Revisionssichere Archivierung

Dadurch erfüllen Sie als Unternehmen alle gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen während der gesamten Aufbewahrungsdauer. In Dokumentenmanagement-, ECM- oder Records-Management-Systemen sichert revisionssichere Archivierung die langfristige Verfügbarkeit, Integrität und Beweisfähigkeit geschäftskritischer Daten – nicht nur zum Schutz im Prüfungsfall, sondern als Grundlage für Unternehmenssicherheit.

Änderungen an archivierten Informationen müssen nachvollziehbar, transparent und revisionsfest dokumentiert werden. Zugriffsrechte werden differenziert vergeben, während Löschungen ausschließlich regelkonform und nach klar dokumentierten Fristen erfolgen. Nach dem Ablauf von Aufbewahrungspflichten sind Daten zu löschen; rechtliche Sperren („Legal Holds“) können eine Löschung im Einzelfall über die Frist hinaus aussetzen.

Was bedeutet „revisionssicher“ konkret?

Der Begriff „revisionssicher“ leitet sich aus dem deutschen Wirtschafts- und IT-Umfeld ab und ist durch Leitfäden wie den Bitkom-Leitfaden „Revisionssichere elektronische Archivierung“ sowie anerkannte Branchenstandards geprägt, er taucht in Gesetzen selbst jedoch nicht explizit auf. Revisionssicherheit umfasst eine Vielzahl von Anforderungen, um die rechtliche und organisatorische Konformität sicherzustellen:

• Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Inhalte bleiben im Original erhalten. Jede Änderung wird nachvollziehbar und manipulationssicher protokolliert.
• Nachvollziehbarkeit: Sämtliche Aktionen – von der Erfassung über Bearbeitungen bis zur regelkonformen Löschung – werden lückenlos in manipulationsgeschützten Audit-Trails (Protokollen) dokumentiert, die selbst geschützt und archiviert werden.
• Vollständigkeit und Ordnung: Neben dem Hauptdokument sind zugehörige Metadaten, Anhänge und Dokumentversionen konsistent und strukturiert zu erfassen. Beispiel: Archivierte E-Mails enthalten alle Header-Informationen, Adressaten und Versandzeiten.
• Verfügbarkeit und Auffindbarkeit: Informationen müssen über viele Jahre hinweg schnell auffindbar und zugänglich sein. Technologiewandel darf die Zugänglichkeit nicht beeinträchtigen.
• Langzeitlesbarkeit: Es sind Formate zu nutzen oder zu migrieren, die während der gesamten Aufbewahrungsdauer maschinell wie menschenlesbar bleiben. Für steuerrelevante maschinelle Daten fordern die GoBD insbesondere eine maschinell auswertbare Bereitstellung und die Datenbeschreibung (GoBD-Beschreibungsstandard). Konkrete Formatvorgaben gibt es nicht; ein maschineller Export zur externen Auswertung muss aber fachlich und technisch sichergestellt sein.
• Berechtigungskonzept: Der Zugriff basiert auf definierten Rollen, mit exakt zugewiesenen Rechten. Eine Funktionstrennung (etwa Verwaltungs- und Nutzungsrechte) und ggf. das Vier-Augen-Prinzip verhindern unerwünschte Manipulationen. Administrative Zugriffe werden restriktiv vergeben und protokolliert.
• Fristenmanagement: Aufbewahrungs- und Löschfristen werden systemgestützt hinterlegt, überwacht und automatisch angewendet. Legal Holds setzen Löschvorgänge bei Bedarf aus.
• Integrität, Authentizität, Beweiswerterhaltung: Elektronische Signaturen, qualifizierte Zeitstempel (z. B. nach eIDAS), vertrauenswürdige Zeitquellen (NTP) und kryptographische Nachweise (Hashwerte, Checksummen) dokumentieren die Unversehrtheit und Authentizität. Anpassbare Strategien für Nachsignatur/Nachstempel und algorithmische Zukunftssicherheit (etwa Post-Quanten-Kryptografie) sind ratsam.
• Prüfbarkeit: Die gesamte Verfahrensweise wird in einer aktuellen, GoBD-konformen Verfahrensdokumentation gespeichert, umfänglich gepflegt und bei Prüfungen vorgelegt.

Diese Mindestanforderungen ermöglichen es Ihnen, jederzeit ordnungsmäßige Nachweise für Behörden, Gerichte und interne Zwecke bereitstellen zu können.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

Die revisionssichere Archivierung ist in Deutschland durch mehrere zentrale Gesetze und Standards verbindlich:

• §257 HGB, §147 AO: Sie regeln Inhalt, Form und Dauer der Aufbewahrungspflichten für handels- und steuerrelevante Unterlagen (in der Regel 6 oder 10 Jahre, Fristbeginn ist grundsätzlich das Kalenderjahresende). Ergänzend: Rechnungen nach §14b UStG, Personalunterlagen nach SGB/ArbR, spezifische Branchenregeln, z. B. medizinische Akten (§630f BGB: 10 Jahre), Strahlenschutznachweise (StrlSchG: bis zu 30 Jahre).
• §147 Abs. 6 AO in Verbindung mit GoBD: Die digitale Archivierung muss gewährleisten, dass berechtigte Prüfer auf gespeicherte Daten zugreifen können – mittels Z1 (unmittelbarer Zugriff), Z2 (mittelbarer Zugriff) oder Z3 (Datenträgerüberlassung). Die maschinelle Auswertbarkeit und eine elektronische Datenbeschreibung (GoBD-Beschreibungsstandard, Index-XML) sind gefordert, jedoch kein bestimmtes Exportformat.
• GoBD (BMF-Schreiben): Vorgaben zur ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführung, insbesondere Protokollierung, maschinelle Auswertbarkeit, Datenintegrität und ausführliche Verfahrensdokumentation.
• DSGVO: Art. 5 regelt Grundprinzipien wie Zweckbindung und Datenminimierung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Daten zu löschen (Art. 17 DSGVO). Eine Einschränkung (Art. 18 DSGVO) ist maßgeblich, solange rechtliche Hindernisse einer Löschung entgegenstehen (etwa Legal Hold). Zudem relevant: Art. 25 (Privacy by Design/Default), Art. 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), Art. 32 (Technische und organisatorische Maßnahmen) sowie ggf. Art. 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung).
• Branchenvorgaben: Finanz- und Gesundheitswesen, Energiebranche und weitere Bereiche unterliegen zusätzlichen Regelungen (z. B. TISAX, BSI-Anforderungen, Prüfstandards).
• Cloud-Archivierung (§146 Abs. 2a AO): Bei Verlagerung ins Ausland besteht Meldepflicht. Die deutsche Finanzverwaltung muss unmittelbaren Zugriff erhalten, auch in der Cloud. Bei Drittlandübertragung: Abschluss von Standardvertragsklauseln (SCCs) und Transfer Impact Assessment nach DSGVO.
• Digitale Löschung und Vernichtung: Für physische Datenträger ist DIN 66399 maßgeblich, für digitale Löschung werden z. B. NIST SP 800-88 herangezogen. Die Erstellung eines durchgängigen Löschkonzepts nach DIN 66398 wird empfohlen.

Der Begriff „revisionssicher“ ist rechtlich nicht normiert, gilt aber durch Rechtsprechung, Bitkom-Leitfaden und Branchennormen als verbindlicher Standard.

Typische Inhalte für revisionssichere Archivierung

Folgende Dokumentarten müssen revisionssicher aufbewahrt werden:

• Buchungsbelege, Rechnungen und elektronische Rechnungen inkl. strukturierter Originaldaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD-XML, ab 2025 ff. B2B-E-Rechnungspflicht nach EN 16931 in Deutschland)
• Verträge und Vertragsänderungen
• Handels- und Geschäftsbriefe, relevante E-Mail-Kommunikation mit vollständigen Metadaten/Anhängen
• Lieferscheine, Empfangsbestätigungen
• Technische Dokumentationen, Qualitätsmanagement- und Projektberichte
• Protokolle, Reports, Prozess- und Verfahrensdokumentationen, alle Dokumentversionen mit Metadaten

Originalpflichten bestehen etwa für notarielle Urkunden, bestimmte Wertpapiere, Sicherheits-/Strahlenschutznachweise und (je nach Branche) weitere Unterlagen. Die Klassifizierung, wie Sie welche Dokumente aufbewahren, sollte branchenspezifisch und nach geltender Rechtslage erfolgen.

Technische Bausteine einer revisionssicheren Archivierungslösung

Eine sichere Archivierung umfasst folgende Komponenten:

• Unveränderbarer Speicher: Physische oder softwarebasierte WORM-Technologien (Write Once, Read Many), z. B. S3 Object Lock (Compliance Mode), Filesystem-WORM (NetApp SnapLock/HCP), Append-only-Logs.
• Retention Management, Legal Holds: Automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen mit temporären Sperren bei rechtlichen Ausnahmefällen; Startpunkt ist das Kalenderjahresende.
• Versionierung, qualifizierte Zeitstempel, vertrauenswürdige Zeitquellen: Sicherstellung der Datenintegrität durch Zeitstempel, Algorithmus-Agilität, fortlaufende Kontrolle der Kryptostärken, regelmäßige Erneuerung nach aktuellen Sicherheitsstandards.
• Audit-Trails und Protokollierung: Manipulationsgeschützte Protokolle aller Aktionen (nach BSI-Mindeststandard zur Protokollierung und GoBD), einschließlich Schutzbedarf, Integrität, gesicherte Zeitquelle und definierte Aufbewahrungsdauer.
• Granulares Rollen- und Rechtemanagement: Trennung von Funktionen, restriktive Adminrechte, Überwachung aller administrativen Handlungen (Privileged-Access-Management) und ggf. das Sechs-Augen-Prinzip.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit sicherem Schlüsselmanagement: Schutz vor internen und externen Angriffen, idealerweise mit Hardware-Sicherheitsmodulen (HSMs).
• Formatmanagement, Migration, Fixity-Prüfungen: Nutzung standardisierter Langzeitformate (z. B. PDF/A, maschinenlesbare Strukturen), regelmäßige Migration, Fixity- und Integritätsprüfungen. Einsatz von Standards wie OAIS (ISO 14721/OAIS), Dublin Core, METS, PREMIS.
• Ersetzendes Scannen: Nach BSI TR-03138 (RESISCAN) mit dokumentiertem Verfahren; sie berechtigt zur Vernichtung des Papiers, wenn keine Originalpflicht besteht. Zusätzliche kryptographische Beweiswerterhaltung (TR-ESOR) ist für rein signierte Dokumente relevant.
• Redundanz und Business Continuity: Offsite-Kopien, immutable/air-gapped Speicher; regelmäßig dokumentierte Restore-Übungen und Notfalltests sind verpflichtend.

Systeme sollten den Beweiswert und die Lesbarkeit auch über Technologiewechsel (Migration/Exit nach OAIS-Modell, Chain of Custody, Validierung) sicherstellen.

Organisatorische Grundlagen und Governance

Eine revisionssichere Archivierung funktioniert nur mit abgestimmten organisatorischen Prozessen:

• GoBD-konforme Verfahrensdokumentation: Beschreibung der eingesetzten Systeme, der Geschäfts- und Prozessabläufe, Rechte-/Rollenverwaltung, Änderungs- und Testmanagement, Nachweise der Wirksamkeit von Kontrollen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Klare Zuweisung der Aufgaben an Records Manager, IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftragte und Interne Revision. Jede Funktion sollte klar beschrieben werden.
• Regelmäßig gepflegte Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien: Zuordnung der Dokumentarten zu Fristen, Prozess zur Sperre und zur fristgerechten, dokumentierten Löschung analog der gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen.
• Klassifikation und Eingangskanäle: Integration und Dokumentation aller Eingangskanäle (E-Mail, Scanner, Schnittstellen, Uploads) und eine abbildungsgleiche Dokumentenerfassung.
• Management der Originalaufbewahrung: Identifikation und sichere Verwahrung von Originalpflichtdokumenten – z. B. notarielle Urkunden, Wertpapiere, bestimmte Gesundheits- und Strahlenschutznachweise, Zollunterlagen.
• Schulungen, Betriebsvereinbarungen, Betriebsratseinbindung: Information aller Beteiligten über Prozesse, technische Maßnahmen und rechtliche Grundlagen. Bei personenbezogenen Daten: Prüfung der Anforderungen des BetrVG/BDSG.
• Überwachung und Audits: Durchführung regelmäßiger interner/externer Audits, Nachweisführung, Umsetzung von Verbesserungen.

Eine stringente Kombination aus Technik, Organisation und Dokumentation gewährleistet Ihre Revisionssicherheit.

Best Practices aus der Unternehmenspraxis

Unternehmen setzen u. a. folgende Methoden erfolgreich um:

• Immer aktuelle und geprüfte Aufbewahrungs-/Löschrichtlinien – für digitale wie physische Vernichtung (Nachweis gemäß DIN 66399).
• Automatisiertes, regelbasiertes Erfassen und Archivieren von E-Mails (inklusive Journal-/Header-Aufzeichnung mit Trennung dienstlicher von privaten Inhalten).
• Klare Trennung operativer Bearbeitung und Langzeitarchivierung mit systemübergreifender Kopplung (z. B. DMS/ECM und Records Management).
• Strategie zur beweissicheren Migration: Nutzung offener Exportformate, Metadatenmapping, Validierung, lückenlose Protokollierung, Stichprobentests und Abnahmeprotokolle.
• Schutzmechanismen gegen Admin-Missbrauch, Nachweisführung zur Unveränderbarkeit von Protokollen und vollständige Audit-Trails.
• Einsatz von Lösungen, die nach anerkannten Prüfstandards auditiert wurden (z. B. IDW PS 880, C5-Testat, TISAX, ISAE 3402/SOC 1/2, ISO 27001, DIN ISO 14641), jeweils ergänzt durch unternehmensinterne Compliance-Prüfungen.

Häufige Missverständnisse und Fehler

Typische Irrtümer bei der revisionssicheren Archivierung:

• Backups sind keine Archive: Backups dienen der Notfallwiederherstellung. Archivsysteme sichern Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Backups dürfen Löschpflichten des Archivs nicht umgehen; retention-aware und immutable Backups sind zu berücksichtigen.
• PDF/A ist nicht automatisch revisionssicher: Erst im Zusammenspiel mit Metadaten, Protokollen und Rechteverwaltung entsteht Revisionssicherheit. Für strukturierte Daten reichen Formatkonvertierungen nicht aus.
• Keine Signaturpflicht für elektronische Rechnungen: Seit 2011 genügt zur Sicherung der Integrität ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. XRechnung oder ZUGFeRD erfordern keine qualifizierte Signatur.
• E-Mail-Archivierung erfordert Fachkonzept: Nur geschäftsrelevante E-Mails müssen mit allen technischen Metadaten archiviert werden. Betriebsrat, Datenschutz und Trennung privater Inhalte (z. B. nach TTDSG, TKG) sind zu beachten.
• Unvollständige Verfahrensdokumentation und Löschkonzepte: Nur eine fortlaufend gepflegte, vollständige Dokumentation schützt im Prüfungsfall.
• Migration und Technologiewechsel werden unterschätzt: Fehlende Migrationsplanung kann Lesbarkeit, Integrität und Nachweise gefährden.

Auswahlkriterien für Software und Anbieter

Die Auswahl einer Archivierungslösung sollte folgende Aspekte abdecken:

• Kernfunktionalitäten: Unveränderbarkeit, Fristenmanagement, Audit-Trails, Sperrfunktionen, Exportmöglichkeiten (insbesondere maschinelle Auswertbarkeit mit GoBD-Beschreibungsstandard).
• Integration: Reibungslose Kopplung mit relevanten Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung, CRM und branchenspezifischer Software.
• Nachweise durch Prüfberichte: Verfügbare Zertifikate/Prüfberichte nach Standards (z. B. IDW PS 880, ISAE 3402/SOC, ISO 27001, BSI C5, TISAX), stets ergänzt um eine individuelle Compliance-Prüfung.
• Normenorientierung: Berücksichtigung anerkannter Standards und Normen: ISO 15489, ISO 14721/OAIS, DIN 31644, DIN ISO 14641, ISO 16175, DIN 66398, DIN 66399, BSI TR-03138, TR-ESOR, MoReq2010, ISO 30301, ISO 9001. Prüfen Sie den Zuschnitt der Norm auf Ihren Anwendungsfall.
• Betriebsmodell: Geeignetes Bereitstellungsmodell (On-Premises, Cloud oder Hybrid) samt Nachweis der Rechtskonformität bei Standort- und Datenschutzanforderungen.
• Skalierbarkeit, Migration, Exit-Strategie: Unterstützung für offene Schnittstellen, Exporte, Beweiswerterhalt und klare Migrationspfade.
• Sicherheits- und Berechtigungskonzepte: Durchsetzung der Zugriffskontrolle, Protokollierung aller Aktionen, Trennung von privilegierten und Standardnutzerrechten, verschlüsselte Übertragung und Speicherung.

Eine durchdachte Anbieter- und Systemauswahl bildet das Fundament für Ihre rechtskonforme und nachhaltige Archivierung.

Kompakte Checkliste für den Start

Beachten Sie vor der Auswahl und Einführung ein Archivsystems insbesondere diese Fragen:

• Welche Dokumentarten und Systeme sind betroffen? Welche Eingangskanäle sollen erfasst werden?
• Sind alle Dokumente abbildungsgleich und umfassend erfasst?
• Welche gesetzlichen, vertraglichen oder branchenspezifischen Aufbewahrungsfristen bestehen, ab wann laufen sie?
• Ist die Zuordnung von Dokumentfristen, Rechtsgrund und Lösch-/Einschränkungsprozess eindeutig geregelt?
• Werden die Bereiche Rollen, Rechte und Funktionstrennung sauber dokumentiert?
• Sind technische Anforderungen (Unveränderbarkeit, Protokollierung, Datenintegrität, Wiederherstellbarkeit) verbindlich umgesetzt?
• Ist die maschinelle Auswertbarkeit (Z1/Z2/Z3, GoBD-Beschreibungsstandard) für Prüfungen gewährleistet?
• Gibt es ein dokumentiertes Notfallkonzept, regelmäßige und erfolgreiche Restore-Tests sowie Integritätsnachweise?
• Wird die Verfahrensdokumentation nach GoBD laufend gepflegt, ist sie direkt prüfbar?
• Sind Datenschutz (DSGVO/BetrVG/BDSG: Betroffenenrechte, Löschkonzept, Zugriffsbeschränkungen) und Besonderheiten bei Cloud-Systemen (DSGVO, §146 Abs. 2a AO, SCCs) berücksichtigt?
• Existieren Nachweise aus Prüfberichten/Audits und individuelle Bestätigungen für Ihr Szenario?
• Ist Nachweisführung zur ordnungsgemäßen Dokumentvernichtung (z. B. nach DIN 66399 für physische, NIST SP 800-88 für digitale Löschung) dokumentiert?

Häufige Fragen zu revisionssicherer Archivierung

Wie unterscheidet sich Archivierung von Backup?

Archivsysteme dienen der langfristigen, unveränderbaren und nachvollziehbaren Sicherung von Informationen zum Nachweis bei Prüfungen und Rechtsfragen. Backups sind auf kurzfristige Wiederherstellung nach Ausfällen ausgerichtet, können überschrieben werden und reichen für die rechtssichere Beweisführung nicht aus. Backups dürfen die Lösch- und Einschränkungspflichten nicht umgehen.

Ist revisionssichere Archivierung gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, für steuerlich, handels- oder rechtlich relevante Unterlagen ist eine revisionssichere Archivierung zwingend vorgeschrieben. Die wichtigsten Rechtsquellen sind §257 HGB, §147 AO, die GoBD (BMF-Schreiben) und branchenspezifische Gesetze.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Typische Fristen sind: steuer- und handelsrechtlich relevante Belege 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre; Rechnungen nach §14b UStG i. d. R. 10 Jahre ab Jahresende. Medizinische Unterlagen meist 10 Jahre, Strahlenschutznachweise bis zu 30 Jahre. Der Lauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Kalenderjahres der Entstehung.

Können Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet werden?

Die Vernichtung ist möglich, wenn Sie ein anerkanntes ersetzendes Scanverfahren (BSI TR-03138/RESISCAN) und ein vollständiges, beweiswerterhaltendes Archivierungskonzept anwenden. Für bestimmte Originale wie notarielle Urkunden, Wertpapiere oder Spezialunterlagen gilt weiter die Originalaufbewahrungspflicht.

Müssen E-Mails archiviert werden?

Alle steuerlich, rechtlich oder operativ relevanten E-Mails – einschließlich vollständiger Metadaten und Anhänge – sind revisionssicher zu archivieren. Bedenken Sie die Notwendigkeit der Trennung privater Inhalte und die Einbindung des Betriebsrats. Automatisierte Mail-Journaling-Verfahren unterstützen die Beweissicherheit.

Sind digitale Signaturen für die Revisionssicherheit erforderlich?

Nein. Eine elektronische Signatur ist für Beweiswerterhaltung und Authentizität sinnvoll (z. B. bei Verträgen), aber keine generelle gesetzliche Pflicht, auch nicht für elektronische Rechnungen. zentrale Anforderungen bleiben Unveränderbarkeit, Integrität und Protokollierung.

Wie lässt sich die DSGVO mit der Aufbewahrungspflicht vereinbaren?

Personenbezogene Daten dürfen bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Nach Fristende sind sie zu löschen. Eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO ist sinnvoll, wenn ein Löschhindernis vorliegt, wie zum Beispiel während eines Gerichtsprozesses.

Ist Archivierung in der Cloud zulässig?

Ja, sofern alle rechtlichen Voraussetzungen beachtet werden: geprüfte Datenlokation, verschlüsselte Speicherung und Übertragung, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Beachtung von §146 Abs. 2a AO (bei Auslandsverlagerung) und alle notwendigen Maßnahmen bei Drittlandübertragungen (SCCs, TIA).

Wie bereite ich mein Archiv auf eine Betriebsprüfung vor?

Sichern Sie sich eindeutige Audit-Trails, eine aktuelle, umfassende Verfahrensdokumentation und stimmen Sie Benutzer- und Prüferzugriffe sowie Z1/Z2/Z3-Exportsmöglichkeiten mit Test im Vorfeld ab. Halten Sie maschinell auswertbare Kopien samt zugehöriger Datenbeschreibung bereit.

Welche Dokumente sind zwingend im Original aufzubewahren?

Dokumente wie notarielle Urkunden, bestimmte Wertpapiere, Sicherheits- oder Strahlenschutznachweise sowie manche Spezialunterlagen dürfen nicht digital ersetzt werden. Prüfen Sie stets die einschlägigen branchenspezifischen Vorgaben und kontaktieren Sie ggf. Ihre Aufsichtsbehörde.

Was ist bei Migration und Systemwechsel zu beachten?

Planen Sie jede Migration umfassend: Erzeugung von Migrationspaketen inklusive aller Metadaten, Mapping alter und neuer Formate, Chain of Custody, vollständige Protokollierung und Validierung, Probeabnahmen und ggf. erneute Signierung/Erneuerung von Zeitstempeln. Integritätsprüfungen vor, während und nach der Migration sind Pflicht.

‍