EIM-System

EIM steht für Enterprise Information Management und bezeichnet sowohl einen strategischen Management- und Governance-Ansatz als auch die dafür eingesetzte Systemlandschaft - nicht zwingend ein einzelnes Softwareprodukt.

Der Ansatz umfasst strukturierte Daten aus Fachanwendungen und Datenbanken, semi-strukturierte Informationen wie Formulare oder Tabellen sowie unstrukturierte Inhalte wie Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos und technische Zeichnungen. Ziel ist eine verlässliche Informationsbasis, auf die berechtigte Personen im richtigen Kontext zugreifen können - unabhängig davon, in welchem System die Informationen ursprünglich entstanden sind.

Was ist ein EIM-System?

Ein EIM-System ist eine Softwarelösung oder eine integrierte Kombination mehrerer Anwendungen, die den unternehmensweiten Umgang mit Informationen unterstützt. Es verbindet technische Funktionen mit Regeln, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen, damit Informationen über Abteilungen, Standorte und Anwendungen hinweg konsistent, sicher und nachvollziehbar genutzt werden können.

Im Mittelpunkt steht der Informationslebenszyklus: von der Erfassung und Klassifikation über Bearbeitung, Freigabe und Bereitstellung bis zur Aufbewahrung, Archivierung oder Löschung. Eine zentrale Nutzungssicht bedeutet dabei nicht zwingend, dass alle Informationen physisch in einem einzigen System gespeichert werden müssen. EIM kann auch Informationen aus mehreren führenden Fachsystemen über Schnittstellen, gemeinsame Metadaten und eine föderierte Suche zugänglich machen.

Zu den häufigen Funktionsbereichen einer EIM-Systemlandschaft gehören:

• Dokumentenmanagement und elektronische Akten
• Archivierung und regelbasierte Aufbewahrung
• Workflow- und Prozessmanagement
• Enterprise Search und föderierte Suche
• Informationsklassifikation und Metadatenmanagement
• Records Management
• Datenqualität, Data Governance und Stammdatenmanagement
• Schnittstellen zu ERP-, CRM-, HR- und Fachanwendungen
• Berechtigungsanwendung und Integration mit Identity-and-Access-Management-Systemen
• Protokollierung, Monitoring und Reporting

Eine elektronische Akte bündelt zusammengehörige Informationen zu einem Geschäftsvorgang, etwa zu einem Kunden, Vertrag, Projekt oder Mitarbeitenden. Sie kann Dokumente, E-Mails, Aufgaben, Prozessschritte und Metadaten in einem fachlichen Kontext zusammenführen. Dadurch erhalten berechtigte Mitarbeitende einen vollständigen Überblick, ohne Informationen aus zahlreichen Einzelablagen zusammensuchen zu müssen.

Information Governance als Kern des EIM

Enterprise Information Management ist mehr als digitale Ablage und Suche. Information Governance schafft den organisatorischen Rahmen dafür, wie Informationen klassifiziert, genutzt, geschützt, aufbewahrt und kontrolliert werden. Dazu zählen verbindliche Richtlinien, Rollen, Entscheidungswege, Qualitätsanforderungen und Kontrollen.

Ein wirksames Governance-Modell legt beispielsweise fest, welche Informationen als öffentlich, intern, vertraulich oder streng vertraulich gelten. Diese Klassifikation kann Auswirkungen auf Berechtigungen, Speicherorte, Weitergabe, Verschlüsselung, Aufbewahrung und Löschung haben. Für personenbezogene Daten sind zusätzlich Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen, insbesondere wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.

Klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass Informationsbestände ohne Pflege, Regeln oder Ansprechpartner bleiben. Je nach Unternehmensgröße und Branche können unter anderem folgende Rollen beteiligt sein:

• Information Owner oder Fachverantwortliche für geschäftliche Inhalte
• Data Owner für Datenbestände und Datenqualität
• Records Manager für Aufbewahrung, Nachweisbarkeit und Aussonderung
• Datenschutzbeauftragte für datenschutzrechtliche Anforderungen
• Informationssicherheitsbeauftragte für Schutzmaßnahmen und Sicherheitsvorgaben
• IT-Verantwortliche für Betrieb, Integration, Berechtigungen und technische Kontrollen
• Fachbereiche als verantwortliche Nutzer und Prozessverantwortliche

Nicht jede Rolle muss als eigene Stelle eingerichtet werden. Entscheidend ist, dass Zuständigkeiten nachvollziehbar definiert sind und dass Entscheidungen zu Datenqualität, Klassifikation, Zugriffsrechten und Aufbewahrungsregeln verbindlich getroffen werden.

Welche Aufgaben übernimmt ein EIM-System?

Wie ein EIM-System aufgebaut ist, hängt von Ihrer Branche, Unternehmensgröße, IT-Landschaft und den zu unterstützenden Prozessen ab. Moderne Lösungen decken jedoch häufig ähnliche Aufgaben ab und verknüpfen sie miteinander, damit Informationen nicht isoliert verwaltet werden.

• Informationen erfassen: Dokumente, Scans, E-Mails, Formulare und Daten aus Fachanwendungen können manuell oder automatisiert übernommen werden. Bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung ergänzen Klassifikation, Extraktion, Validierung, Geschäftsregeln und gegebenenfalls manuelle Nachbearbeitung die reine Texterkennung.
• Informationen strukturieren: Metadaten wie Dokumenttyp, Kundennummer, Projekt, Kostenstelle oder Vorgangsnummer ordnen Inhalte eindeutig zu. Sie verbessern die Suche, ermöglichen automatisierte Prozesse und unterstützen Aufbewahrungs- sowie Berechtigungsregeln.
• Elektronische Akten bilden: Zusammengehörige Informationen werden einem Kunden, Vertrag, Projekt, Mitarbeitenden oder Geschäftsvorgang zugeordnet. So können Sie Dokumente, Kommunikation und Bearbeitungsstände in einem fachlich sinnvollen Zusammenhang nutzen.
• Informationen bereitstellen: Berechtigte Personen greifen über eine gemeinsame Oberfläche, Suchfunktionen oder direkt aus ERP-, CRM-System - und Fachanwendungen auf relevante Inhalte zu. Die Informationen können dabei in unterschiedlichen Quellsystemen verbleiben, sofern ihre Auffindbarkeit und Nutzung kontrolliert geregelt sind.
• Versionen und Freigaben steuern: Versionierung dokumentiert Änderungen, Bearbeitungsstände und frühere Fassungen eines Dokuments. Ob eine Version fachlich freigegeben, veröffentlicht oder gültig ist, wird in der Regel über separate Freigabe- und Gültigkeitsinformationen gesteuert.
• Prozesse automatisieren: Aufgaben, Prüfungen, Freigaben, Eskalationen und Fristen lassen sich regelbasiert steuern. Typische Beispiele sind Rechnungsprüfungen, Vertragsfreigaben, Qualitätsprüfungen und die Bearbeitung von Kundenanfragen.
• Aufbewahrung und Aussonderung regeln: Aufbewahrungsfristen können anhand von Dokumenttypen, Vorgängen oder rechtlichen Anforderungen gesteuert werden. Nach Ablauf einer Frist kann eine Löschung zulässig oder erforderlich sein, sofern keine anderen Gründe wie Legal Holds, laufende Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder weitere Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Zugriffe absichern: Rollen und Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeitende nur auf Informationen zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Die führende Verwaltung von Identitäten und Zugriffsrechten erfolgt dabei häufig in zentralen Identity-and-Access-Management-Systemen, Verzeichnisdiensten oder Fachanwendungen.
• Nachweise bereitstellen: Protokolle dokumentieren Zugriffe, Änderungen, Freigaben und Prozessschritte. Das unterstützt interne Kontrollen, Audits, Auskunftsersuchen und die nachvollziehbare Bearbeitung geschäftskritischer Vorgänge.
• Datenqualität verbessern: Pflichtangaben, Plausibilitätsprüfungen, Dublettenerkennung und kontrollierte Klassifikationen helfen, Informationsbestände konsistent zu halten. Für zentrale Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Produkte oder Organisationseinheiten sind oft ergänzende Data Governance - und Master Data Management -Konzepte erforderlich.

Warum ist Enterprise Information Management wichtig?

In vielen Unternehmen entstehen Informationen in getrennten Anwendungen und Ablagen. Dateien liegen auf Netzlaufwerken, in Cloud-Speichern, in E-Mail-Postfächern oder in Kollaborationsplattformen, während Prozess- und Stammdaten in Fachanwendungen geführt werden. Auch Microsoft Teams und SharePoint können Teil einer kontrollierten Informationsarchitektur sein, wenn Metadaten, Berechtigungen, Versionierung, Aufbewahrung und Governance passend umgesetzt sind.

Ohne gemeinsame Regeln entstehen dennoch schnell Informationssilos, Mehrfachablagen, unvollständige Vorgänge und unterschiedliche Dokumentstände. Mitarbeitende verbringen dann Zeit mit der Suche, Rückfragen häufen sich und Freigaben verzögern sich. Bei Audits, Prüfungen oder Auskunftsersuchen kann es zusätzlich schwierig werden, vollständige und belastbare Nachweise bereitzustellen.

Ein EIM-Ansatz hilft Ihnen, Informationen in einen kontrollierten Unternehmenskontext einzuordnen. Daraus können sich unter anderem folgende Vorteile ergeben:

• Schnellere und gezieltere Recherche nach Informationen
• Weniger Doppelablagen, Medienbrüche und widersprüchliche Dateistände
• Transparente, standardisierte und nachvollziehbare Prozesse
• Besserer Wissenserhalt bei Aufgabenwechseln oder Personalwechseln
• Höhere Datenqualität durch einheitliche Regeln und Verantwortlichkeiten
• Unterstützung bei Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance
• Einfachere Vorbereitung von Audits, Prüfungen und Auskunftsersuchen
• Bessere Zusammenarbeit über Fachbereiche und Standorte hinweg
• Fundiertere Entscheidungen auf Basis aktueller und nachvollziehbarer Informationen

EIM ersetzt nicht automatisch ein Data Warehouse, einen Data Lake oder Business-Intelligence-Lösungen. Während EIM vor allem die operative Verwaltung, Bereitstellung und Governance von Informationen unterstützt, dienen analytische Plattformen typischerweise der Auswertung großer Datenmengen. Beide Bereiche können sich sinnvoll ergänzen, benötigen aber jeweils klare Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Qualitätsregeln.

Welche Bestandteile gehören zu einem EIM-System?

Enterprise Information Management ist kein starr abgegrenztes Produkt mit einem einheitlichen Funktionsumfang. Welche Komponenten Sie benötigen, richtet sich nach Ihren Informationsprozessen, rechtlichen Anforderungen und bestehenden Systemen. Ein fokussierter Einstieg kann sinnvoller sein als der gleichzeitige Aufbau einer umfassenden Plattform.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt das Erfassen, Ablegen, Suchen, Versionieren und Bearbeiten von Dokumenten. Ergänzend kann ein Archivsystem Informationen langfristig aufbewahren und deren Unveränderbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit technisch unterstützen. Ob eine Archivierung revisionssicher ist, hängt jedoch immer vom Zusammenspiel aus Software, Konfiguration, Prozessen, Berechtigungen, Verfahrensdokumentation und organisatorischen Kontrollen ab.

Workflow-Management automatisiert Aufgaben, Freigaben, Eskalationen und Bearbeitungsschritte. Elektronische Akten schaffen einen gemeinsamen Kontext für zusammengehörige Informationen und Prozesse. Enterprise Search und föderierte Suche erleichtern die Recherche über mehrere Systeme hinweg, wenn Informationen bewusst dezentral verbleiben.

Records Management dient der regelbasierten Verwaltung von Unterlagen mit Geschäfts- oder Beweiswert. Dazu gehören insbesondere Klassifikation, Aufbewahrung, Sicherung, Nachweisbarkeit und kontrollierte Aussonderung. Es ist keine automatische Garantie für Rechtssicherheit, sondern muss durch passende Regeln, technische Umsetzung und gelebte Prozesse ergänzt werden.

Data Governance, Datenqualitätsmanagement und Master Data Management sind angrenzende Disziplinen, die in eine EIM-Strategie eingebunden sein können. Sie regeln beispielsweise, welche Quelle für Kunden-, Lieferanten-, Produkt- oder Organisationsdaten maßgeblich ist. Nicht jedes EIM-System deckt diese Disziplinen vollständig ab, sollte sie aber bei Integrationen und Verantwortlichkeiten berücksichtigen.

Führende Systeme und Single Source of Truth

Eine zentrale Frage bei der EIM-Planung lautet: Welches System ist für welche Information die maßgebliche Quelle? Dieses Prinzip wird häufig als führendes System oder Single Source of Truth bezeichnet. Es verhindert, dass Stammdaten, Dokumente oder Prozessinformationen parallel in mehreren Anwendungen gepflegt werden und sich mit der Zeit widersprechen.

Ein ERP-System kann beispielsweise für Lieferantenstammdaten führend sein, während Vertragsdokumente in einer elektronischen Vertragsakte verwaltet werden. Ein CRM-System kann die führende Quelle für Vertriebschancen sein, während zugehörige Angebote, Korrespondenzen und Freigaben in einem Dokumentenmanagement- oder EIM-Kontext bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass Schnittstellen, Aktualisierungsregeln und Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sind.

Die Single Source of Truth bedeutet nicht, dass jede Information nur an einem technischen Ort sichtbar sein darf. Informationen können in verschiedenen Anwendungen angezeigt und weiterverwendet werden. Entscheidend ist, dass klar geregelt ist, wo sie gepflegt werden, welche Version verbindlich ist und wie Änderungen in abhängige Systeme gelangen.

EIM-System, DMS und ECM: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe DMS, ECM und EIM überschneiden sich und werden je nach Anbieter, Markt, Fachliteratur und Unternehmenskontext unterschiedlich verwendet. Eine allgemeingültige technische Abgrenzung gibt es daher nicht. Unterschiede zeigen sich meist eher in Reichweite, Governance-Anspruch, Integrationsgrad und strategischer Ausrichtung als in einzelnen Funktionen.

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, konzentriert sich typischerweise auf Dokumente und dokumentenbezogene Prozesse. Es unterstützt beispielsweise die Ablage, Recherche, Versionierung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen, Verträgen, Korrespondenzen, technischen Unterlagen oder Personalunterlagen. DMS-Lösungen können je nach Ausprägung auch Archivierungs-, Workflow- oder Aktenfunktionen enthalten.

Enterprise Content Management, kurz ECM, beschreibt häufig die Verwaltung unterschiedlicher Unternehmensinhalte über deren Lebenszyklus. Der Begriff wird oft für Lösungen verwendet, die Dokumentenmanagement, Capture, Workflow, Archivierung, digitale Akten und Records Management verbinden. Die genannten Funktionen können jedoch ebenso Bestandteil eines DMS oder einer umfassenderen EIM-Architektur sein.

EIM betrachtet Informationen häufig aus einer übergeordneten Management- und Governance-Perspektive. Neben Dokumenten und Inhalten kann der Ansatz strukturierte Daten, Informationsqualität, Stammdaten, Richtlinien, Verantwortlichkeiten, Sicherheit und die Integration von Fachsystemen einbeziehen. EIM ist deshalb nicht zwingend ein übergeordnetes System, sondern kann auch als strategischer Rahmen dienen, in den DMS-, ECM-, Archiv-, Daten- und Fachanwendungen eingebunden sind.

Typische Einsatzbereiche eines EIM-Systems

EIM-Systeme und EIM-Strategien sind besonders sinnvoll, wenn viele Informationen verarbeitet werden, mehrere Personen an Vorgängen beteiligt sind oder hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Berechtigungen und Fristen bestehen. Der konkrete Nutzen hängt davon ab, wie gut die Lösung auf die jeweiligen Fachprozesse, Datenquellen und Verantwortlichkeiten abgestimmt ist.

• Rechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden erfasst, klassifiziert, geprüft, freigegeben und in den relevanten Prozess eingebunden. Für GoBD-relevante Prozesse sind zusätzlich nachvollziehbare Verfahrensabläufe, Kontrollen und eine geeignete Verfahrensdokumentation erforderlich.
• Vertragsmanagement: Verträge, Nachträge, Freigaben und Korrespondenzen werden in einer Vertragsakte zusammengeführt. Laufzeiten, Kündigungstermine und Zuständigkeiten können überwacht werden, während Berechtigungen sensible Inhalte schützen.
• Personalwesen: Personalakten, Bewerbungen, Bescheinigungen und Fortbildungsnachweise werden strukturiert verwaltet. Dabei sind differenzierte Berechtigungen, datenschutzkonforme Prozesse und gegebenenfalls besondere Schutzmaßnahmen für sensible personenbezogene Daten erforderlich.
• Kundenservice: Kundeninformationen, E-Mails, Reklamationen und Vorgangsdokumente stehen im Bearbeitungskontext bereit. Mitarbeitende können dadurch schneller erkennen, welche Kommunikation stattgefunden hat und welche Schritte noch offen sind.
• Qualitätsmanagement: Arbeitsanweisungen, Prüfberichte, Zertifikate und Prozessdokumente werden kontrolliert bereitgestellt. Im regulierten Umfeld können zusätzlich Anforderungen wie GMP oder die Dokumentenlenkung nach ISO 9001 relevant sein.
• Einkauf und Lieferantenmanagement: Angebote, Bestellungen, Rahmenverträge, Lieferantenzertifikate und Korrespondenzen werden einem einheitlichen Vorgang zugeordnet. Das unterstützt Freigaben, Fristenkontrolle und die nachvollziehbare Bewertung von Lieferantenbeziehungen.
• Produktion und technische Dokumentation: Fertigungsunterlagen, Wartungsprotokolle, Prüfzeugnisse, technische Zeichnungen und Änderungsdokumente werden mit Produkten oder Anlagen verknüpft. Je nach Branche können Anforderungen an technische Dokumentationen, Produktsicherheit oder Exportkontrolle hinzukommen.
• Compliance und Revision: Nachweise, Freigaben und Bearbeitungshistorien lassen sich für interne Audits, externe Prüfungen und Untersuchungen strukturiert bereitstellen. Bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Anforderungen können Legal Holds verhindern, dass relevante Informationen trotz abgelaufener Fristen gelöscht werden.

Künstliche Intelligenz im EIM

KI-gestützte Funktionen können Informationsprozesse beschleunigen und die Recherche verbessern. Typische Anwendungen sind automatische Dokumentklassifikation, Vorschläge für Metadaten, intelligente Extraktion von Rechnungs- oder Vertragsdaten, Dublettenerkennung, semantische Suche und Zusammenfassungen umfangreicher Inhalte. Solche Funktionen können Mitarbeitende unterstützen, ersetzen jedoch nicht automatisch fachliche Prüfungen.

Die Qualität KI-gestützter Ergebnisse hängt von den Eingabedaten, dem Anwendungsfall, den Regeln und der laufenden Kontrolle ab. Besonders bei rechtlich relevanten, vertraulichen oder personenbezogenen Informationen sollten Sie Validierungen, menschliche Freigaben und klare Verantwortlichkeiten vorsehen. Zudem müssen Datenschutz, Informationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und der zulässige Umgang mit Trainings- oder Nutzungsdaten geprüft werden.

Worauf sollten Sie bei der Einführung achten?

Die Einführung eines EIM-Systems ist nicht ausschließlich ein IT-Projekt. Sie betrifft Prozesse, Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Informationssicherheit und die tägliche Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden. Eine sorgfältige Planung hilft Ihnen, den Nutzen realistisch zu priorisieren und die Akzeptanz nachhaltig zu sichern.

Informationsquellen und Prozesse analysieren

Ermitteln Sie zunächst, welche Informationen in Ihrem Unternehmen entstehen, wo sie gespeichert werden und wer sie benötigt. Berücksichtigen Sie neben zentralen Anwendungen auch Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer, Kollaborationsplattformen, Cloud-Dienste, lokale Ablagen und Papierarchive. Analysieren Sie dabei nicht nur Dokumente, sondern auch Stammdaten, Prozessdaten und relevante technische Informationen.

Priorisieren Sie Prozesse mit hohem Suchaufwand, vielen manuellen Übergaben, häufigen Fehlern oder besonderen Nachweispflichten. Klären Sie für jeden Prozess, welche Informationen entstehen, welche Systeme führend sind, welche Personen beteiligt sind und welche Fristen gelten. So vermeiden Sie, unklare Ablagen oder ineffiziente Abläufe lediglich in eine neue technische Umgebung zu übertragen.

Regeln, Klassifikationen und Verantwortlichkeiten festlegen

Definieren Sie verbindliche Regeln für Ablage, Benennung, Metadaten, Versionierung, Freigabe, Aufbewahrung und Löschung. Legen Sie außerdem fest, welche Dokumenttypen und Informationsklassen es gibt und wer für deren Pflege verantwortlich ist. Ein verständliches Informationskonzept reduziert individuelle Sonderlösungen und erleichtert die tägliche Nutzung.

Klassifikationen wie öffentlich, intern, vertraulich und streng vertraulich helfen dabei, Schutzmaßnahmen angemessen umzusetzen. Sie können beispielsweise steuern, welche Berechtigungen gelten, ob Inhalte verschlüsselt werden müssen oder ob eine externe Weitergabe zulässig ist. Die Klassifikation sollte einfach genug sein, damit Mitarbeitende sie zuverlässig anwenden können.

Metadaten sinnvoll planen

Metadaten machen Informationen auffindbar, auswertbar und prozessfähig. Typische Angaben sind Dokumenttyp, Kunde oder Lieferant, Vorgangsnummer, Projekt, Kostenstelle, Bearbeitungsstatus, Eingangsdatum, verantwortliche Person und Aufbewahrungsregel. Sie sollten nur solche Felder verpflichtend machen, die für Suche, Steuerung, Berechtigungen oder Compliance tatsächlich benötigt werden.

Zu viele Pflichtfelder erschweren die Erfassung und senken die Akzeptanz. Zu wenige Angaben führen dagegen zu unvollständigen Beständen und schlechter Recherche. Ein ausgewogenes Konzept kombiniert automatisch aus Fachsystemen übernommene Daten mit wenigen, eindeutig verständlichen manuellen Eingaben.

Bestehende Systeme integrieren

Ein EIM-System entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn es mit vorhandenen Anwendungen verbunden ist. Dazu gehören beispielsweise ERP-, CRM-, HR-, E-Mail- und branchenspezifische Fachsysteme. Schnittstellen können Metadaten übernehmen, Dokumente im führenden System verfügbar machen und Bearbeitungsstände zwischen Anwendungen austauschen.

Prüfen Sie frühzeitig die API-Fähigkeit, Integrationsmöglichkeiten und Datenmodelle der beteiligten Systeme. Definieren Sie außerdem, welches System für welche Daten führend bleibt und wie Fehler oder Synchronisationskonflikte behandelt werden. Das reduziert doppelte Dateneingaben, Medienbrüche und widersprüchliche Datenbestände.

Datenmigration und Bestandsbereinigung planen

Die Übernahme bestehender Informationen erfordert eine eigene Strategie. Prüfen Sie Altbestände auf Dubletten, veraltete Versionen, unvollständige Metadaten, nicht mehr benötigte Inhalte und bestehende Aufbewahrungspflichten. Nicht jede Altdatei muss ohne Prüfung in ein neues System migriert werden.

Für die Migration sollten Sie Regeln für Datenqualität, Übernahmeformate, Metadatenzuordnung und Migrationsprotokolle definieren. Testmigrationen helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und die Vollständigkeit der Übernahme zu überprüfen. Für Altbestände, die nicht migriert werden, benötigen Sie nachvollziehbare Entscheidungen zur weiteren Aufbewahrung, Archivierung oder kontrollierten Löschung.

Datenschutz, Sicherheit und Compliance berücksichtigen

Berücksichtigen Sie Datenschutz, Informationssicherheit und branchenspezifische Anforderungen von Beginn an. Neben steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben können je nach Dokumentart und Branche weitere Anforderungen aus Sozialrecht, Medizinprodukterecht, Qualitätsmanagement, Finanzaufsicht, Exportkontrolle oder Vertragsrecht gelten. Eine rechtliche Bewertung sollte daher immer den konkreten Anwendungsfall berücksichtigen.

Wichtige Sicherheitsmaßnahmen sind rollenbasierte Berechtigungen, Mehrfaktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, Protokollierung und regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten. Ebenso relevant sind Backup- und Wiederherstellungskonzepte, Notfallpläne sowie Vorgaben für Cloud-Betrieb, Datenresidenz und externe Dienstleister. Das Prinzip der minimalen Rechtevergabe stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Informationen sehen und bearbeiten können, die sie tatsächlich benötigen.

Verfahrensdokumentation und Legal Holds einplanen

Für prüfungsrelevante Prozesse genügt es nicht, Informationen technisch zu speichern. Sie sollten nachvollziehbar dokumentieren, wie Informationen erfasst, verarbeitet, geprüft, aufbewahrt und gelöscht werden. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt unter anderem Zuständigkeiten, Systemgrenzen, Kontrollen, Prozessabläufe und Änderungen.

Legal Holds, auch Aufbewahrungssperren genannt, verhindern die Löschung bestimmter Informationen bei Rechtsstreitigkeiten, Untersuchungen, Prüfungen oder behördlichen Anforderungen. Sie haben Vorrang vor regulären Löschregeln, solange der Grund für die Sperre besteht. Prozesse für das Setzen, Überprüfen und Aufheben solcher Sperren sollten klar geregelt und dokumentiert sein.

Change Management und kontinuierliche Verbesserung umsetzen

Schulungen allein reichen für eine erfolgreiche Einführung nicht aus. Informieren Sie betroffene Teams frühzeitig über Ziele, Veränderungen und Vorteile der neuen Arbeitsweise. Pilotgruppen, Key User, Supportkonzepte und klare Kommunikationswege helfen, praktische Anforderungen aufzunehmen und Unsicherheiten abzubauen.

Beginnen Sie möglichst mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, etwa digitaler Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder einer elektronischen Projektakte. Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb können Sie für weitere Bereiche nutzen. Nach dem Produktivstart sollten Prozesse, Datenqualität und Nutzerfeedback regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden.

Erfolg anhand von Kennzahlen messen

Definieren Sie vor der Einführung messbare Ziele. Geeignete Kennzahlen sind beispielsweise Suchzeiten, Prozessdurchlaufzeiten, Fristeinhaltung, Anteil automatisiert verarbeiteter Dokumente, Datenvollständigkeit, Fehlerquoten, Anzahl von Dubletten und Nutzerakzeptanz. Solche Kennzahlen zeigen, ob die erwarteten Verbesserungen tatsächlich eintreten.

Bewerten Sie Kennzahlen nicht isoliert. Eine hohe Automatisierungsquote ist beispielsweise nur dann ein Erfolg, wenn Extraktionsqualität, Prozesssicherheit und fachliche Ergebnisse stimmen. Kombinieren Sie quantitative Messwerte daher mit Rückmeldungen der Fachbereiche und regelmäßigen Qualitätskontrollen.

Kriterien für die Auswahl einer EIM-Lösung

Bei der Auswahl einer EIM-Lösung sollten die Anforderungen Ihrer Informationsprozesse im Mittelpunkt stehen. Prüfen Sie, welche Dokumenttypen, Datenquellen, Fachanwendungen und Nutzergruppen unterstützt werden müssen. Entscheidend ist nicht allein der Funktionsumfang, sondern wie gut die Lösung zu Ihrer Architektur, Governance und organisatorischen Reife passt.

Wichtige Kriterien sind Integrationsfähigkeit, offene Schnittstellen, Suchqualität, Skalierbarkeit, Berechtigungsmodell und Unterstützung für Metadaten sowie Aufbewahrungsregeln. Je nach Einsatzszenario können außerdem Cloud-, On-Premises- oder hybride Betriebsmodelle, Mandantenfähigkeit, Datenresidenz, Mehrsprachigkeit und mobile Nutzung relevant sein. Berücksichtigen Sie auch Exit-Strategien, Datenexporte, Migrationsfähigkeit und die langfristige Verfügbarkeit Ihrer Informationen.

Häufige Fehler beim Enterprise Information Management

Ein häufiger Fehler besteht darin, EIM lediglich als technische Ablage zu verstehen. Neue Software löst keine unklaren Zuständigkeiten, uneinheitlichen Dateinamen oder ineffizienten Prozesse, wenn diese unverändert übernommen werden. Technik kann Regeln und Prozesse unterstützen, ersetzt aber keine verbindliche Information Governance.

Weitere typische Fehler sind:

• Metadaten, Klassifikationen und Qualitätsregeln werden nicht einheitlich definiert.
• Für Dokumente, Stammdaten und Prozessdaten werden keine führenden Systeme festgelegt.
• Berechtigungen sind zu weit gefasst, zu komplex oder werden nicht regelmäßig überprüft.
• Aufbewahrungsregeln werden ohne Legal Holds und Ausnahmen für Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten umgesetzt.
• Altbestände werden ohne Bereinigung, Qualitätsprüfung und Migrationskonzept übernommen.
• Fachbereiche werden bei Konzeption, Tests und Weiterentwicklung nicht ausreichend einbezogen.
• KI-Funktionen werden ohne Validierung, Datenschutzprüfung und fachliche Kontrolle eingesetzt.
• Schnittstellen zu führenden Fachsystemen werden zu spät geplant oder unzureichend getestet.
• Verfahrensdokumentation, Nachweise und organisatorische Kontrollen werden vernachlässigt.
• Der Erfolg wird nicht mit nachvollziehbaren Kennzahlen und Nutzerfeedback überprüft.

Häufige Fragen zu EIM-Systemen

Was bedeutet EIM?

EIM steht für Enterprise Information Management und beschreibt den unternehmensweiten Umgang mit Informationen. Der Begriff umfasst Dokumente, Daten, E-Mails, digitale Akten und Fachanwendungen ebenso wie Regeln für Qualität, Sicherheit, Berechtigungen, Aufbewahrung und Verantwortlichkeiten.

EIM kann sowohl eine strategische Initiative als auch eine integrierte Systemlandschaft bezeichnen. Es ist daher nicht zwingend ein einzelnes Softwareprodukt, sondern häufig ein Rahmen für die koordinierte Nutzung verschiedener Informationsmanagement-Systeme.

Für welche Unternehmen eignet sich ein EIM-System?

Ein EIM-Ansatz eignet sich grundsätzlich für Unternehmen, die Informationen zuverlässig auffindbar, sicher und nachvollziehbar verwalten müssen. Besonders relevant ist er bei vielen Dokumenten, mehreren Fachsystemen, abteilungsübergreifenden Prozessen oder erhöhten Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Nachweisbarkeit.

Für kleine Unternehmen muss kein umfassendes EIM-Programm erforderlich sein. Häufig ist ein fokussierter Einstieg sinnvoll, etwa mit digitaler Rechnungsverarbeitung, Vertragsakten oder einem strukturierten Dokumentenmanagement für einen besonders wichtigen Prozess.

Ist ein DMS bereits ein EIM-System?

Ein DMS kann ein wichtiger Bestandteil einer EIM-Strategie sein, ist aber nicht automatisch mit EIM gleichzusetzen. Dokumentenmanagement konzentriert sich typischerweise auf das Erfassen, Ablegen, Suchen, Versionieren und Bearbeiten von Dokumenten, kann jedoch auch Workflows, Akten und Archivfunktionen enthalten.

EIM betrachtet häufig zusätzlich Informationsquellen, Datenqualität, Governance, Verantwortlichkeiten und die Integration von Fachsystemen. In der Praxis hängen die Grenzen jedoch von der jeweiligen Lösung und der verwendeten Begrifflichkeit ab.

Muss ein EIM-System alle Informationen zentral speichern?

Nein, EIM setzt keine zentrale physische Speicherung aller Informationen voraus. Dokumente, Daten und Prozessinformationen können in verschiedenen führenden Systemen verbleiben, sofern sie über klare Regeln, Schnittstellen und Suchmöglichkeiten kontrolliert verfügbar sind.

Eine zentrale Nutzungssicht kann dennoch sinnvoll sein, etwa durch elektronische Akten oder föderierte Suche. Entscheidend ist, dass Sie eindeutig festlegen, welches System für welche Informationen maßgeblich ist und wie Aktualität sowie Berechtigungen sichergestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und revisionssicherer Archivierung?

Archivierung bezeichnet grundsätzlich die langfristige Aufbewahrung von Informationen. Revisionssicherheit setzt weitergehende Anforderungen voraus, etwa Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, geordnete Ablage und geeignete Kontrollen im jeweiligen Anwendungsfall.

Diese Eigenschaften entstehen nicht allein durch ein Archivsystem. Sie erfordern das Zusammenspiel aus geeigneter Software, korrekter Konfiguration, geregelten Prozessen, Berechtigungen, Protokollierung und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation.

Welche Rolle spielen Metadaten in einem EIM-System?

Metadaten beschreiben und strukturieren Informationen. Sie enthalten beispielsweise Angaben zu Dokumenttyp, Kunde, Vorgangsnummer, Bearbeitungsstatus, Schutzklasse oder Aufbewahrungsregel und machen Inhalte dadurch gezielt recherchierbar.

Zugleich ermöglichen Metadaten automatisierte Prozesse, Fristensteuerung und die Zuordnung zu elektronischen Akten. Ein gutes Metadatenkonzept beschränkt sich auf die Angaben, die für Suche, Prozesse, Berechtigungen und Compliance tatsächlich benötigt werden.

Was sind Legal Holds?

Legal Holds sind Aufbewahrungssperren für Informationen, die wegen eines Rechtsstreits, einer Untersuchung, Prüfung oder behördlichen Anforderung nicht gelöscht oder verändert werden dürfen. Sie können Dokumente, E-Mails, Akten, Daten und andere relevante Informationsbestände betreffen.

Solange eine Aufbewahrungssperre besteht, haben reguläre Löschfristen keine Wirkung für die betroffenen Inhalte. Unternehmen benötigen deshalb klare Regeln dafür, wer Legal Holds anordnet, wie sie technisch umgesetzt werden und wann sie wieder aufgehoben werden dürfen.

Kann ein EIM-System cloudbasiert betrieben werden?

Ja, EIM-Systeme können in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder als hybride Lösung betrieben werden. Welches Modell geeignet ist, hängt von Sicherheitsanforderungen, Datenschutz, Integrationen, Verfügbarkeit, Datenresidenz und den Anforderungen Ihrer Nutzergruppen ab.

Prüfen Sie bei cloudbasierten Angeboten insbesondere den Speicherort der Daten, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, Vertragsregelungen sowie Möglichkeiten für Datenexport und Systemwechsel. Auch bei Cloud-Betrieb bleiben Sie für klare Prozesse, Berechtigungen und die regelkonforme Informationsnutzung verantwortlich.