Sie regelt insbesondere, wie Abgaben erhoben werden, welche Mitwirkungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen, wie Abgabenbehörden prüfen und wie Sie gegen Bescheide vorgehen können. Die gesetzlich korrekte Bezeichnung lautet Bundesabgabenordnung.
Für Unternehmen ist die BAO vor allem dort relevant, wo steuerlich bedeutsame Geschäftsvorfälle dokumentiert, erklärt, nachgewiesen oder gegenüber der Finanzverwaltung erläutert werden müssen. Ein geordnetes Informationsmanagement kann Sie dabei unterstützen, relevante Dokumente und Daten vollständig, auffindbar und über die erforderliche Dauer verfügbar zu halten.
Was ist die Bundesabgabenordnung?
Die BAO ist Verfahrensrecht. Sie bestimmt grundsätzlich nicht, ob ein Umsatz steuerpflichtig ist, welche Bemessungsgrundlage gilt oder wie hoch ein Steuersatz ausfällt. Diese materiell-rechtlichen Fragen regeln vor allem Einzelgesetze wie das Umsatzsteuergesetz (UStG), Einkommensteuergesetz (EStG) und Körperschaftsteuergesetz (KStG).
Die BAO regelt dagegen das Verfahren zwischen Abgabepflichtigen und Abgabenbehörden. Dazu gehören etwa die Offenlegung steuerlich relevanter Umstände, die Einreichung von Erklärungen, die Erlassung und Zustellung von Bescheiden, Prüfungen, die Einhebung von Abgaben sowie Rechtsmittel.
Nach § 1 BAO gilt die Bundesabgabenordnung für öffentliche Abgaben, soweit diese durch Abgabenbehörden des Bundes zu erheben sind. Darüber hinaus kann die Bundesabgabenordnung auch dann anwendbar sein, wenn andere Rechtsvorschriften ihre Anwendung ausdrücklich vorsehen. Ihre konkrete Bedeutung hängt daher von der jeweiligen Abgabe, dem Sachverhalt und den einschlägigen Spezialvorschriften ab.
Zu den wesentlichen Regelungsbereichen der BAO zählen:
- Offenlegungs- und Wahrheitspflichten nach § 119 BAO
- Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 124 BAO
- Ordnungsvorschriften für Bücher und Aufzeichnungen nach § 131 BAO
- Aufbewahrungspflichten und Datenträgeraufbewahrung nach § 132 BAO
- Auskunfts-, Vorlage- und Nachweisplichten nach § 138 BAO
- Nachschauen nach § 144 BAO
- Außenprüfungen nach §§ 147 ff. BAO
- Schätzung von Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO
- Verjährung nach §§ 207 ff. BAO
- Bescheidbeschwerden nach §§ 243 ff. BAO
Warum ist die BAO für Unternehmen wichtig?
Die BAO verlangt nicht pauschal von jedem Unternehmen dieselbe Art oder denselben Umfang an Büchern und Aufzeichnungen. Ob und welche Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Nachweispflichten bestehen, ergibt sich insbesondere aus den jeweiligen Abgabenvorschriften sowie aus § 124 BAO. Für Umsatzsteuer, Lohnabgaben, Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer können deshalb unterschiedliche Anforderungen maßgeblich sein.
Unabhängig davon verpflichtet § 119 BAO Sie, alle für die Abgabenerhebung bedeutsamen Umstände vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen. Dazu gehören Angaben in Steuererklärungen ebenso wie Erläuterungen und Informationen, die Sie auf Verlangen der Abgabenbehörde zu konkreten Sachverhalten geben. Unvollständige, unrichtige oder nicht nachvollziehbare Angaben können das Abgabenverfahren erheblich erschweren.
Steuerlich bedeutsame Informationen entstehen häufig nicht erst in der Buchhaltung. Sie können bereits bei einer Bestellung, einem Vertragsschluss, einer Lieferung, einer Leistungserbringung, der Rechnungsprüfung oder einer Zahlungsfreigabe entstehen. Ob ein bestimmtes Dokument aufzubewahren oder vorzulegen ist, hängt jedoch davon ab, ob es für die Abgabenerhebung von Bedeutung ist.
Besondere organisatorische Anforderungen bestehen häufig bei Unternehmen mit hohen Belegmengen, mehreren Standorten oder komplexen digitalen Prozessen. Auch internationale Geschäftsvorfälle, umfangreiche Umsatzsteuerpflichten, Barumsätze und historisch gewachsene Systemlandschaften erhöhen den Aufwand, steuerlich relevante Informationen geordnet bereitzuhalten.
Offenlegungs-, Auskunfts- und Nachweispflichten
Nach § 119 BAO müssen Abgabepflichtige die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Umstände vollständig und wahrheitsgemäß offenlegen. Die Offenlegung erfolgt insbesondere durch Abgabenerklärungen, Anzeigen, Anmeldungen und sonstige Anbringen. Entscheidend ist, dass die Angaben den tatsächlichen Sachverhalt zutreffend und vollständig abbilden.
§ 138 BAO ergänzt diese Pflicht durch Auskunfts-, Vorlage- und Nachweispflichten. Wenn die Abgabenbehörde dies verlangt, müssen Sie zur Beseitigung von Zweifeln den Inhalt Ihrer Anbringen erläutern, Unterlagen vorlegen oder die Richtigkeit Ihrer Angaben nachweisen. Die Anforderungen beziehen sich auf den konkreten abgabenrechtlich relevanten Sachverhalt und sind nicht als uneingeschränkter Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen zu verstehen.
In der Praxis ist eine nachvollziehbare Belegkette besonders hilfreich. Bei einer Eingangsrechnung können beispielsweise die Bestellung, der Lieferschein oder Leistungsnachweis, die Rechnung, die sachliche Prüfung, die Buchung und der Zahlungsnachweis zusammengehören. Nicht jeder dieser Bestandteile ist in jedem Fall zwingend erforderlich, gemeinsam können sie jedoch die steuerliche Behandlung eines Geschäftsvorfalls plausibel belegen.
Bücher und Aufzeichnungen ordnungsgemäß führen
§ 124 BAO knüpft Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten insbesondere an die jeweiligen Abgabenvorschriften. § 131 BAO enthält Ordnungsvorschriften für Bücher und Aufzeichnungen, sofern diese nach abgabenrechtlichen Vorschriften zu führen sind. Unternehmen sollten daher zuerst prüfen, welche konkreten Pflichten für ihre Steuerarten, Rechtsform und Geschäftsvorfälle gelten.
Bücher und Aufzeichnungen müssen nach § 131 BAO so geführt werden, dass sie einen verlässlichen Überblick über die Geschäftsvorfälle ermöglichen. Sie müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Eintragungen sollen außerdem so gestaltet sein, dass ihr ursprünglicher Inhalt bei Änderungen oder Korrekturen erkennbar bleibt.
Für die Praxis bedeutet dies insbesondere:
- Geschäftsvorfälle zeitnah und vollständig erfassen
- Buchungen durch geeignete Belege oder Nachweise stützen
- Belege eindeutig Buchungen und Geschäftsvorfällen zuordnen
- Änderungen an Büchern und Aufzeichnungen nachvollziehbar gestalten
- Unterlagen geordnet und lesbar führen
- erforderliche Daten und Belege innerhalb angemessener Zeit bereitstellen
Diese Anforderungen betreffen vor allem steuerlich vorgeschriebene Bücher und Aufzeichnungen. Sie gelten nicht automatisch in identischer Weise für jede interne Datei, E-Mail oder sonstige geschäftliche Information. Dennoch kann auch Korrespondenz steuerlich bedeutsam werden, etwa wenn sie Vertragsinhalte, Leistungszeitpunkte, Preisvereinbarungen oder Rechnungskorrekturen dokumentiert.
Aufbewahrungspflichten nach § 132 BAO
Nach § 132 BAO sind Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde beziehungsweise auf das sich der Beleg oder das Geschäftspapier bezieht. Aufbewahrungspflichtig sind dabei Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Typische aufbewahrungspflichtige Unterlagen können sein:
- Rechnungen, Gutschriften, Stornos und Rechnungskorrekturen
- Buchungsbelege, Konten und steuerliche Aufzeichnungen
- Kassenaufzeichnungen und Unterlagen zu Barumsätzen
- Jahresabschlüsse, Inventurunterlagen und Saldenlisten
- Steuererklärungen, Meldungen und zugehörige Nachweise
- Zahlungsnachweise und Bankunterlagen, soweit steuerlich bedeutsam
- Verträge, Bestellungen, Lieferscheine oder Leistungsnachweise, soweit sie steuerlich relevante Geschäftsvorfälle belegen
- Korrespondenz, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung ist
Die siebenjährige Frist ist kein pauschales Löschdatum. Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Abgabenerhebung betreffend Abgaben von Bedeutung sind, hinsichtlich derer die Verjährung noch nicht eingetreten ist. Auch laufende Außenprüfungen, Beschwerdeverfahren oder andere offene Verfahren können einer Vernichtung entgegenstehen.
Neben der BAO können weitere Rechtsvorschriften gelten. Die unternehmensrechtliche Aufbewahrungsfrist nach § 212 UGB beträgt grundsätzlich ebenfalls sieben Jahre und ist daher nicht allgemein länger als die BAO-Frist. Je nach Unterlagenart können sich jedoch zusätzliche Anforderungen beispielsweise aus dem Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht, Arbeitszeitrecht, Gleichbehandlungsrecht, Förderbedingungen oder vertraglichen Verpflichtungen ergeben.
Für bestimmte Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Grundstücken sieht § 18 Abs. 10 UStG eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren vor. Diese Sonderregelung ist insbesondere bei umsatzsteuerlich relevanten Grundstücksumsätzen und Vorsteuerberichtigungen bedeutsam. Vor einer Löschung sollten Sie daher stets prüfen, welche Frist für die konkrete Unterlage tatsächlich maßgeblich ist.
Elektronische Archivierung und ersetzendes Scannen
§ 132 Abs. 2 BAO erlaubt grundsätzlich die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern. Voraussetzung ist, dass die Wiedergabe mit den Originalen bildlich und inhaltlich übereinstimmt, vollständig und geordnet ist sowie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet werden kann. Entscheidend ist somit nicht, ob ein Dokument auf Papier oder digital vorliegt, sondern ob die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Papieroriginale dürfen nach einer ordnungsgemäßen Speicherung auf Datenträgern grundsätzlich vernichtet werden. Das gilt jedoch nicht, wenn andere Rechtsvorschriften die Aufbewahrung des Originals verlangen oder wenn Beweisinteressen, vertragliche Vereinbarungen oder besondere Risiken eine Originalaufbewahrung nahelegen. Bei Urkunden mit besonderer rechtlicher Bedeutung sollten Sie die Anforderungen daher im Einzelfall prüfen.
Eine digitale Archivierung sollte sicherstellen, dass Unterlagen vollständig, lesbar und geordnet gespeichert werden. Außerdem müssen sie während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und bei Bedarf wiedergegeben werden können. Bei elektronisch geführten Büchern und Aufzeichnungen ist darüber hinaus darauf zu achten, dass Änderungen den Anforderungen des § 131 BAO entsprechend nachvollziehbar bleiben.
Der Speicherort oder die Dokumentenmenge allein entscheiden nicht über die Ordnungsmäßigkeit. Ein Dateiordner kann die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn Ordnung, Vollständigkeit, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und die gegebenenfalls erforderliche Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Umgekehrt kann auch ein technisch modernes Archiv mangelhaft sein, wenn Dokumente unvollständig erfasst, falsch zugeordnet oder nicht mehr lesbar sind.
Technische Maßnahmen wie Versionierung, Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Backups und Datenmigration sind nicht für jede Unterlagenart als einzelne BAO-Pflicht ausdrücklich vorgeschrieben. Sie können aber geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sein, um Ordnungsmäßigkeit, Verfügbarkeit, Schutz vor Datenverlust und Nachvollziehbarkeit zu unterstützen.
BAO, Registrierkasse und elektronische Daten
Unternehmen mit Barumsätzen müssen neben der BAO gegebenenfalls die Registrierkassensicherheitsverordnung und weitere Vorschriften zur Registrierkassenpflicht beachten. Elektronische Kassensysteme müssen die jeweils geltenden Anforderungen an Erfassung, Manipulationsschutz und Datensicherheit erfüllen. Kassenunterlagen und die für die Abgabenerhebung relevanten Daten sind innerhalb der maßgeblichen Fristen aufzubewahren.
Auch Daten aus ERP-Systemen, Finanzbuchhaltungen, Warenwirtschaftssystemen oder Vorsystemen können für das Abgabenverfahren bedeutsam sein. Wenn Bücher und Aufzeichnungen elektronisch geführt werden, sollte sichergestellt sein, dass die erforderlichen Daten strukturiert, vollständig und verständlich bereitgestellt werden können. Dazu gehören gegebenenfalls auch Auswertungen, Stammdaten, Buchungsinformationen und nachvollziehbare Verknüpfungen zu den zugehörigen Belegen.
Außenprüfung und Nachschau
Eine Außenprüfung wird umgangssprachlich häufig als Betriebsprüfung bezeichnet. Sie dient dazu, die Einhaltung abgabenrechtlicher Vorschriften und die Richtigkeit der Besteuerungsgrundlagen zu überprüfen. Die gesetzlichen Grundlagen finden sich insbesondere in §§ 147 ff. BAO.
Der Umfang einer Außenprüfung richtet sich nach dem Prüfungsauftrag und den jeweils relevanten Abgaben sowie Zeiträumen. Die Abgabenbehörde darf nicht beliebig sämtliche Systeme oder Prozesse untersuchen, sondern kann Unterlagen, Daten und Erläuterungen verlangen, soweit diese für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Die Mitwirkungs- und Vorlagepflichten nach der BAO bleiben dabei maßgeblich.
Eine Nachschau nach § 144 BAO ist von der Außenprüfung zu unterscheiden. Sie kann der Feststellung abgabenrechtlich bedeutsamer Tatsachen dienen und beispielsweise Geschäftsunterlagen, Aufzeichnungen oder Räumlichkeiten betreffen. Auch hier bestimmt der konkrete Prüfungszweck, welche Informationen relevant sind.
Im Rahmen einer Außenprüfung haben Sie Verfahrensrechte. Dazu gehören insbesondere die Information über den Prüfungsauftrag, die Möglichkeit zur Erörterung von Feststellungen in einer Schlussbesprechung sowie der Prüfungsbericht. Zu Feststellungen und daraus resultierenden Bescheiden können Sie im gesetzlichen Verfahren Stellung nehmen und gegebenenfalls Rechtsmittel ergreifen.
Für eine gute Vorbereitung sollten Sie wichtige Informationen zu einem Geschäftsvorfall zeitnah zusammenstellen können. Dazu gehören je nach Sachverhalt etwa Rechnung, Buchung, Zahlungsnachweis, Vertragsgrundlage, Leistungsnachweis und relevante Korrespondenz. Standardisierte Ablagestrukturen und eindeutige Verantwortlichkeiten reduzieren Suchzeiten und vermeiden vermeidbare Rückfragen.
Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
Kann die Abgabenbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, darf sie diese nach § 184 BAO schätzen. Eine Schätzung kommt insbesondere in Betracht, wenn Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind, formelle Mängel aufweisen, Unterlagen fehlen oder Angaben nicht nachvollziehbar erläutert werden können. Auch eine unzureichende Mitwirkung kann die Schätzungsbefugnis begründen.
Eine Schätzung kann zu einer Abgabennachforderung führen. Anspruchszinsen, Säumniszuschläge oder andere Folgen treten jedoch nicht automatisch allein wegen mangelhafter Unterlagen oder einer Schätzung ein. Für solche Rechtsfolgen müssen jeweils die zusätzlichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein.
Bescheide, Zustellung und Bescheidbeschwerde
Abgabenbehörden entscheiden vielfach durch Bescheid. Ein Bescheid kann beispielsweise eine Abgabenfestsetzung, eine Rückforderung, die Feststellung einer Bemessungsgrundlage oder eine verfahrensrechtliche Entscheidung betreffen. Damit ein Bescheid wirksam wird, muss er ordnungsgemäß zugestellt werden.
Die Zustellung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen, etwa über FinanzOnline oder ein zugelassenes elektronisches Zustellsystem. Bei elektronischer Zustellung sollten Sie interne Zuständigkeiten und Abrufprozesse klar regeln. Fristen beginnen regelmäßig mit der Zustellung, weshalb ein verspätetes Erkennen elektronischer Nachrichten erhebliche Folgen haben kann.
Gegen Bescheide kann grundsätzlich Bescheidbeschwerde nach §§ 243 ff. BAO erhoben werden. Die Beschwerdefrist beträgt im Regelfall einen Monat ab Zustellung des Bescheids. Da Fristen, Formvorgaben und Rechtsschutzmöglichkeiten vom Einzelfall abhängen, sollten Sie Bescheide unverzüglich prüfen und bei Bedarf fachlichen Rat einholen.
Im Abgabenverfahren können Sie sich durch Steuerberaterinnen, Steuerberater oder andere berufsmäßige Parteienvertreter vertreten lassen. Eine Vertretung kann insbesondere bei komplexen Sachverhalten, Außenprüfungen, Vorhalteverfahren und Rechtsmitteln sinnvoll sein. Die Verantwortung für die rechtzeitige Bereitstellung interner Informationen bleibt jedoch eine wesentliche Unternehmensaufgabe.
Zusammenhang zwischen BAO und Informationsmanagementsystemen
Ein Dokumentenmanagement- oder Informationsmanagementsystem ist kein gesetzlich vorgeschriebenes BAO-System. Es kann jedoch dabei helfen, steuerlich relevante Informationen strukturiert zu erfassen, mit Geschäftsvorfällen zu verknüpfen und über die erforderlichen Fristen verfügbar zu halten. Entscheidend bleiben stets die konkreten gesetzlichen Anforderungen und die wirksame Umsetzung Ihrer organisatorischen Prozesse.
Sinnvolle Funktionen für eine BAO-orientierte Dokumentenorganisation sind:
- zentrale Erfassung von Papier- und digitalen Dokumenten
- Indexierung mit Belegnummer, Datum, Geschäftspartner, Gesellschaft oder Steuerjahr
- Volltextsuche und strukturierte Recherche
- Verknüpfung von Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Vertrag, Buchung und Zahlung
- rollenbasierte Berechtigungen zum Schutz vertraulicher Daten
- Aufbewahrungs- und Löschregeln mit Sperrvermerken für offene Verfahren
- Schnittstellen zu ERP-, Finanzbuchhaltungs-, Kassen- und E-Mail-Systemen
- Funktionen für Datenexport, Bereitstellung und nachvollziehbare Bearbeitungsabläufe
Bei elektronisch geführten Büchern und Aufzeichnungen können Versionierung und Protokollierung besonders nützlich sein, um Änderungen nachvollziehbar zu machen. Für andere Dokumentarten sind solche Funktionen ebenfalls häufig sinnvoll, ihre konkrete Ausgestaltung richtet sich jedoch nach dem Risiko, dem Geschäftsvorfall und den gesetzlichen Anforderungen. Ein System kann fehlende Belege oder unklare Zuständigkeiten nicht ersetzen.
Der häufig verwendete Begriff revisionssicher ist kein gesetzlich definierter Begriff der BAO. Er beschreibt in der Praxis meist Systeme und Prozesse, die Dokumente geordnet, nachvollziehbar und gegen unkontrollierte Veränderungen geschützt verwalten sollen. Ob die Anforderungen im Einzelfall erfüllt sind, hängt nicht von einer Produktbezeichnung ab, sondern von der tatsächlichen Umsetzung.
Praktische Hinweise für die Umsetzung
Definieren Sie zunächst, welche Dokumente und Daten in Ihrem Unternehmen für die Abgabenerhebung relevant sein können. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur Rechnungen und Buchungen, sondern je nach Geschäftsmodell auch Verträge, Leistungsnachweise, Kassenunterlagen, Reisekostenbelege oder Nachweise für steuerliche Begünstigungen. Die Auswahl sollte sich an Ihren konkreten Steuerarten und Prozessen orientieren.
Legen Sie Verantwortlichkeiten für Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung fest. Gerade zwischen Einkauf, Vertrieb, Fachabteilungen und Buchhaltung entstehen häufig Informationslücken, wenn unklar bleibt, wer einen Nachweis ablegt oder einem Vorgang zuordnet. Einheitliche Dokumenttypen und Pflichtmetadaten erleichtern die spätere Suche erheblich.
Steuern Sie Aufbewahrungsfristen zentral und differenziert. Berücksichtigen Sie neben der BAO auch umsatzsteuerliche Sonderfristen, unternehmensrechtliche Anforderungen sowie weitere gesetzliche oder vertragliche Vorgaben. Für Außenprüfungen, Rechtsmittel oder offene Verfahren sollten Sperrvermerke verhindern, dass relevante Unterlagen vorzeitig gelöscht werden.
Prüfen Sie regelmäßig anhand von Stichproben, ob Belegketten vollständig verfügbar sind. Wählen Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem vergangenen Geschäftsjahr und recherchieren Sie die zugehörige Bestellung, den Leistungsnachweis, die Buchung und den Zahlungsnachweis. Solche Tests zeigen frühzeitig, ob Schnittstellen, Ablageregeln oder Verantwortlichkeiten verbessert werden müssen.
Häufige Fragen zu Bundesabgabenordnung (BAO)
Was bedeutet BAO?
BAO steht für Bundesabgabenordnung. Sie regelt das österreichische Abgabenverfahren, insbesondere Mitwirkungspflichten, Aufbewahrung, Bescheide, Prüfungen, Verjährung und Rechtsmittel. Materielle Steuerfragen wie Steuersätze oder Steuerpflichten regeln dagegen vor allem Einzelgesetze wie UStG, EStG und KStG.
Ist Bundesangabenordnung die korrekte Bezeichnung?
Nein. Die gesetzliche Bezeichnung lautet Bundesabgabenordnung. Die Abkürzung BAO bezieht sich auf die Bundesabgabenordnung.
Müssen alle Unternehmen nach der BAO Bücher führen?
Nein, nicht pauschal. Ob eine Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht besteht, richtet sich insbesondere nach den jeweiligen Abgabenvorschriften und § 124 BAO. § 131 BAO regelt, welche Ordnungsvorschriften bei steuerlich zu führenden Büchern und Aufzeichnungen einzuhalten sind.
Wie lange müssen Unterlagen nach der BAO aufbewahrt werden?
Grundsätzlich beträgt die Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO sieben Jahre. Sie beginnt mit Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder auf das sich der Beleg beziehungsweise das Geschäftspapier bezieht. Eine längere Aufbewahrung kann erforderlich sein, wenn die Unterlagen für noch nicht verjährte Abgaben oder für laufende Verfahren von Bedeutung sind.
Dürfen Papierbelege gescannt und anschließend vernichtet werden?
Grundsätzlich ja, wenn die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 BAO erfüllt sind. Die digitale Wiedergabe muss mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen, vollständig und geordnet sein sowie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar bleiben. Andere gesetzliche Vorgaben, Beweisinteressen oder vertragliche Anforderungen können es dennoch erforderlich machen, das Original aufzubewahren.
Welche Dokumente sind bei einer Außenprüfung relevant?
Relevant sind Unterlagen und Daten, die für die Abgabenerhebung im konkreten Prüfungsumfang von Bedeutung sind. Dazu können etwa Rechnungen, Bücher, Aufzeichnungen, Kassenunterlagen, Zahlungsnachweise, Verträge, Leistungsnachweise und steuerlich relevante Korrespondenz gehören. Welche Informationen tatsächlich vorzulegen sind, richtet sich nach Prüfungsauftrag, Sachverhalt und gesetzlichen Mitwirkungspflichten.
Was passiert bei unvollständigen oder mangelhaften Aufzeichnungen?
Wenn die Besteuerungsgrundlagen wegen fehlender, unrichtiger oder nicht nachvollziehbarer Unterlagen nicht ermittelt oder berechnet werden können, darf die Abgabenbehörde diese nach § 184 BAO schätzen. Eine Schätzung kann zu Abgabennachforderungen führen. Weitere Folgen wie Anspruchszinsen oder Säumniszuschläge setzen zusätzliche gesetzliche Voraussetzungen voraus.
Was bedeutet die 22-jährige Aufbewahrungsfrist im Umsatzsteuerrecht?
Für bestimmte Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt nach § 18 Abs. 10 UStG eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren. Die Regelung ist insbesondere im Zusammenhang mit umsatzsteuerlichen Grundstücksvorgängen und Vorsteuerberichtigungen relevant. Ob sie im konkreten Fall anzuwenden ist, sollte fachlich geprüft werden.
Ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem nach der BAO vorgeschrieben?
Nein. Die BAO verwendet den Begriff revisionssicher nicht und schreibt kein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem vor. Ein geeignetes System kann jedoch dabei helfen, Unterlagen geordnet, verfügbar und nachvollziehbar zu verwalten sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten organisatorisch umzusetzen.
Kann ein Informationsmanagementsystem steuerliche Beratung ersetzen?
Nein. Ein Informationsmanagementsystem kann die Erfassung, Ordnung, Recherche und Bereitstellung steuerlich relevanter Informationen unterstützen. Die steuerliche Beurteilung einzelner Sachverhalte und die Auslegung konkreter Pflichten sollten Sie mit qualifizierten Steuerberaterinnen, Steuerberatern oder anderen fachkundigen Personen abstimmen.
