Vergleich: Excel vs. professionelle Software in der Normenverwaltung

Historische Entwicklung und steigende Relevanz des Normenmanagements

Normenmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung, da regulatorische Anforderungen und Marktbedingungen stetig komplexer werden. Während früher wenige produktbezogene Normen genügt hätten, sind Unternehmen heute mit dynamischen globalen Standards, branchenspezifischen Vorgaben und steigenden Compliance-Anforderungen konfrontiert.

Besonders in regulierten Branchen wie Medizintechnik, Luftfahrt, Energieversorgung oder Automobilindustrie ist professionelles Normenmanagement inzwischen ein unverzichtbares Element des Informationsmanagements sowie der Qualitätssicherung.

Gründe dieser Entwicklung liegen unter anderem im internationalen Wettbewerb, sich verändernden Gesetzgebungen sowie einer gestiegenen Risikosensibilität von Unternehmen. Normenmanagement ist deshalb zu einer zentralen Unternehmensaufgabe geworden.

Grundlagen: Was umfasst modernes Normenmanagement?

Normenmanagement bezieht sich auf die Erfassung, Pflege, Aktualisierung, Bereitstellung und Integration von Normen, technischen Standards und Richtlinien, die für ein Unternehmen oder eine Organisation relevant sind.

Ob Produktsicherheit, Dokumentationspflichten, Zertifizierungen wie ISO 9001/ISO 13485 oder unternehmensinterne Richtlinien: Die Bandbreite der Anforderungen ist hoch und die Auswirkungen auf Qualität, Lieferfähigkeit und Rechtssicherheit erheblich.

Relevante Normenquellen sind unter anderem:

• Nationale und internationale Normenorganisationen (z.B. DIN, ISO, EN, VDE)
• Interne Werksnormen und spezifische Kundenanforderungen
• Technische Regelwerke oder gesetzliche Vorgaben (z.B. CE-Konformität)

Ein professionelles Normenmanagement muss also unterschiedlichste Quellen berücksichtigen, deren Zugänglichkeit oftmals durch individuelle Zugriffsrechte, Bezahlschranken oder Lizenzmodelle begrenzt ist. Insbesondere der Zugang zu externen Normenportalen (meist kostenpflichtig) und die systematische Integration dieser Inhalte in die Unternehmensabläufe stellen eine Herausforderung dar.

Zentrale Anforderungen und Herausforderungen bei der Normenverwaltung

Für ein nachhaltiges und wirksames Normenmanagement stehen folgende Anforderungen im Fokus:

• Aktualität: Sicherstellung, dass verwendete Normen tatsächlich dem aktuellsten Stand entsprechen.
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Dokumentation sämtlicher Änderungen, Verantwortlichkeiten und Prüfprozesse, um Transparenz gegenüber Audits (z.B. nach ISO 9001, ISO 13485) oder internen Kontrollen zu bieten.
• Rechtskonformität: Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Standards als Prävention gegen haftungsrelevante Fehler und Sanktionen.
• Bereichsübergreifende Zugänglichkeit: Unterschiedliche Fachbereiche benötigen gezielt aufbereitete Informationen, um ihren Aufgaben zuverlässig nachkommen zu können.
• Sicheres Berechtigungskonzept: Steuerung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten zum Schutz sensibler Daten.
• Change-Management: Einführung neuer oder geänderter Normen erfordert effektive Kommunikations- und Schulungskonzepte, damit keine Informations- oder Umsetzungsverluste entstehen.

Unternehmen, die diese Anforderungen nicht umsetzen, riskieren neben möglichen Qualitätsmängeln und Lieferverzögerungen auch Imageschäden, Haftungsfälle und Zertifizierungsverluste.

Excel als Werkzeug im Normenmanagement: Möglichkeiten und Grenzen

Viele Unternehmen nutzen zunächst Excel, um ihre Normen zu verwalten - oftmals aus Gewohnheit oder Kostengründen.

Die Stärken: Ein schneller, niederschwelliger Start, individuelle Anpassbarkeit und anfänglich geringe Investitionen. Insbesondere kleine und mittlere Organisationen empfinden diese Lösung zunächst als ausreichend.

Excel punktet durch:

• Flexible Tabellenstrukturen
• Grundlegende Filter-, Sortier- und Suchfunktionen
• Vertraute Bedienung für viele Mitarbeitende
• Mit Microsoft 365: Verbesserte Kollaborationsmöglichkeiten via OneDrive oder SharePoint (gleichzeitiger Zugriff auf Tabellen, Datei-Versionierung, Änderungsverfolgungen)

Allerdings verdeutlichen Praxiserfahrungen und Rückmeldungen von Normenverantwortlichen typische Schwächen, sobald Anforderungen wachsen:

• Fehleranfälligkeit: Manuelle Pflege begünstigt Tippfehler, Dubletten oder Inkonsistenzen.
• Eingeschränkte Änderungsverfolgung: Zwar besitzt Excel inzwischen Änderungsverfolgungs- und Versionierungsfunktionen (in Microsoft 365-Umgebungen), diese sind jedoch nicht speziell auf die Anforderungen des Normenmanagements zugeschnitten und bieten keine differenzierten Audit-Trails.
• Zusammenarbeit: Trotz Verbesserungen im Mehrbenutzerbetrieb bleiben Kollisionsrisiken und Datenverluste bestehen, insbesondere bei gleichzeitigen Bearbeitungen oder fehlendem Rechtekonzept.
• Unzureichende Rechteverwaltung: Excel-Lösungen bilden Verantwortlichkeiten oder Zugriffsrechte oft nur rudimentär ab - eine wirkliche Sicherheit existiert nicht.
• Redundante Datenpflege: Viele Abteilungen führen eigene Tabellen, was zu Insellösungen, Mehrfachaufwänden und unterschiedlichen Versionsständen führt.

Beispiel aus der Praxis: Bei der Auditvorbereitung offenbart sich schnell, dass viele Excel-Tabellen nicht klar dokumentieren, wer bestimmte Änderungen vorgenommen hat, welche Anforderungen hinterlegt sind und ob alle Versionen aktuell sind. Es kursieren verschiedene Dateistände, die für die Prüfer schwer nachvollziehbar sind.

Professionelle Normenmanagement-Software: Vorteile und Besonderheiten

Mit der Professionalisierung des Normenmanagements steigen die Anforderungen, die Excel und andere Tabellenwerkzeuge nicht mehr oder nur mit erheblichen Kompromissen erfüllen können. Hier setzen spezialisierte Softwarelösungen an, die Prozesse standardisieren, automatisieren und Risiken wesentlich minimieren.

Ihre typischen Funktionsbereiche umfassen:

• Automatisierte Workflows und Erinnerungssysteme: Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben werden überwacht und den verantwortlichen Personen rechtzeitig zugewiesen.
• Zentrale, konsistente Datenbasis: Alle Normen werden übersichtlich an einem Ort verwaltet. Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. QMS-, DMS-, ERP- oder Lieferantendatenbanken) sind teils möglich, erfordern aber oft individuelle Anpassung.
• Erweiterte Versionierung und Änderungsdokumentation: Jede Änderung ist transparent nachvollziehbar.
• Detaillierte Rechteverwaltung: Zugriffs- und Bearbeitungsrechte werden individuell nach Rolle oder Abteilung definiert.
• Teilweise Integration externer Normenquellen: Je nach Anbieter können Updates ausgewählter Normgeber (z.B. DIN, ISO, VDE) über Schnittstellen oder Abonnements eingebunden werden. Viele Standards sind jedoch kostenpflichtig und nicht überall automatisiert abrufbar.
• Unterstützung im Änderungsmanagement: Fachgerechte Kommunikation und gezielte Schulungen können unterstützt werden, indem betroffene Mitarbeitende automatisch informiert und in die Prozesse eingebunden werden.

Fachbereiche profitieren von effizienteren Abläufen, minimierten Compliance-Risiken und einem verbesserten Nachweis der Umsetzung aller Anforderungen, insbesondere im Rahmen von Zertifizierungen und Auditierungen.

Software-Lösungen bieten eine strukturierte Unterstützung, um rechtliche und dokumentarische Nachweispflichten nach aktuellen Standards zu erfüllen.

Herausforderungen bei der Einführung professioneller Systeme

Der Umstieg auf eine spezialisierte Software ist ein Projekt mit eigenen Hürden:

• Datenmigration: Historische Excel-Tabellen und bestehende Datenstrukturen müssen verlässlich und verlustfrei übernommen werden.
• Akzeptanz und Change-Management: Mitarbeitende sind an gewohnte Abläufe gebunden. Eine klare Kommunikation, Schulungen und Pilotprojekte sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
• Kosten-Nutzen-Abwägung: Investitionen in Software, Implementierung und Personalweiterbildung stehen dem langfristigen Nutzen gegenüber. Studien und Praxiserfahrungen zeigen: Die Kosten amortisieren sich, sobald beispielsweise Zeitaufwände sinken, Fehler vermieden werden und Audit-Prozesse ohne Zusatzaufwände ablaufen.
• Systemintegration: Die Einbindung in bestehende IT-Landschaften erfordert manchmal individuelle Schnittstellenanpassungen. Standardisierte Lösungen vermindern, aber ersetzen diesen Aufwand gerade in komplexen IT-Umgebungen selten vollständig.
• Datenschutz: Bei cloudbasierten Lösungen ist die Einhaltung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben (z.B. nach DSGVO) ein zentrales Auswahlkriterium.

Tipp: Unternehmen sollten vor Einführung eines neuen Systems ein Lastenheft erstellen, vorhandene Abläufe analysieren und eine Pilotphase mit ausgewählten Nutzenden durchführen.

Rollen, Prozesse und internationale Zusammenarbeit

Erfolgreiches Normenmanagement erfordert Expertise, klare Verantwortlichkeiten und die effiziente Zusammenarbeit - nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern oft auch standort- oder länderübergreifend. Normenbeauftragte, fachliche Verantwortliche oder Zertifizierungsmanager agieren als Bindeglied zwischen Fachabteilungen, Geschäftsleitung und externen Prüfern.

Dabei ist Kollaboration über Standorte oder Unternehmensgrenzen hinweg ein zentraler Erfolgsfaktor. Moderne Softwarelösungen unterstützen das flexible Arbeiten in internationalen Teams und ermöglichen, dass lokale Besonderheiten oder kundenspezifische Vorgaben konsequent beachtet werden.

Praxistipp: Auswahl und Einführung einer Normenmanagement-Lösung

Die Auswahl des passenden Systems ist ein strategischer Schritt. Empfehlenswert ist dabei:

• Festlegen konkreter Anforderungen (Lastenheft, Pflichtenheft)
• Involvieren aller relevanten Fachbereiche
• Testphase mit definierter Nutzergruppe (Pilotprojekt)
• Integration in bestehende Systeme möglichst standardisiert vorbereiten
• Datenschutz und Rechtskonformität frühzeitig klären
• Ganzheitliches Schulungs- und Changemanagement

Anbieter unterscheiden sich nach Fokus (Branche, Funktionsumfang), Betriebsmodell (cloudbasiert vs. On-Premises), Datenhoheit und Möglichkeiten der individuellen Anpassung.

Innovative Zukunft: KI-basierte Unterstützung

Zukunftsweisende Systeme arbeiten zunehmend mit Künstlicher Intelligenz, etwa um relevante Normenupdates automatisiert zu identifizieren, Änderungsbedarfe zu analysieren oder Risiken frühzeitig zu melden.

Auch die automatische Zuordnung von Verantwortlichkeiten oder die Priorisierung von Aufgaben für Audit-Termine profitieren bereits von KI-gestützten Tools.

Lösung als Antwort auf moderne Herausforderungen: Normenmanagement von GLOMAS

Ein Beispiel für professionelle und praxiserprobte Unterstützung ist das Normenmanagement von GLOMAS. Unsere Software adressiert gezielt die typischen Stolpersteine im Alltag und unterstützt Sie dabei, Normen und Standards unternehmensweit konsistent, aktuell und nachvollziehbar zu organisieren. Die Lösung bietet:

• Zentrale Datenhaltung zur Vermeidung von Insellösungen und Doppelarbeiten
• Durchgängige Benutzer- und Rechteverwaltung - individuell und sicher
• Automatisierte Überwachung und Benachrichtigung bei Normenänderungen
• Workflow-gesteuerte Aufgabenlenkung für Prüfung, Freigabe und Kommunikation
• Flexible Anpassungsoptionen für unterschiedlichste Branchenanforderungen

Eine transparente Änderungshistorie und umfassende Dokumentationsfunktionen erleichtern die Vorbereitung auf Audits und Zertifizierungen.

In der Praxis bewährt sich die Lösung durch ihre zielgenaue Unterstützung der Arbeitsabläufe Ihrer Normenbeauftragten - sie bietet eine solide Grundlage, um Compliance und effizientes Normenmanagement im Unternehmensalltag zu gewährleisten.

Detaillierte Informationen und individuelle Beratung erhalten Sie auf glomas.de/normenmanagement.

Fazit und Ausblick

Die steigenden Qualitäts- und Compliance-Anforderungen machen ein strukturiertes Normenmanagement heute unverzichtbar. Während Excel-Tabellen für den Einstieg ausreichen, stoßen sie rasch an Grenzen - insbesondere bei Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und der effizienten Zusammenarbeit verschiedenster Akteure.

Professionelle Softwarelösungen ermöglichen es, den Überblick zu bewahren, Auditpflichten nachweislich zu erfüllen und dauerhaft rechtskonform zu agieren.

Der Markt bietet eine Vielfalt relevanter Systeme - von branchenspezifischen Tools über skalierbare Unternehmenslösungen bis zu Open-Source-Optionen. Entscheidend bleibt, Anforderungen und Rahmenbedingungen genau zu analysieren, die Akzeptanz im Unternehmen gezielt zu fördern und die Umsetzung kompetent zu begleiten. Die Zukunft liegt klar in integrierten, digitalen und intelligent unterstützten Lösungen, die alle Prozessbeteiligten vernetzen - für mehr Transparenz, Rechtssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit.