Inventarisierung

In Bibliotheken betrifft sie vor allem die vorhandenen Medienexemplare, kann aber auch technische Geräte, Möbel, Sammlungsobjekte und weitere Ausstattung umfassen. Sie schafft Transparenz darüber, welche Objekte vorhanden sind, wo sie sich befinden, in welchem Zustand sie sind und welche Eigentums-, Besitz- oder Nutzungsverhältnisse gelten.

Für die praktische Arbeit ist eine klare Abgrenzung wichtig: Die Inventarisierung dokumentiert Objekte und ihre Merkmale über ihren Lebenszyklus. Sie ist nicht mit der Inventur gleichzusetzen, bei der Sie den real vorhandenen Bestand mit den gespeicherten Daten abgleichen. Auch die Zugangsbearbeitung, Katalogisierung, Ausleihe, Aussonderung und Anlagenbuchhaltung erfüllen jeweils eigene Aufgaben, greifen aber in vielen Arbeitsabläufen ineinander.

Begriffe rund um die Inventarisierung

In Bibliotheken werden mehrere Begriffe verwendet, die eng zusammenhängen, aber unterschiedliche Bedeutungen haben. Eine einheitliche Verwendung verhindert Missverständnisse zwischen Bibliothek, Verwaltung, Träger und Rechnungswesen. Welche Begriffe verbindlich sind, richtet sich auch nach den lokalen Richtlinien und dem eingesetzten Bibliotheksmanagementsystem.

• Inventarisierung: Laufende Erfassung, Kennzeichnung und Pflege von Medienexemplaren oder Gegenständen.
• Zugangsbearbeitung: Prüfung und Bearbeitung neu eingegangener Medien oder Gegenstände, etwa nach Kauf, Schenkung oder Leihgabe.
• Exemplarisierung: Anlegen eines Datensatzes für ein konkretes Exemplar, das einem bibliografischen Datensatz zugeordnet wird.
• Katalogisierung: Beschreibung einer Ressource nach bibliografischen Regeln. Der Datensatz beschreibt häufig eine bestimmte Ausgabe beziehungsweise Manifestation, nicht zwingend das abstrakte Werk.
• Inventur: Tatsächliche Bestandsaufnahme und Abgleich mit den vorhandenen Verzeichnissen oder Systemdaten.
• Bestandskontrolle: Laufende Prüfung von Standort, Vollständigkeit, Zustand und Verfügbarkeit einzelner Bestände.
• Aussonderung: Geordnete Entnahme von Medien oder Gegenständen aus dem aktiven Bestand nach festgelegten Kriterien und Freigaben.
• Anlagenbuchhaltung: Verwaltung aktivierungspflichtiger Vermögensgegenstände einschließlich Wertansatz, Abschreibung und buchhalterischer Nachweise.

Ein Bibliotheksmanagementsystem verwaltet vor allem bibliothekarische Titel- und Exemplardaten sowie Ausleihvorgänge. Ein Inventar- oder Anlagenverzeichnis der Verwaltung kann daneben erforderlich sein, insbesondere für aktivierungspflichtige IT-Geräte, Möbel oder andere Anlagegüter. Beide Systeme sollten bei relevanten Gegenständen abgestimmt sein, müssen jedoch nicht dieselben Datenfelder, Nummernkreise oder Zuständigkeiten verwenden.

Was wird in Bibliotheken inventarisiert?

Ob ein Gegenstand inventarisiert werden muss, hängt von der Bibliotheksordnung, den Vorgaben des Trägers, Wertgrenzen, Versicherungsanforderungen und haushaltsrechtlichen Regelungen ab. Nicht jeder Bibliotheksbestand ist automatisch Anlagevermögen, und nicht jedes Medienexemplar benötigt zwingend eine Inventarnummer im vermögensrechtlichen Sinn. Dennoch ist für ausleihbare oder besonders schutzwürdige Medien häufig eine eindeutige exemplarbezogene Kennzeichnung sinnvoll.

Zum typischen bibliothekarischen Bestand gehören Bücher, Zeitschriften, Hörbücher, Filme, Konsolenspiele, Brettspiele, Tonie-Figuren, E-Reader und andere ausleihbare Medien. Hinzu kommen gegebenenfalls Klassensätze, mehrteilige Werke, Medienkombinationen, Geräte-Sets und Sonderbestände. Bei solchen Objekten sollten Sie neben dem Hauptelement auch Beilagen und Zubehör erfassen, etwa Spielmaterial, DVDs, Ladekabel, Netzteile, Taschen, Fernbedienungen, Controller oder Kopfhörer.

Technische Geräte, Möbel und sonstige Ausstattungsgegenstände unterliegen häufig anderen Regeln als Bibliotheksmedien. Für sie können Wertgrenzen, Abschreibungsfristen, Seriennummern, Versicherungsvorgaben und Zuständigkeiten der Anlagenbuchhaltung maßgeblich sein. Verbrauchsmaterialien oder geringwertige Wirtschaftsgüter werden je nach Trägerregelung möglicherweise nur mengenmäßig oder gar nicht einzeln inventarisiert.

Eigentum, Besitz und Verwahrung unterscheiden

Inventarisierung sollte nicht nur erfassen, was sich in Ihren Räumen befindet, sondern auch, auf welcher Grundlage ein Objekt dort verwahrt oder genutzt wird. Eigentum beschreibt die rechtliche Zuordnung, Besitz die tatsächliche Sachherrschaft. Bei Dauerleihgaben, Deposita oder Beständen anderer Einrichtungen fallen Eigentum und Besitz häufig auseinander.

Eine Dauerleihgabe ist daher keine Erwerbungsart im engeren Sinne, wenn kein Eigentumsübergang stattfindet. Sie sollten das Leih- oder Verwahrverhältnis, die Eigentümerorganisation, den Überlassungszeitraum, Rückgabepflichten und besondere Nutzungsbedingungen dokumentieren. Das gilt besonders für Klassensätze, Leihgeräte, Wanderausstellungen, Bestände von Fördervereinen oder Medien, die für eine andere Einrichtung verwaltet werden.

Bei Schenkungen sind Herkunft, Schenkungsdatum, mögliche Auflagen und eine realistische Wertangabe wichtig. Ist kein Kaufpreis bekannt, kann je nach Vorgabe ein Schätzwert, ein Vermerk wie „ohne Kaufpreis übernommen“ oder eine gesonderte Bewertungsdokumentation erforderlich sein. Für historische, wertvolle oder besonders schutzwürdige Bestände empfiehlt sich zusätzlich eine Provenienzdokumentation mit Angaben zu Vorbesitz, Herkunftsnachweisen und Eigentumsrechten.

Identifikatoren und Kennzeichnungen

Inventarnummer, Zugangsnummer, Exemplarnummer, Barcode und RFID-Kennung werden in der Praxis teilweise gleich verwendet. Fachlich erfüllen sie jedoch unterschiedliche Funktionen. Sie sollten deshalb festlegen, welche Kennung wofür verwendet wird und ob Nummern in mehreren Systemen identisch sein sollen.

• Zugangsnummer: Dokumentiert häufig die Reihenfolge oder den Vorgang eines Zugangs. Sie kann für eine Lieferung, einen Haushaltstitel, einen Zugangsposten oder ein einzelnes Exemplar vergeben werden.
• Inventarnummer: Dient der Inventar- oder Vermögensverwaltung. Sie ist besonders relevant, wenn ein Objekt nach den Vorgaben des Trägers in einem Inventar- oder Anlagenverzeichnis geführt werden muss.
• Exemplarnummer oder Mediennummer: Kennzeichnet ein konkretes bibliothekarisches Exemplar innerhalb des Bibliotheksmanagementsystems.
• Barcode: Ist eine maschinenlesbare Kennzeichnung für Arbeitsprozesse wie Verbuchung, Rückgabe, Suche oder Inventur. Er kann eine Exemplarnummer abbilden, muss aber nicht mit ihr identisch sein.
• RFID-Exemplarkennung: Ist die im RFID-Chip gespeicherte Kennung, die das System zur Identifikation eines Exemplars verwendet.
• Chip-UID: Ist eine technische Kennung des RFID-Chips. Sie ist nicht in jedem System als fachliche, dauerhaft nutzbare Exemplarkennung geeignet.
• Signatur: Unterstützt das Auffinden oder Aufstellen eines Mediums. Sie kann systematisch gebildet sein, aber auch andere Elemente enthalten oder bei bestimmten Bestandsarten entfallen.

Eine Signatur ist nicht automatisch mit einer systematischen Aufstellung gleichzusetzen. Freihandbestände können systematisch aufgestellt werden, während Magazinbestände, Sonderbestände oder temporäre Sammlungen anderen Ordnungen folgen. Entscheidend ist, dass die Standort- und Aufstellungslogik nachvollziehbar dokumentiert wird und die physische Kennzeichnung eindeutig zum Datensatz passt.

Inventarisierung und Katalogisierung

Katalogisierung und Inventarisierung ergänzen sich, beschreiben aber unterschiedliche Ebenen. Die Katalogisierung erfasst bibliografische Merkmale einer Ressource, häufig einer bestimmten Ausgabe oder Manifestation, etwa Titel, beteiligte Personen, Verlag, Erscheinungsjahr, ISBN und Medienart. Die Inventarisierung beziehungsweise Exemplarisierung dokumentiert dagegen das konkrete vorhandene Exemplar und seine individuellen Merkmale.

Besitzt eine Bibliothek mehrere Exemplare derselben Ausgabe eines Romans, können diese einem gemeinsamen bibliografischen Datensatz zugeordnet sein. Jedes Exemplar kann dennoch eigene Merkmale haben, etwa einen Barcode, einen Standort, einen Anschaffungswert, einen Zustand oder eine Ausleihregel. Ist ein Exemplar entliehen, beschädigt oder vermisst, betrifft dies nicht automatisch die anderen Exemplare derselben Ausgabe.

Unterschiedliche Ausgaben, Auflagen, Übersetzungen und Medienformen benötigen in der Regel eigene bibliografische Datensätze. Eine gebundene Ausgabe, ein Taschenbuch, ein Hörbuch und ein E-Book können denselben Inhalt vermitteln, sind bibliografisch und organisatorisch jedoch meist unterschiedliche Ressourcen. Welche Datenstruktur verwendet wird, richtet sich unter anderem nach Regelwerken wie RDA, Datenformaten wie MARC 21 und lokalen oder verbundweiten Vorgaben.

Welche Daten gehören in einen Exemplardatensatz?

Ein Exemplardatensatz sollte die Informationen enthalten, die für Identifikation, Standortverwaltung, Nutzung und Nachweis erforderlich sind. Nicht jedes Feld ist für jeden Bestand gleich wichtig. Pflichtfelder sollten Sie anhand der internen Prozesse, der Anforderungen des Trägers und der technischen Möglichkeiten verbindlich festlegen.

Typische Mindestangaben für bibliothekarische Exemplare sind:

• Verknüpfung zum bibliografischen Datensatz
• eindeutige Exemplarkennung oder Mediennummer
• Barcode oder RFID-Exemplarkennung, sofern eingesetzt
• Zugangsdatum und Erwerbungs- oder Übernahmeart
• aktueller Standort oder Standortgruppe
• Ausleihregel, Bestandsgruppe oder Nutzungsbeschränkung
• Bearbeitungs- oder Verfügbarkeitsstatus
• Angaben zur Vollständigkeit bei mehrteiligen Medien und Sets

Je nach Bestand können weitere Angaben erforderlich sein, etwa Preis, Rechnungsnummer, Lieferant, Signatur, Eigentümer, Seriennummer, Garantiefrist oder Versicherungswert. Bei historischen oder geschenkten Medien sind Herkunft, Vorbesitz und Schenkungsbedingungen relevante Zusatzinformationen. Für technische Geräte können außerdem Wartungstermine, verantwortliche Organisationseinheiten und dokumentierte Übergaben sinnvoll sein.

Den aktuellen Entleihstatus sollten Sie von dauerhaften Exemplardaten trennen. Angaben wie „entliehen“ oder „zurückgegeben“ entstehen in vielen Systemen aus Ausleihtransaktionen und ändern sich laufend. Dauerhaftere Statuswerte sind beispielsweise „in Bearbeitung“, „vermisst“, „in Reparatur“ oder „ausgesondert“, sofern diese nach einem einheitlichen Regelwerk geführt werden.

So läuft die Inventarisierung typischerweise ab

Der konkrete Ablauf unterscheidet sich zwischen öffentlichen, schulischen, wissenschaftlichen und spezialisierten Bibliotheken. Auch die Vorgaben des Trägers und die Einbindung in zentrale Verwaltungsprozesse beeinflussen die Arbeitsschritte. Ein dokumentierter Ablauf hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden und neue Mitarbeitende sicher einzuarbeiten.

1. Zugang prüfen: Vergleichen Sie Lieferung, Rechnung, Bestellung, Schenkungsvereinbarung oder Leihvertrag. Prüfen Sie Menge, Ausgabe, Vollständigkeit, sichtbare Schäden und gegebenenfalls Zubehör, Seriennummern oder Funktionsfähigkeit.
2. Bibliografische Daten zuordnen: Übernehmen Sie einen passenden bibliografischen Datensatz oder legen Sie ihn nach den geltenden Regeln neu an. Achten Sie darauf, nur tatsächlich identische Ausgaben demselben Datensatz zuzuordnen.
3. Exemplardatensatz anlegen: Erfassen Sie die für das einzelne Exemplar erforderlichen Angaben, etwa Erwerbungsweg, Standort, Bestandsgruppe und Kennzeichnung. Prüfen Sie dabei, ob eine Zugangsnummer, Exemplarnummer oder Inventarnummer erforderlich ist.
4. Kennzeichnung anbringen: Verknüpfen Sie Barcode oder RFID-Exemplarkennung eindeutig mit dem Datensatz. Ergänzen Sie bei Bedarf Eigentumskennzeichnungen, Signaturschilder oder Inventarplaketten, ohne vertrauliche Informationen sichtbar anzubringen.
5. Vollständigkeit dokumentieren: Erfassen Sie bei Spielen, Geräte-Sets, Medienkombinationen und mehrteiligen Werken die enthaltenen Bestandteile. So können Sie bei Rückgabe, Reparatur oder Inventur feststellen, ob Zubehör fehlt.
6. Standort und Bereitstellung festlegen: Ordnen Sie das Exemplar einem präzisen Standort, einer Bestandsgruppe und einer Ausleihregel zu. Nach Abschluss der Bearbeitung kann es für Ausleihe, Präsenznutzung oder interne Bereitstellung freigegeben werden.
7. Veränderungen laufend pflegen: Dokumentieren Sie Umsetzungen, Reparaturen, Schäden, temporäre Auslagerungen, Verluste und Aussonderungen zeitnah. Für Klassenkisten, Veranstaltungen, Fernleihe, Außenstellen oder Reparaturdienstleister sollten Sie nachvollziehbare temporäre Standorte verwenden.
8. Bestand prüfen: Gleichen Sie bei Inventuren oder Bestandskontrollen die vorhandenen Objekte mit den Daten ab. Klären Sie Differenzen strukturiert und korrigieren Sie Daten nur auf Grundlage nachvollziehbarer Informationen.

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen

Welche Inventarisierungspflichten gelten, hängt wesentlich vom Träger der Bibliothek ab. Kommunale, schulische oder öffentlich finanzierte Bibliotheken müssen häufig kommunalrechtliche, haushaltsrechtliche oder trägerspezifische Vorgaben beachten. Daneben können Versicherungsbedingungen, Förderauflagen, interne Dienstanweisungen und lokale Inventarrichtlinien maßgeblich sein.

Für aktivierungspflichtiges Anlagevermögen gelten oft andere Anforderungen als für den laufenden Bibliotheksbestand. Dazu gehören Wertgrenzen, Bewertungsregeln, Abschreibungszeiträume, Anlagenkonten und Zuständigkeiten der Kämmerei oder Finanzverwaltung. Stimmen Sie die Erfassung von IT-Geräten, Möbeln und hochwertigen Ausstattungsgegenständen daher mit den zuständigen Verwaltungsstellen ab.

Aussonderungen benötigen in vielen Einrichtungen ein festgelegtes Verfahren. Ob eine Freigabe erforderlich ist und wer sie erteilt, richtet sich nach verbindlichen Aussonderungs- und Vermögensrichtlinien des Trägers. Dokumentieren Sie mindestens Grund, Datum, Entscheidung, verantwortliche Stelle sowie den weiteren Verbleib, etwa Verkauf, Spende, Recycling oder Ersatzbeschaffung.

Digitale Inventarisierung und Datenqualität

Ein Bibliotheksmanagementsystem unterstützt die Inventarisierung durch zentrale Exemplardaten, Suchfunktionen, Kennzeichnungen und Auswertungen. Es kann Standorte, Bestandsgruppen, Bearbeitungsstatus und Ausleihregeln einheitlich abbilden. Für Anlagegüter kann zusätzlich ein separates Inventar- oder Anlagenverzeichnis notwendig sein.

Barcodes ermöglichen eine kostengünstige und zuverlässige Einzelidentifikation, wenn jedes Exemplar sichtbar gescannt wird. RFID kann Prozesse wie Verbuchung, Rückgabe und Inventur beschleunigen, weil Tags kontaktlos gelesen werden können. Wie zuverlässig mehrere Tags gleichzeitig oder in schneller Folge erfasst werden, hängt jedoch von Hardware, Tag-Typ, Antenneneinstellung, räumlicher Anordnung, Metallteilen und anderen Störfaktoren ab.

Gute Datenqualität entsteht nicht allein durch Technik. Verwenden Sie kontrollierte Vokabulare für Standorte, Statuswerte und Schadensarten, richten Sie Pflichtfeldprüfungen ein und kontrollieren Sie regelmäßig auf Dubletten, fehlende Verknüpfungen und unplausible Angaben. Änderungsprotokolle, Rollen- und Rechtekonzepte sowie ein Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen schützen zudem vor unbeabsichtigten oder unberechtigten Änderungen.

Inventardaten sollten von personenbezogenen Ausleihdaten getrennt behandelt werden. Für die Bestandsverwaltung benötigen Sie in der Regel keine dauerhafte Ausleihhistorie einzelner Nutzerinnen und Nutzer. Beachten Sie daher Datenschutzvorgaben, Löschfristen, Berechtigungskonzepte und Datensicherungen, insbesondere bei Berichten, Protokollen und historischen Transaktionsdaten.

Inventur und Bestandskontrolle

Die Inventur prüft, ob der dokumentierte Bestand mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand übereinstimmt. Sie dient dazu, fehlende, falsch aufgestellte, unvollständige oder fehlerhaft gekennzeichnete Objekte zu erkennen. Die zulässige Methode und Häufigkeit richten sich nach den Vorgaben des Trägers und gegebenenfalls nach haushaltsrechtlichen Regelungen.

Eine Vollinventur erfasst den gesamten Bestand zu einem festgelegten Zeitpunkt. Bei einer rollierenden Inventur prüfen Sie unterschiedliche Bereiche nacheinander innerhalb eines definierten Zeitraums. Eine permanente oder Stichprobeninventur kann ebenfalls sinnvoll sein, sofern sie organisatorisch und rechtlich zulässig ist und die erforderlichen Nachweise liefert.

Für die Steuerung der Bestandskontrolle können Sie Kennzahlen nutzen. Dazu gehören Inventurdifferenzen, Verlustquoten, der Anteil ungeklärter Exemplare, unvollständige Exemplardatensätze oder die durchschnittliche Bearbeitungsdauer neuer Zugänge. Solche Kennzahlen helfen Ihnen, Prozessschwachstellen zu erkennen, ohne Nutzungsdaten und Inventardaten fachlich zu vermischen.

Sonderfälle in der Praxis

Mehrteilige Medien und Zusammenstellungen benötigen eine besonders sorgfältige Dokumentation. Bei einem mehrbändigen Werk, einer Spielebox oder einem Geräte-Set sollte klar sein, ob die Teile als gemeinsames Exemplar oder als einzeln verwaltete Bestandteile geführt werden. Die Entscheidung hängt von Ausleihpraxis, Ersatzbeschaffung, Wert und der Möglichkeit ab, einzelne Teile getrennt zu nutzen.

Bei beschädigten oder unvollständigen Medien sollten Sie Zustand, fehlende Teile, Bearbeitungsschritte und mögliche Kosten dokumentieren. Ein Spiel mit fehlenden Figuren ist nicht zwingend verloren, aber möglicherweise vorübergehend nicht ausleihbar. Einheitliche Schadens- und Bearbeitungsstatus erleichtern es, offene Fälle zu überwachen und Reparaturen nachzuverfolgen.

Für Ersatzexemplare sollten Sie festlegen, ob eine neue Exemplarkennung oder Inventarnummer vergeben wird. Wird ein verlorenes Medium ersetzt, bleibt das verlorene Exemplar in der Regel als dokumentierter Vorgang bestehen, während das Ersatzexemplar neu angelegt wird. Eine bisherige Signatur kann gegebenenfalls übernommen werden, sofern die neue Ausgabe und die lokale Aufstellungssystematik dies zulassen.

Digitale Medien und Lizenzangebote lassen sich nur eingeschränkt wie physische Exemplare inventarisieren. Bei zeitlich befristeten Lizenzen, Plattformzugängen oder nutzerzahlabhängigen Modellen besteht häufig kein einzelnes Besitzexemplar. Dokumentieren Sie stattdessen Anbieter, Vertragslaufzeit, Kosten, Zugriffsmodell, Lizenzumfang, Verlängerungsfristen und Nutzungsbedingungen in einer geeigneten Lizenz- oder Vertragsverwaltung.

Best Practices für verlässliche Inventardaten

Verbindliche Standards schaffen die Grundlage für dauerhaft nutzbare Daten. Legen Sie schriftlich fest, welche Felder Pflichtangaben sind, welche Nummernkreise verwendet werden und wie Sonderfälle bearbeitet werden. Besonders bei Personalwechseln, mehreren Standorten oder ehrenamtlicher Unterstützung reduzieren solche Regeln Wissensverluste und uneinheitliche Einträge.

• Vergeben Sie Kennungen nach einem dokumentierten Nummernkonzept und verwenden Sie Nummern nicht unkontrolliert erneut.
• Pflegen Sie Standortänderungen, Schäden, Reparaturen und temporäre Auslagerungen zeitnah.
• Trennen Sie Ausleihregeln wie „Präsenzbestand“ von Bearbeitungsstatus wie „in Reparatur“ oder „vermisst“.
• Dokumentieren Sie Eigentumsverhältnisse und Rückgabepflichten bei Leihgaben, Deposita und fremden Beständen.
• Prüfen Sie bei Aussonderungen die Zuständigkeiten, Freigaben und Aufbewahrungsvorgaben des Trägers.
• Bewahren Sie historische Exemplardaten nur so lange auf, wie dies für Nachweise, Aufbewahrungsfristen und die Systemdokumentation erforderlich ist.
• Führen Sie regelmäßige Datenbereinigungen und Bestandskontrollen durch.
• Schulen Sie Mitarbeitende für Sonderfälle wie Schenkungen ohne Kaufpreis, unvollständige Spiele, Ersatzbeschaffungen und Lizenzmedien.

Datensätze ausgeschiedener oder verlorener Exemplare müssen nicht grundsätzlich dauerhaft im aktiven System verbleiben. Eine nachvollziehbare Statusänderung und eine befristete Aufbewahrung der Vorgangsdaten sind häufig sinnvoll, insbesondere für Nachweise und Auswertungen. Die endgültige Löschung oder Archivierung sollte jedoch einem abgestimmten Löschkonzept, Datenschutzvorgaben, Aufbewahrungsfristen und den technischen Möglichkeiten des Systems folgen.

Häufige Fragen zu Inventarisierung

Was ist der Unterschied zwischen Inventarisierung und Inventur?

Die Inventarisierung ist die laufende Erfassung und Pflege von Medienexemplaren oder Gegenständen. Eine Inventur ist dagegen die Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines definierten Zeitraums. Dabei gleichen Sie die dokumentierten Daten mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand ab und klären Abweichungen.

Muss jedes Buch eine eigene Inventarnummer erhalten?

Nein, das hängt von der Bibliotheksordnung, den Vorgaben des Trägers, Wertgrenzen und dem Zweck der Kennzeichnung ab. Für die Ausleihe und exemplarbezogene Verwaltung benötigt jedes separat nutzbare physische Exemplar in der Regel eine eindeutige Kennung, etwa eine Exemplarnummer oder einen Barcode. Diese Kennung muss jedoch nicht zwingend eine Inventarnummer im vermögensrechtlichen Sinn sein.

Was ist der Unterschied zwischen Zugangsnummer, Inventarnummer und Barcode?

Eine Zugangsnummer dokumentiert häufig den Zugang eines Mediums oder Gegenstands, während eine Inventarnummer für Inventar- oder Vermögensnachweise genutzt wird. Ein Barcode dient primär der maschinenlesbaren Identifikation in Arbeitsprozessen wie Ausleihe und Inventur. Je nach Einrichtung können die Kennungen zusammenfallen, sie sollten aber nicht ohne definierte Regel gleichgesetzt werden.

Welche Rolle spielt RFID bei der Inventarisierung?

RFID ermöglicht die kontaktlose Identifikation von Medien und kann Inventur-, Ausleih- und Rückgabeprozesse beschleunigen. Die im Chip gespeicherte Exemplarkennung ist von der technischen Chip-UID zu unterscheiden. Ob mehrere RFID-Tags gleichzeitig zuverlässig gelesen werden, hängt von der eingesetzten Technik und den örtlichen Bedingungen ab.

Was sollte bei Dauerleihgaben dokumentiert werden?

Bei Dauerleihgaben sollten Sie Eigentümer, Besitzverhältnis, Überlassungsdatum, Laufzeit, Rückgabepflichten und besondere Nutzungsbedingungen dokumentieren. Da regelmäßig kein Eigentumsübergang stattfindet, handelt es sich nicht um eine Erwerbung wie einen Kauf oder eine Schenkung. Eine klare Kennzeichnung verhindert, dass fremdes Eigentum versehentlich ausgesondert oder falsch bilanziert wird.

Wie werden verlorene oder ausgesonderte Medien behandelt?

Ein Verlust sollte mit Datum, Ursache, Klärungsstand und gegebenenfalls Ersatzbeschaffung dokumentiert werden. Bei Aussonderungen sind zusätzlich die geltenden Freigaben, der Aussonderungsgrund und der weitere Verbleib festzuhalten. Ob der Exemplardatensatz anschließend archiviert oder gelöscht wird, richtet sich nach den lokalen Aufbewahrungs- und Löschregelungen.

Können digitale Medien inventarisiert werden?

Digitale Lizenzen, Plattformzugänge und zeitlich befristete Angebote sind häufig keine inventarisierbaren Exemplare im klassischen Sinn. Sie sollten dennoch Vertragsdaten, Anbieter, Kosten, Laufzeiten, Lizenzmodelle und Zugriffsrechte nachvollziehbar verwalten. Dafür eignen sich je nach Organisation das Bibliotheksmanagementsystem, eine Lizenzverwaltung oder ein separates Vertragsverzeichnis.

Wie oft sollte eine Bibliothek eine Inventur durchführen?

Die Häufigkeit richtet sich nach Bestandsgröße, Bestandswert, Verlustgefährdung und den Vorgaben des Trägers. Möglich sind Vollinventuren, rollierende Inventuren oder andere zulässige Verfahren. Besonders wertvolle, stark genutzte oder häufig bewegte Bestände sollten in kürzeren Abständen kontrolliert werden.