Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Sie konkretisiert die handelsrechtlichen Vorgaben des Obligationenrechts (OR) und schafft einen Rahmen für die Aufbewahrung auf Papier, Bildträgern und elektronischen Datenträgern. Massgeblich ist nicht, ob Informationen analog oder digital vorliegen, sondern ob sie während der gesamten Aufbewahrungsdauer ordnungsgemäss verfügbar, lesbar, vollständig und nachvollziehbar bleiben.

Für Sie ist die GeBüV besonders relevant, wenn Sie Buchungsbelege digital verarbeiten, Rechnungen per E-Mail erhalten, Geschäftskorrespondenz elektronisch führen oder Daten aus Buchhaltungs- und Vorsystemen archivieren. Die Verordnung betrifft jedoch nicht sämtliche Informationen eines Unternehmens. Entscheidend ist, ob Unterlagen für das Verständnis der Geschäftsvorfälle, der Buchführung oder der Rechnungslegung erforderlich sind.

Was ist die Geschäftsbücherverordnung?

Die GeBüV ist eine Schweizer Verordnung zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie ergänzt insbesondere die Vorschriften des Obligationenrechts zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 ff. OR sowie die Aufbewahrungsvorgaben von Art. 958f OR. Während das OR die grundlegenden Pflichten festlegt, enthält die GeBüV nähere Anforderungen an die Form und Organisation der Aufbewahrung.

Die Verordnung ist technologieneutral ausgestaltet. Sie schreibt weder eine bestimmte Archivsoftware noch einen bestimmten Speicherort vor. Sie können Ihre Pflichten daher mit Papierakten, digitalen Archivsystemen, Fachanwendungen oder einer Kombination verschiedener organisatorischer und technischer Massnahmen erfüllen, sofern die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Im Kern soll die GeBüV sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle und die daraus resultierende Rechnungslegung überprüfbar bleiben. Die Aufbewahrung muss so organisiert sein, dass sachkundige Dritte die Geschäftsvorfälle und die Buchführung innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können. Dabei stehen Ordnungsmässigkeit, Vollständigkeit, Klarheit, Nachprüfbarkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit im Vordergrund.

Rechtsgrundlagen und Verhältnis zum Obligationenrecht

Die zentrale Grundlage für die Buchführungspflicht findet sich in Art. 957 OR. Buchführung und Rechnungslegung müssen so ausgestaltet sein, dass sie die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zuverlässig abbilden. Art. 958f OR regelt zudem die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und gegebenenfalls Revisionsberichte.

Die GeBüV konkretisiert diese Vorgaben, insbesondere für elektronisch geführte oder elektronisch aufbewahrte Unterlagen. Sie enthält Anforderungen an die Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen sowie an die Dokumentation der eingesetzten Verfahren. Für die Beurteilung der Konformität ist deshalb immer das Zusammenspiel von gesetzlichen Vorgaben, Organisation, Prozessen und Technik relevant.

Neben dem Handelsrecht können weitere Vorschriften gelten. Steuerrechtliche, mehrwertsteuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche, zollrechtliche, aufsichtsrechtliche oder branchenspezifische Regeln können zusätzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten vorsehen. Diese Anforderungen sind nicht Teil der GeBüV, müssen bei der Festlegung von Fristen und Archivierungsprozessen aber zusätzlich berücksichtigt werden.

Für wen gilt die GeBüV?

Die GeBüV richtet sich an Personen und Unternehmen, die nach dem Obligationenrecht zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind. Dazu gehören in der Regel Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften sowie bestimmte Vereine und Stiftungen. Auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften können buchführungs- und aufbewahrungspflichtig sein.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr dürfen grundsätzlich eine vereinfachte Buchhaltung führen. Diese besteht in der Regel aus einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie einer Vermögensaufstellung. Auch bei vereinfachter Buchhaltung müssen Sie die relevanten Grundlagen und Belege so aufbewahren, dass die Aufzeichnungen nachvollziehbar und überprüfbar bleiben.

Wenn Sie Buchhaltung, IT-Betrieb oder Archivierungsaufgaben an externe Dienstleister auslagern, bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemässe Aufbewahrung bei Ihnen. Das gilt auch bei der Nutzung von Cloud-Diensten. Verträge mit Dienstleistern sollten daher insbesondere Zugriffsrechte, Datenherausgabe, Informationssicherheit, Unterstützung bei Prüfungen, Exportmöglichkeiten und Vorgehen bei Vertragsende oder Systemwechsel regeln.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Aufbewahrungspflichtig sind insbesondere Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz, soweit diese für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und damit der Buchführung oder Rechnungslegung erforderlich sind. Zudem sind Geschäftsberichte und, soweit erstellt, Revisionsberichte aufzubewahren. Welche konkreten Unterlagen dazugehören, hängt vom Geschäftsmodell, den einzelnen Vorgängen und der Art der Buchführung ab.

Geschäftsbücher dokumentieren die systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen. Dazu gehören beispielsweise Hauptbücher, Nebenbücher, Konten, Journale und Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung. Buchungsbelege sind die Unterlagen, die einzelne Buchungen begründen oder nachvollziehbar machen, etwa Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge oder elektronische Rechnungsdaten.

Geschäftskorrespondenz ist nicht allein deshalb aufbewahrungspflichtig, weil sie geschäftlich versandt oder empfangen wurde. Massgeblich ist, ob sie zum Verständnis eines Geschäftsvorfalls und damit der Buchführung oder Rechnungslegung erforderlich ist. Eine E-Mail kann beispielsweise relevant sein, wenn sie eine Bestellung, eine Vertragsänderung, eine Preisabsprache, eine Leistungsabnahme oder eine Rechnungsfreigabe dokumentiert.

Verträge, Offerten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungsnachweise, Zollunterlagen oder Spesenbelege fallen nicht automatisch als eigenständige Kategorie in den Anwendungsbereich der GeBüV. Sie sind jedoch aufzubewahren, wenn sie Buchungsbelege darstellen oder als Geschäftskorrespondenz für das Verständnis eines Geschäftsvorfalls erforderlich sind. In der Praxis ist deshalb die vollständige und nachvollziehbare Belegkette wichtiger als die blosse Ablage einzelner Dateien.

Bei Jahresrechnungen ist zu berücksichtigen, dass deren Umfang von der jeweiligen Rechnungslegungspflicht abhängt. Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang sind nicht für jedes Unternehmen in gleicher Form erforderlich. Unternehmen mit vereinfachter Buchhaltung unterliegen insoweit anderen Anforderungen als Unternehmen mit ordentlicher Rechnungslegung.

Aufbewahrungsfrist nach OR und GeBüV

Nach Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte, soweit ein solcher erstellt wurde, während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Sie beginnt somit nicht mit dem Rechnungsdatum, dem Zahlungseingang oder dem Eingang einer E-Mail.

Endet Ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember 2026, müssen die Unterlagen dieses Geschäftsjahres grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden. Bei einem abweichenden Geschäftsjahr ist dessen Ende für die Fristberechnung massgeblich. Ein nachvollziehbares Fristenkonzept sollte deshalb für jede Dokumentart den korrekten Fristbeginn und die anwendbare Aufbewahrungsdauer festlegen.

Die handelsrechtliche Zehnjahresfrist ist nicht zwingend die einzige relevante Frist. Je nach Sachverhalt können steuerrechtliche, vertragliche, aufsichtsrechtliche oder branchenspezifische Pflichten längere Fristen vorsehen. Bei laufenden oder absehbaren Gerichts-, Steuer- oder Verwaltungsverfahren sollten Sie Löschprozesse für betroffene Unterlagen aussetzen und diese gezielt sperren.

Nach Ablauf der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist verlangt die GeBüV nicht automatisch eine sofortige Löschung. Ob und wann eine Löschung erforderlich oder sinnvoll ist, beurteilt sich zusätzlich nach Datenschutzrecht, anderen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Interessen und Ihrem Löschkonzept. Eine unbegrenzte Speicherung ohne Zweck und ohne Prüfung kann datenschutzrechtlich problematisch sein.

Zulässige Formen der Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen können auf Papier, Bildträgern oder elektronischen Datenträgern aufbewahrt werden. Papierbelege dürfen grundsätzlich digitalisiert und anschliessend elektronisch archiviert werden, wenn die Anforderungen an die Ordnungsmässigkeit der Aufbewahrung erfüllt sind. Die elektronische Archivierung kann daher eine papiergebundene Ablage ersetzen.

Eine wesentliche Ausnahme gilt für Geschäftsberichte und Revisionsberichte. Diese müssen gemäss Art. 958f OR schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Für diese Dokumente genügt eine ausschliesslich elektronische Aufbewahrung nicht, wenn dadurch die gesetzlich geforderte schriftliche und unterzeichnete Form nicht gewahrt bleibt.

Bei elektronischer Aufbewahrung muss sichergestellt sein, dass die Inhalte während der gesamten Frist lesbar bleiben und die Unterlagen vollständig verfügbar sind. Zudem müssen Änderungen nachvollziehbar sein. Die GeBüV verlangt nicht zwingend einen technisch absolut unveränderbaren Speicher oder einen WORM-Datenträger, sofern Veränderungen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Zustand und die vorgenommenen Änderungen feststellbar bleiben.

Die elektronische Aufbewahrung beantwortet nicht jede beweisrechtliche Frage. Bei Originalurkunden, qualifizierten Formvorschriften oder spezialgesetzlichen Anforderungen können zusätzliche Besonderheiten gelten. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann je nach Dokumenttyp und Rechtsfrage relevant sein, ist jedoch keine allgemeine Voraussetzung für eine GeBüV-konforme Archivierung.

Anforderungen an die elektronische Archivierung

Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer verfügbar, lesbar und nachvollziehbar sein. Die Anforderungen richten sich nicht nur an die eingesetzte Technologie, sondern auch an die Organisation der Arbeitsabläufe. Zuständigkeiten, Berechtigungen, Kontrollen und Datenübernahmen sollten deshalb klar geregelt und dokumentiert sein.

Vollständigkeit und Ordnung

Alle aufbewahrungspflichtigen Bestandteile eines Geschäftsvorfalls müssen auffindbar sein. Dazu können neben einer Rechnung auch Anhänge, strukturierte Rechnungsdaten, relevante Korrespondenz oder Nachweise gehören, sofern diese für das Verständnis der Buchung erforderlich sind. Sie sollten daher festlegen, welche Dokumentarten aus welchen Quellsystemen übernommen werden und wie deren Vollständigkeit kontrolliert wird.

Ordnungsmässige Aufbewahrung erfordert eine nachvollziehbare Struktur. Dokumentklassen, Aktenstrukturen, Indexdaten und eindeutige Referenzen helfen dabei, Unterlagen einem Geschäftspartner, einer Buchung, einer Periode oder einem Vorgang zuzuordnen. Welche Metadaten erforderlich sind, richtet sich nach Ihrer Organisation und danach, wie Sie Geschäftsvorfälle zuverlässig prüfen und wiederfinden können.

Nachvollziehbarkeit und Änderungen

Geschäftsvorfälle müssen für sachkundige Dritte nachvollziehbar sein. Es sollte erkennbar sein, auf welchem Beleg eine Buchung beruht und wie sich die zugrunde liegenden Informationen auffinden lassen. Interne Freigabeprozesse können für Kontrollen und die Prozessqualität wichtig sein, sind aber nicht für jeden Geschäftsvorfall zwingend Teil der aufzubewahrenden Unterlagen.

Elektronische Informationen dürfen auf veränderbaren Datenträgern gespeichert werden, wenn Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Geeignet sind beispielsweise Protokolle, die erkennen lassen, wann und durch wen Daten verändert wurden und welche Änderung erfolgt ist. Eine vollständige Versionierung, die Speicherung jeder früheren Version oder die verpflichtende Angabe eines Änderungsgrundes können sinnvolle Massnahmen sein, sind aber nicht in jedem Fall ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben.

Fehlerhafte Rechnungen oder Buchungen sollten nicht stillschweigend durch neue Inhalte ersetzt werden. Stattdessen sollten Sie Korrekturen über nachvollziehbare Prozesse abbilden, etwa durch Stornobelege, Korrekturrechnungen oder Berichtigungsbuchungen. Auf diese Weise bleibt die Entstehung und Korrektur eines Geschäftsvorfalls nachvollziehbar.

Verfügbarkeit und Lesbarkeit

Sie müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb angemessener Zeit auffinden und lesbar bereitstellen können. Dies gilt auch für Daten aus abgelösten Fachanwendungen, ältere E-Mails oder gescannte Dokumente. Bei digitalen Unterlagen sollten Sie daher geeignete Dateiformate, Suchmöglichkeiten, Exportverfahren und Wiederherstellungsprozesse berücksichtigen.

Ein Netzlaufwerk, ein E-Mail-Postfach oder ein Cloud-Speicher ist nicht grundsätzlich ungeeignet. Entscheidend ist, ob die konkrete Ausgestaltung Vollständigkeit, Ordnung, Zugriff, Lesbarkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit sicherstellt. Fehlen etwa klare Ablageregeln, Berechtigungskonzepte, Suchmöglichkeiten oder dokumentierte Prozesse, kann die Erfüllung der Anforderungen erschwert sein.

Dokumentation von Verfahren und Kontrollen

Die Organisation der Buchführung und Aufbewahrung sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Eine solche Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Unterlagen entstehen, übernommen, verarbeitet, archiviert, geschützt, wiedergefunden und nach Ablauf der geltenden Fristen behandelt werden. Sie hilft Ihnen, die praktische Umsetzung nachvollziehbar zu belegen und bei Personalwechseln oder Prüfungen konsistent zu handeln.

Zur Dokumentation gehören insbesondere die eingesetzten Systeme, Schnittstellen, Datenübernahmen, Rollen und Zuständigkeiten. Sinnvoll sind zudem Beschreibungen der Kontrollmechanismen, Berechtigungsvergabe, Sicherungsverfahren, Wiederherstellungstests und Migrationsprozesse. Die Dokumentation sollte aktuell gehalten werden, wenn sich Systeme, Verantwortlichkeiten oder wesentliche Abläufe ändern.

Cloud-Nutzung und Auslagerung

Cloud-Dienste und externe Archivierungsdienstleister können für die GeBüV-konforme Aufbewahrung eingesetzt werden. Der Standort oder die Bezeichnung eines Dienstes als Cloud-Lösung entscheidet nicht über die Zulässigkeit. Massgeblich ist, ob Sie die gesetzlichen Anforderungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist erfüllen und die erforderlichen Unterlagen bei Bedarf verfügbar machen können.

Bei einer Auslagerung sollten Sie insbesondere den Zugriff auf Ihre Daten, die Herausgabe in nutzbaren Formaten und die Unterstützung bei Prüfungen vertraglich absichern. Ebenso wichtig sind Regelungen zu Informationssicherheit, Unterauftragnehmern, Verfügbarkeit, Datensicherung und Exit-Szenarien. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie bei einem Anbieterwechsel sämtliche relevanten Dokumente, Metadaten und Protokolle vollständig übernehmen oder nachvollziehbar exportieren können.

Systemwechsel und Datenmigration

Ein Systemwechsel beendet keine Aufbewahrungspflicht. Archivierte Unterlagen müssen auch nach einer Migration vollständig, lesbar und nachvollziehbar verfügbar bleiben. Planen Sie die Übernahme von Archivdaten deshalb frühzeitig und behandeln Sie sie als kontrollierten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten.

Vor der produktiven Umstellung sollten Sie prüfen, ob Dokumente, Indizes, Metadaten, Verknüpfungen und relevante Änderungsprotokolle vollständig übernommen werden. Stichproben, Abstimmungen von Mengen und dokumentierte Migrationskontrollen helfen Ihnen, die Vollständigkeit nachzuweisen. Zudem sollten Sie testen, ob exportierte oder migrierte Daten recherchierbar, lesbar und innerhalb angemessener Zeit bereitstellbar sind.

Abgrenzung zwischen Archiv, Produktivsystem und Backup

Produktivsysteme dienen der laufenden Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Ein Archiv dient dagegen der geordneten, langfristigen und nachvollziehbaren Aufbewahrung der relevanten Informationen. Ob ein Produktivsystem zugleich die Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt, hängt von seiner konkreten Ausgestaltung und den dokumentierten Prozessen ab.

Ein Backup dient in erster Linie der Wiederherstellung nach technischen Störungen, Sicherheitsvorfällen oder versehentlichem Datenverlust. Es ersetzt nicht zwingend eine geordnete und recherchierbare Aufbewahrung, weil Sicherungskopien häufig keine stabile Ordnung, keine geeignete Suche und keine nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen bieten. Backups bleiben dennoch ein wichtiger Bestandteil Ihres Sicherheits- und Wiederherstellungskonzepts.

GeBüV und Datenschutz

Die GeBüV verpflichtet Sie zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen, auch wenn diese personenbezogene Daten enthalten. Gleichzeitig gilt das Schweizer Datenschutzrecht. Während einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ist die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten grundsätzlich zulässig, soweit sie zur Erfüllung der Pflicht erforderlich ist.

Datenschutzrechtlich sind angemessene technische und organisatorische Massnahmen zu treffen. Welche Massnahmen angemessen sind, richtet sich insbesondere nach Art, Umfang, Zweck und Risiken der Bearbeitung. Rollenbasierte Berechtigungen, sichere Authentifizierungsverfahren, Verschlüsselung, Protokollierung und regelmässige Berechtigungsprüfungen können geeignete Massnahmen sein, sind aber nicht in jeder Konstellation in identischer Form erforderlich.

Ein abgestimmtes Aufbewahrungs- und Löschkonzept hilft Ihnen, handelsrechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen zu verbinden. Nach Ablauf der anwendbaren Fristen sollten Sie prüfen, ob weitere Gründe für eine Speicherung bestehen. Bei laufenden Verfahren, Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten kann eine befristete Sperrung der Löschung erforderlich sein.

Praktische Prüfpunkte für Ihre Archivierung

Um die Aufbewahrung nach GeBüV zu beurteilen, sollten Sie nicht nur einzelne Funktionen eines Systems betrachten. Entscheidend ist, ob Ihre gesamte Organisation den vollständigen, geordneten und nachvollziehbaren Umgang mit den relevanten Unterlagen ermöglicht. Die folgenden Fragen können Ihnen als Orientierung dienen:

• Sind aufbewahrungspflichtige Dokumentarten und ihre Quellsysteme definiert?
• Ist geregelt, welche Informationen als Buchungsbeleg oder relevante Geschäftskorrespondenz gelten?
• Können Sie Unterlagen, Belegketten und Buchungen innerhalb angemessener Zeit auffinden?
• Bleiben Dokumente und Daten über die gesamte Frist lesbar und exportierbar?
• Sind Änderungen nachvollziehbar und ist der ursprüngliche Zustand feststellbar?
• Sind Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und Kontrollen dokumentiert?
• Können Daten, Metadaten und relevante Protokolle bei einem Systemwechsel vollständig übernommen werden?
• Bestehen Sicherungs-, Wiederherstellungs- und Notfallprozesse?
• Sind Aufbewahrungsfristen, Sperrfristen und Löschprozesse nachvollziehbar geregelt?
• Können Sie die Organisation und Verfahren Ihrer Archivierung gegenüber Prüfinstanzen erläutern?

Häufige Fragen zu Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)

Gilt die GeBüV auch für elektronische Rechnungen?

Ja. Elektronische Rechnungen können als Buchungsbelege aufbewahrungspflichtig sein und dürfen elektronisch archiviert werden. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar, verfügbar und nachvollziehbar bleiben, einschliesslich relevanter Daten oder Anhänge.

Muss ich Papierbelege zusätzlich im Original aufbewahren?

Grundsätzlich dürfen Sie Geschäftsunterlagen unter den Voraussetzungen der GeBüV elektronisch aufbewahren und Papierbelege vernichten. Eine wichtige Ausnahme bilden Geschäftsberichte und Revisionsberichte, die gemäss Art. 958f OR schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind. Bei Originalurkunden oder besonderen Formvorschriften können zudem weitere Anforderungen gelten.

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Ergänzende oder längere Fristen können sich aus Steuerrecht, Vertragsrecht, Branchenvorgaben oder laufenden Verfahren ergeben.

Reicht ein Cloud-Speicher für die GeBüV-konforme Archivierung aus?

Ein Cloud-Dienst kann grundsätzlich für eine GeBüV-konforme Archivierung geeignet sein. Entscheidend ist, ob Vollständigkeit, Ordnung, Zugriff, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Verfügbarkeit während der gesamten Frist sichergestellt sind. Auch Datenherausgabe, Exportmöglichkeiten und Exit-Szenarien sollten geregelt sein.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssicher ist kein gesetzlich definierter Begriff der GeBüV. Gemeint ist üblicherweise eine Aufbewahrung, bei der Unterlagen vollständig, geordnet, verfügbar, lesbar und nachvollziehbar bleiben sowie vor nicht nachvollziehbaren Änderungen geschützt sind. Ob diese Anforderungen erfüllt sind, hängt vom Zusammenspiel aus System, Konfiguration, Prozessen und Kontrollen ab.

Sind E-Mails aufbewahrungspflichtig?

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn ihr Inhalt für das Verständnis von Geschäftsvorfällen und damit der Buchführung oder Rechnungslegung erforderlich ist. Dies kann etwa bei Bestellungen, Preisabsprachen, Vertragsänderungen oder relevanten Rechnungsfreigaben der Fall sein. Reine Terminabsprachen oder allgemeine Werbenachrichten fallen üblicherweise nicht darunter.

Muss jede Änderung eines archivierten Dokuments begründet und versioniert werden?

Die GeBüV verlangt, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und der ursprüngliche Zustand feststellbar ist. Eine umfassende Versionierung oder eine verpflichtende Begründung jeder Änderung kann eine geeignete Umsetzung sein, ist aber nicht ausnahmslos gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist die konkrete Nachvollziehbarkeit Ihrer Änderungsprozesse.

Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten?

Bei einem Systemwechsel müssen archivierte Unterlagen weiterhin vollständig, lesbar und nachvollziehbar verfügbar sein. Sie sollten daher die Übernahme von Dokumenten, Metadaten, Indizes, Verknüpfungen und relevanten Protokollen planen, testen und dokumentieren. Migrationskontrollen und nachvollziehbare Nachweise zur Vollständigkeit sind besonders wichtig.