, Typ, Modellnummer, Produkt-ID oder Seriennummer – je nach Produkt ausreichend),
- Nennung der zutreffenden britischen Statutory Instruments oder Regulations,
- Auflistung aller angewandten designated standards und technischen Spezifikationen,
- Offizielle Erklärung der alleinigen Verantwortung des Ausstellers für die Konformität,
- Name, Funktion und Unterschrift der verantwortlichen Person (Unterschrift kann physisch oder elektronisch erfolgen),
- Datum der Ausstellung der Konformitätserklärung.
Die Erklärung ist stets in englischer Sprache zu verfassen. Für einige Produktgruppen können zusätzliche Passagen oder Angaben erforderlich sein. Weitere Anforderungen ergeben sich etwa bei Bauprodukten oder Medizinprodukten.
Die UKCA-Konformitätserklärung muss zusammen mit der technischen Dokumentation mindestens zehn Jahre ab Inverkehrbringen aufbewahrt und im Bedarfsfall den britischen Behörden zur Verfügung gestellt werden. Elektronische Archivierung über kontrollierte digitale Systeme ist zulässig.
Übergangsregelungen und Fristen zur UKCA-Kennzeichnung (Stand 2024)
Der Übergang von der CE- zur UKCA-Kennzeichnung unterliegt Übergangsfristen, die die britische Regierung mehrfach verlängert hat. Für viele Produktgruppen dürfen CE-gekennzeichnete Produkte noch bis mindestens 2025 oder darüber hinaus – abhängig von der Produktkategorie – in Großbritannien in Verkehr gebracht werden. Für einige Bereiche (z. B. Medizinprodukte oder Bauprodukte) bestehen abweichende Fristen und Sonderregelungen.
Unternehmen müssen kontinuierlich prüfen, für welche ihrer Produkte und für welche Zeiträume die CE-Kennzeichnung noch gültig ist oder ab wann einzig die UKCA-Kennzeichnung und -Deklaration verpflichtend ist. Die aktuellen Fristen und Details stehen auf den Seiten der britischen Regierung (gov.uk) sowie branchenspezifischer Organisationen.
Pflichten und Rollen von Herstellern, Importeuren, Distributoren und Vertretern
Hersteller außerhalb Großbritanniens müssen einen im Vereinigten Königreich ansässigen „Authorised Representative“ benennen, sofern sie nicht direkt in UK ansässig sind. Für diese Rolle kommen nur natürliche oder juristische Personen mit Sitz in UK in Frage. Die Pflichten des Vertreters unterscheiden sich von denen im EU-Recht.
Importeure (z. B. Händler, die EU-Produkte erstmals nach Großbritannien einführen) werden rechtlich zum „first placer on the market“. Sie müssen sicherstellen, dass alle Anforderungen (einschließlich Declaration of Conformity) erfüllt und die technischen Unterlagen verfügbar sind. Importeure sind haftbar und müssen relevante Angaben zum Produkt und Hersteller bereithalten.
Händler („Distributors“) müssen überprüfen, ob die entsprechende Kennzeichnung, die erforderlichen Dokumente und Anleitungen vorliegen. Sie müssen bei Verdacht auf Nichtkonformität entsprechend reagieren und sind verpflichtet, mit den Behörden zu kooperieren.
Technische Dokumentation und Nachweispflichten
Neben der Declaration of Conformity ist es verpflichtend, eine technische Dokumentation (technical file) zu führen und aufzubewahren. Diese enthält Nachweise zu Konzeption, Fertigung und Konformitätsbewertung – inklusive Prüfergebnisse, Risikoanalysen, Zeichnungen, Spezifikationen sowie Informationen zu Herstellungsprozessen und verwendeten designated standards.
Diese Dokumentation ist mindestens zehn Jahre ab dem letzten Inverkehrbringen aufzubewahren und den Behörden auf Verlangen binnen kurzer Frist bereitzustellen. Bei elektronischer Archivierung sind durchgängige Nachvollziehbarkeit, Versionensicherheit und Zugangskontrolle gefordert.
Praktische Umsetzung im Unternehmen
Für eine reibungslose Umsetzung empfehlen sich folgende Maßnahmen:
- Digitale Dokumentenverwaltung: Nutzen Sie moderne Compliance-Management-Systeme von GLOMAS für revisionssichere, zentrale und versionsgeführte Ablage der UKCA-Erklärungen und technischen Unterlagen.
- Überwachung von Rechtsänderungen: Aktualisieren Sie Erklärungen zeitnah bei Gesetzes- oder Normänderungen. Automatisierte Compliance-Tracking-Funktionen helfen, aktuelle Anforderungen stets einzuhalten.
- Kompetenzaufbau und Schulungen: Schulen Sie verantwortliche Mitarbeitende zu den UKCA-Regularien, zum Umgang mit designated standards und zu den Unterschieden zwischen CE- und UKCA-Bestimmungen.
- Vorlagen vergleichen und anpassen: Prüfen Sie, inwieweit bestehende CE-Erklärungen als Grundlage nutzbar sind, und passen Sie diese sorgfältig auf UK-spezifische Anforderungen sowie designated standards an.
- Effizientes Änderungsmanagement: Mit Compliance-Tools behalten Sie den Überblick über Änderungen und können betroffene Verantwortliche sofort informieren.
Formale Unterschiede zwischen UKCA- und CE-Kennzeichnung
Die UKCA-Kennzeichnung muss in der Regel dauerhaft und gut sichtbar auf dem Produkt selbst, der Verpackung, dem Typenschild oder den Begleitdokumenten angebracht werden. Das UKCA-Zeichen unterscheidet sich grafisch vom CE-Symbol; die jeweiligen Mindestanforderungen bezüglich Größe, Sichtbarkeit und Unverwechselbarkeit variieren produktgruppenspezifisch.
Für bestimmte Fälle kann anstelle einer Einzelkennzeichnung auf dem Produkt die Kennzeichnung auf Verpackung oder Dokument zugesichert werden, sofern dies zulässig ist. Detaillierte Vorgaben sind in den sogenannten „Statutory Instruments“ geregelt. Die Declaration of Conformity muss in englischer Sprache zugänglich sein.
Wann ist eine notifizierte Stelle („approved body“) erforderlich?
Für viele Produktgruppen ist eine Selbstdeklaration des Herstellers ausreichend („UKCA Self-declaration“). Für bestimmte Produkte mit erhöhten Risiken oder unter speziellen Rechtsakten ist zwingend ein im Vereinigten Königreich zugelassenes „UK approved body“ einzubeziehen.
Eine Übersicht der entsprechenden Produktgruppen und zugelassenen Prüfstellen finden Sie unter gov.uk bzw. in branchenspezifischen Guidance-Dokumenten.
Fehlerquellen und praktische Fallbeispiele
Häufige Fehler in der Praxis sind:
- Übernahme alter CE-DoCs ohne korrekte Anpassung an britische Anforderungen,
- Unvollständige oder falsche Angaben zur Produktidentifikation oder zu Statutory Instruments,
- Fehler bei der Auswahl oder Benennung von UK Authorised Representatives,
- Versäumnisse in der Archivierung, Aufbewahrung oder Übersetzung von Erklärungen,
- Unzureichende Kenntnis über geltende Übergangsregelungen.
Solche Fehler können dazu führen, dass Produkte vom Markt genommen, Bußgelder verhängt oder Lieferungen verzögert werden.
Aufbewahrungspflichten und Zugänglichkeit
Die Declaration of Conformity sowie die technische Dokumentation müssen mindestens zehn Jahre lang (für einige Produktgruppen auch länger) nach dem erstmaligen Inverkehrbringen aufbewahrt werden. Die Auskunftspflicht an Behörden besteht innerhalb kurzer Reaktionsfristen. Die Dokumente sind in englischer Sprache bereitzuhalten und sollten in einem zuverlässigen, digitalen Archivsystem (wie denen von GLOMAS) gespeichert werden.
Ressourcen und Hilfestellungen
Hilfreiche Informationen, Vorlagen und die jeweils aktuelle Liste der designated standards sind auf den Webseiten der britischen Regierung (z. B. www.gov.uk/ukca) zu finden. Branchenspezifische Verbände und Beratungsstellen bieten zusätzliche Unterstützung bei komplexen Fragestellungen.
Häufige Fragen zur UKCA-Konformitätserklärung
Muss ich als Hersteller immer eine UKCA-Konformitätserklärung erstellen?
Nur, wenn Ihr Produkt unter eine der einschlägigen britischen Vorschriften fällt und in England, Wales oder Schottland in Verkehr gebracht wird. Prüfen Sie, ob Ihre Produkte betroffen sind.
Gilt die UKCA-Konformitätserklärung auch in Nordirland?
Nein, in Nordirland gelten weiterhin die EU-Vorschriften mit CE-Kennzeichnung oder, wenn ein britisches „approved body“ involviert ist, mit zusätzlicher UKNI-Kennzeichnung.
Was passiert, wenn sich eine relevante britische Vorschrift ändert?
Die UKCA-Konformitätserklärung muss entsprechend aktualisiert werden. Digitale Systeme und Compliance-Tools (z. B. von GLOMAS) bieten automatisierte Benachrichtigungen für gesetzliche Änderungen und erleichtern das Nachziehen der Nachweise.
Kann ich einfach meine CE-Konformitätserklärung verwenden?
Eine CE-Erklärung kann als Vorlage dienen. Die UKCA-Konformitätserklärung muss jedoch speziell an die jeweiligen britischen Statutory Instruments und designated standards angepasst werden.
Wie lange und wie muss die UKCA-Konformitätserklärung aufbewahrt werden?
Mindestens zehn Jahre ab dem ersten Inverkehrbringen. Die Erklärung ist sicher, versionsgeführt und nachvollziehbar, bevorzugt digital, aufzubewahren. Behörden können jederzeit Einsicht verlangen.
Benötige ich immer eine notifizierte Stelle für die UKCA-Erklärung?
Ob eine notifizierte Stelle (UK approved body) erforderlich ist, hängt von der Produktgruppe ab. Für viele Produkte genügt die Selbstdeklaration, während beispielsweise bei bestimmten Messgeräten, Medizinprodukten oder gefährlichen Maschinen eine Prüf- und Bewertungsstelle einbezogen werden muss.
Welche Fristen und Übergangsregelungen gelten derzeit?
Für viele Produktgruppen ist die CE-Kennzeichnung noch bis mindestens 2025 in Großbritannien zugelassen. Es gilt, die jeweils aktuellen Angaben und Fristen für das eigene Produkt zu prüfen, da sich die Regelungen regelmäßig ändern.
Müssen die Unterlagen auf Englisch verfügbar sein und sind Übersetzungen erforderlich?
Ja, die UKCA-Konformitätserklärung und die technische Dokumentation müssen in englischer Sprache vorliegen. Für andere Sprachen sind Übersetzungen nach britischem Recht nicht ausreichend.
Wo finde ich offizielle Informationen und Vorlagen?
Offizielle Ressourcen sind unter www.gov.uk/ukca, bei Branchenverbänden und spezialisierten Beratungsstellen abrufbar. Dort finden Sie aktuelle Richtlinien, Listen der designated standards und Beispielvorlagen für Konformitätserklärungen.
