In fünf aufeinander aufbauenden Schritten schaffen Sie aus Insellösungen eine digitale, auditfeste und effiziente Verwaltung von Normen und anderen anwendbaren Anforderungen als Bestandteil Ihres Informationsmanagementsystems.
Normen prägen in vielen Unternehmen die tägliche Arbeit. Sie definieren Qualitätsstandards, Sicherheitsanforderungen und technische Rahmenbedingungen. Daneben gelten zahlreiche weitere anwendbare Anforderungen wie Gesetze, Verordnungen, Regularien von Behörden, Kundenvorgaben oder branchenspezifische Codes of Practice.
Trotz dieser Bedeutung erfolgt die Verwaltung dieser Anforderungen in der Praxis oft noch papierbasiert, verteilt in Ordnern, Netzlaufwerken, E‑Mail-Anhängen oder lokalen Ablagen. Die Folgen sind bekannt: veraltete Normen und Anforderungen im Einsatz, Medienbrüche, Intransparenz, hoher Suchaufwand und unnötiger Stress in Audits.
Eine digitalisierte Normenverwaltung im weiteren Sinne, die auch andere anwendbare Anforderungen einbezieht, schafft hier Abhilfe. Sie sorgt für Transparenz, stellt die Aktualität sicher, reduziert Risiken und erhöht die Effizienz in allen betroffenen Prozessen. Im Kontext eines professionellen Informationsmanagements ist sie damit kein isoliertes Spezialthema, sondern ein zentraler Governance- und Compliance-Baustein.
Die folgenden fünf Schritte zeigen, wie Sie Ihre Normenverwaltung und das Management weiterer anwendbarer Anforderungen systematisch digitalisieren und in Ihre Informationsmanagement- und Compliance-Strategie einbetten können.
Schritt 1: Ausgangslage analysieren – Wo stehen Sie heute?
Bevor Sie digitalisieren, sollten Sie genau verstehen, wie Normen und andere anwendbare Anforderungen heute verwaltet werden. Nur so lassen sich realistische Ziele und Anforderungen definieren und mit anderen Informationssystemen wie QM-Dokumentation, DMS oder Intranet sinnvoll verzahnen.
1.1 Bestandsaufnahme aller Quellen und Dokumenttypen
Starten Sie mit einer vollständigen Inventur Ihrer relevanten Dokumentenlandschaft. Wichtige Fragen sind:
- Welche externen Normen und technischen Regelwerke nutzen Sie?
Zum Beispiel DIN, EN, ISO, VDI, VDE, branchenspezifische Regelwerke, technische Spezifikationen von Behörden oder Standards von Verbänden. - Welche weiteren anwendbaren Anforderungen spielen eine Rolle?
Zum Beispiel Gesetze, Verordnungen, EU‑Richtlinien, Regularien von Behörden, Vorgaben der Aufsichtsbehörden, branchenspezifische Codes of Practice, Kundenvorgaben oder Lieferantenstandards. - Welche internen Dokumente sind normähnlich oder normrelevant?
Etwa interne Richtlinien, Werksnormen, technische Spezifikationen, Prüfvorschriften, Konstruktionsrichtlinien, Fertigungsvorgaben oder Lieferantenvorschriften.
Erfassen Sie außerdem:
- In welchen Medien liegen diese Informationen vor?
Papierordner, gescannte PDFs, Dateien in Netzlaufwerken, Dokumente im DMS, E‑Mail-Anhänge oder lokale Ablagen einzelner Mitarbeitender. - Welche Quellen werden regelmäßig aktualisiert oder abonniert?
Zum Beispiel Onlineportale von Normungsorganisationen, Verbandsinformationen, gesetzliche Bekanntmachungen oder Newsletter von Aufsichtsbehörden.
Wichtig ist eine begriffliche Klarheit: Rechtlich verbindliche Vorschriften, Gesetze und Verordnungen sind keine Normen im engeren Sinne. In der Praxis werden sie jedoch gemeinsam mit Normen und anderen Anforderungen betrachtet, weil sie ähnliche Prozesse erfordern. Dokumentieren Sie daher getrennt, worum es sich handelt:
- technische Normen
- andere technische Regelwerke und anerkannte Regeln der Technik
- verbindliche Rechtsvorschriften und behördliche Regularien
- kundenspezifische Forderungen
- interne Werksnormen und Richtlinien
Typische Silos entstehen, wenn Normen und Anforderungen getrennt nach Abteilungen geführt werden, etwa in Qualitätssicherung (QS), Entwicklung, Einkauf, Arbeitssicherheit, Umweltmanagement oder Compliance. Notieren Sie, wo solche Silos existieren, welche Dokumenttypen dort liegen und wer jeweils Zugriff hat. Erfassen Sie außerdem, ob bestimmte Bereiche eigene inoffizielle Ablagen betreiben, um Lücken in der zentralen Bereitstellung zu kompensieren.
Praxis-Tipp: Arbeiten Sie mit einer einfachen Tabelle oder einem Inventar-Template, in dem Sie Dokumenttyp, Quelle, Ablageort, Verantwortlichen, Lizenzstatus, Aktualisierungsmodus und Gültigkeitsbereich erfassen. So entsteht in der Analysephase eine strukturierte Grundlage für die spätere Migration.
1.2 Prozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen dokumentieren
Im zweiten Schritt analysieren Sie, wie Normen und andere anwendbare Anforderungen heute durch Ihr Unternehmen fließen und an welchen Stellen sie benötigt werden:
- Wer beobachtet externe Änderungen und beschafft neue oder aktualisierte Normen und Regularien?
- Wer bewertet deren Relevanz für Produkte, Prozesse, Standorte und Märkte?
- Wie werden Änderungen kommuniziert und umgesetzt?
- Wie sieht der Freigabeprozess aus und wie wird er dokumentiert?
- Wie werden Nachweise für Audits und Behörden bereitgestellt?
- Wann und wo werden Normen und Anforderungen konkret genutzt?
Es empfiehlt sich, diese Abläufe als Prozessdiagramm zu visualisieren, etwa als Swimlane-Diagramm. So erkennen Sie:
- an welchen Stellen Medienbrüche auftreten
- wo Verantwortlichkeiten unklar sind
- wo Verzögerungen entstehen
- welche Schritte sich standardisieren oder automatisieren lassen
- welche Schnittstellen zu anderen Informationssystemen bestehen oder sinnvoll wären
Binden Sie dabei verschiedene Rollen ein, etwa Qualitätssicherung, Entwicklung, Arbeitssicherheit, IT, Compliance, Rechtsabteilung und Risikomanagement. Unterschiedliche Perspektiven helfen, blinde Flecken zu vermeiden und branchenspezifische Besonderheiten zu identifizieren.
1.3 Schwachstellen, Risiken und Governance-Lücken identifizieren
Aus Bestandsaufnahme und Prozessanalyse lassen sich typische Schwachstellen ableiten:
- Mehrfachablagen derselben Norm oder Anforderung
- fehlende oder uneinheitliche Versionskontrolle
- unzureichende Suchmöglichkeiten bei Papier und unstrukturierten Dateisammlungen
- Abhängigkeit von Einzelpersonen mit individuellem Wissen
- fehlende Transparenz, welche Anforderungen auf welche Produkte, Prozesse oder Standorte wirken
- unklare Zuständigkeiten bei Änderungen
- Unsicherheiten in Audits durch schwer auffindbare Nachweise
Daraus ergeben sich Risiken, zum Beispiel:
- Verwendung veralteter Normen oder Regularien mit Produkthaftungs- oder Zulassungsrisiken
- Verstöße gegen regulatorische Anforderungen
- erhöhte Haftungsrisiken für Management und Fachverantwortliche
- Mehraufwand bei Audits, Kundenanfragen oder Behördenprüfungen
Auf dieser Basis definieren Sie erste Digitalisierungsziele, etwa:
- zentrale, eindeutige Ablage aller relevanten Normen und Anforderungen
- transparente Zuständigkeiten
- nachvollziehbare Historie und Versionierung
- bessere Durchsuchbarkeit und Auswertbarkeit
- klare Verbindung von Anforderungen zu Produkten, Prozessen und Standorten
Diese Ziele bilden den Ausgangspunkt für Ihr Zielbild und helfen, spätere Investitionen zu begründen.
Schritt 2: Zielbild und Anforderungen definieren – Was soll das System leisten?
Damit die Digitalisierung erfolgreich ist, benötigen Sie ein klares Bild davon, was das künftige Normenmanagementsystem leisten muss, fachlich, technisch und organisatorisch.
2.1 Fachliche Ziele, KPIs und risikobasierter Ansatz
Konkretisieren Sie gewünschte Verbesserungen und machen Sie diese messbar. Typische Zielgrößen sind:
- kürzere Suchzeiten nach relevanten Anforderungen
- Reduktion von Auditabweichungen
- klar definierte Verantwortlichkeiten
- schnellere Umsetzung von Änderungen
- höhere Transparenz über betroffene Objekte
Ergänzen Sie diese Sicht um einen risikobasierten Ansatz:
- Welche Anforderungen sind sicherheitskritisch oder zulassungsrelevant?
- Wo führen Abweichungen zu Lieferstopps, Marktverboten oder Imageverlust?
Verknüpfen Sie die Kritikalität mit der Intensität der Maßnahmen. Legen Sie Kennzahlen fest, zum Beispiel:
- durchschnittliche Suchzeit pro Anforderung
- Anteil aktualitätsgeprüfter Anforderungen
- Anzahl normbezogener Auditabweichungen
- Durchlaufzeit von der Informationsaufnahme bis zur Umsetzung
Definieren Sie Ausgangswerte und Zielniveaus, um den Erfolg später bewerten zu können.
2.2 Technische und organisatorische Anforderungen
Aus dem Zielbild ergeben sich Anforderungen an eine digitale Lösung:
- Rollen- und Rechtekonzept mit abgestuften Berechtigungen
- strukturierbare Ablage nach relevanten Organisations- oder Produktstrukturen
- Integrationsfähigkeit zu bestehenden Systemen wie DMS, QM-System oder Intranet
- Verfügbarkeit am Einsatzort, auch für mobile oder produktionsnahe Bereiche
- Mehrsprachigkeit bei internationalen Standorten
- Skalierbarkeit und Performance
- Benutzerfreundlichkeit mit intuitiver Oberfläche, Navigation und Hilfen
- Konfigurierbarkeit von Metadaten, Masken, Workflows und Benachrichtigungen
Stimmen Sie diese Punkte früh mit IT, QM, Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit ab und halten Sie sie in einem Lastenheft fest.
2.3 Compliance, Sicherheit, Lizenzrecht und Systemvalidierung
Normenverwaltung ist eng mit Compliance, Audits, Lizenzfragen und in regulierten Branchen mit Systemvalidierung verknüpft. Klären Sie Anforderungen zu:
- Nachvollziehbarkeit von Gültigkeitsständen und Freigaben
- Revisionssicherheit und Protokollierung von Änderungen
- Datenschutz und IT-Sicherheit mit klaren Rollenmodellen und Backup-Konzepten
- Zugriffs- und Berechtigungskonzepten für lizenzpflichtige Normen
- Lizenz- und Urheberrechtsfragen im Umgang mit Originaldateien
In regulierten Bereichen kommen Validierungsanforderungen hinzu. Arbeiten Sie hier eng mit Ihrer Rechtsabteilung, Informationssicherheitsbeauftragten und gegebenenfalls Regulatory Affairs zusammen.
Schritt 3: Struktur schaffen – Klassifikation, Metadaten und Prozesse definieren
Ein digitales System entfaltet seinen vollen Nutzen erst, wenn die inhaltliche Struktur klar definiert ist.
3.1 Einheitliche Ordnungssystematik und Klassifikation entwickeln
Anstatt historisch gewachsene Ordnerstrukturen zu übernehmen, lohnt sich eine durchdachte Klassifikation. Mögliche Kriterien sind:
- Unternehmensbereiche
- Dokumentarten
- Gültigkeitsbereiche
- Lebenszyklusstatus
Nutzen Sie, wo sinnvoll, etablierte Klassifikationssysteme und ergänzen Sie diese um interne Kategorien. Achten Sie auf eindeutige Identifikatoren und konsistente Benennungen.
3.2 Metadatenkonzept für Normen und anwendbare Anforderungen
Metadaten sind der Schlüssel für effiziente Suche und Auswertung. Legen Sie fest, welche Informationen zu jeder Norm oder Anforderung erfasst werden, etwa:
- Titel und Kennung
- Ausgabe oder Version
- Dokumentenart und Klassifikation
- Gültigkeitsstatus und -zeitraum
- Bezugsquelle
- verantwortliche Stelle
- betroffene Prozesse, Produkte oder Standorte
- Verknüpfungen zu internen Dokumenten
- Hinweise zu Änderungen
- Risikokategorie
Definieren Sie Pflicht- und optionale Felder und nutzen Sie kontrollierte Vokabulare zur Sicherung der Qualität.
3.3 Standardprozesse für den Lebenszyklus von Anforderungen
Definieren Sie End-to-end-Prozesse für den gesamten Lebenszyklus:
- Beobachtung und Beschaffung
- Relevanzprüfung
- Bewertung und Impact-Analyse
- Freigabe
- Umsetzung und Veröffentlichung
- Änderungsdienst
- Archivierung
Diese Prozesse sollten mit Anforderungen an dokumentierte Information aus relevanten Managementsystemnormen abgestimmt werden. Legen Sie klare Rollen für Owner, Prüfer, Freigeber, Anwender und Administratoren fest.
3.4 Governance, Compliance-Einbindung und interne Richtlinien
Neben Prozessen brauchen Sie verbindliche Spielregeln:
- ein zentrales Gremium für Grundsatzentscheidungen
- Policies und Verfahrensanweisungen zum Umgang mit Normen und Anforderungen
- definierte Eskalationswege bei Konflikten
- Verankerung des Normenmanagements in bestehenden Managementsystemen
So erhöhen Sie Verbindlichkeit und binden das Thema strategisch ein.
Schritt 4: Technische Umsetzung und Einführung planen – Von der Strategie zur Praxis
Auf Basis von Zielbild, Struktur und Prozessen gestalten Sie die technische Umsetzung.
4.1 Tool-Strategie: Speziallösung, Erweiterung oder Eigenentwicklung?
Vor der Systemauswahl sollten Sie grundsätzliche Weichen stellen:
- Erweiterung bestehender Systeme
- Einsatz einer Speziallösung für Normen- und Anforderungsmanagement
- Eigenentwicklung
Berücksichtigen Sie dabei Komplexität, Ressourcen, Integrationsbedarf und langfristige Wartungsfähigkeit. Definieren Sie klar, welches System führend ist und wie andere Systeme angebunden werden.
4.2 Kriterien für die Systemauswahl
Prüfen Sie, inwieweit ein System Ihre Anforderungen abdeckt:
- Unterstützung Ihrer definierten Prozesse
- flexible Metadaten
- leistungsfähige Suchfunktionen
- Benachrichtigungs- und Workflowfunktionen
- Import- und Exportfunktionen
- Auswertungen und Reporting
- Schnittstellen in Ihre Systemlandschaft
- Betriebskonzept und Wirtschaftlichkeit
Binden Sie Anwender aus Fachbereichen ein und nutzen Sie Pilotinstallationen, um Praxistauglichkeit zu testen.
4.3 Datenmigration: Vom Papierordner zur strukturierten Datenbasis
Die Migration bestehender Bestände ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Wichtige Aspekte sind:
- Priorisierung kritischer Bereiche
- strukturierte Erfassung und Qualitätssicherung
- Dublettenbereinigung
- Umgang mit historischen Versionen
Beachten Sie bei der Übernahme von Normen insbesondere die Lizenzsituation. Ziel ist eine lizenzkonforme, strukturierte Abbildung, nicht die beliebige Digitalisierung aller Inhalte. Dokumentieren Sie das Migrationsvorgehen sorgfältig.
4.4 Change Management, Schulung und Usability
Digitalisierung der Normenverwaltung bedeutet organisatorische Veränderung. Erfolgsfaktoren sind:
- frühzeitige Einbindung der Fachbereiche
- Key User und Pilotgruppen
- klare Kommunikation des Nutzens
- zielgruppenspezifische Schulungskonzepte
- benutzerfreundliche Oberflächen mit passenden UX-Elementen
- Umgang mit typischen Einwänden
So erhöhen Sie Akzeptanz und verankern das System im Arbeitsalltag.
Schritt 5: Betrieb, Integration und kontinuierliche Verbesserung – Normenmanagement im Alltag verankern
Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit. Die digitale Normenverwaltung muss dauerhaft in Prozesse und Governance-Strukturen integriert werden.
5.1 Nutzung in Prozessen, Lifecycle und Systemlandschaft verankern
Eine Normenverwaltung entfaltet erst dann ihren Wert, wenn sie mit anderen Informationsobjekten verknüpft ist:
- Referenzen in QM-Dokumenten
- Integration in Prüf- und Validierungsprozesse
- Einbettung in Projekte und Produktlebenszyklen
- Verfügbarkeit über relevante Fachsysteme
Legen Sie verbindlich fest, dass die zentrale digitale Quelle als maßgebliche Referenz gilt.
5.2 Kontinuierliche Pflege, Monitoring externer Änderungen und BC-Absicherung
Normen und Anforderungen sind dynamisch. Ein digitaler Betrieb braucht:
- regelmäßige Review-Zyklen
- Überwachung externer Änderungen
- technische Anbindung geeigneter Informationsquellen
- systemgestützte Erinnerungen
Stellen Sie zudem sicher, dass Normen und Anforderungen auch im Krisenfall verfügbar bleiben und in Ihr Business-Continuity-Management eingebunden sind.
5.3 Schnittstelle zu Risikomanagement, Lieferanten- und Kundenanforderungen
Ein modernes Normenmanagement ist eng mit Risiko- und Chancenmanagement verknüpft:
- Verknüpfung mit Risikoregistern
- Ableitung von Kontrollen und Audits
Gleichzeitig spielt die Verbindung zu Lieferanten- und Kundenmanagement eine zentrale Rolle, um Anforderungen in Lieferantenbewertungen und Kundenprojekten systematisch zu berücksichtigen.
5.4 Monitoring, Reporting, Automatisierung und kontinuierliche Verbesserung
Ein professionelles Normenmanagement umfasst:
- Kennzahlen und Dashboards
- rollenbasierte Auswertungen
- Auditunterstützung
- Lessons Learned und Anpassungen von Strukturen und Prozessen
Automatisierte Funktionen können Normenbezüge erkennen oder veraltete Referenzen identifizieren und so Verbesserungen anstoßen.
Praxisbeispiel: Wie ein digital gesteuerter Normenänderungsprozess aussehen kann
Um den Nutzen greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf ein typisches Änderungsszenario:
- Ihr System erhält den Hinweis, dass eine relevante Norm überarbeitet wurde.
- Die Norm ist bereits mit betroffenen Produkten, Prozessen oder Standorten verknüpft.
- Verantwortliche erhalten Aufgaben zur fachlichen Bewertung der Änderung.
- Die Auswirkungen werden analysiert und notwendige Anpassungen festgelegt.
- Nach Freigabe werden Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert.
- Mitarbeitende werden informiert und bei Bedarf geschult.
- Für Audits ist nachvollziehbar, wann die Norm geändert wurde, wie entschieden und was angepasst wurde.
So werden Normen von einem statischen Bestand zu einem aktiv gesteuerten Faktor im Informations- und Qualitätsmanagement.
GLOMAS Normenmanagement als spezialisierter Lösungsbaustein
Viele Unternehmen überwachen Normenänderungen noch manuell. Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geregelt und relevante Dokumente müssen im Audit mühsam zusammengesucht werden. Das führt zu Aufwand, Unsicherheit und erhöhten Compliance-Risiken.
Ein spezialisiertes System wie das GLOMAS Normenmanagement adressiert diese Herausforderungen gezielt und unterstützt die beschriebenen Schritte strukturiert. Die Software bietet unter anderem:
- zentrale Datenhaltung zur Vermeidung von Insellösungen und Doppelarbeiten
- durchgängige Benutzer- und Rechteverwaltung mit granularen Rollen
- strukturierte Metadatenpflege und effiziente Such- und Filtermöglichkeiten
- präzise Versionierung mit transparenter Änderungshistorie
- revisionssichere Audit-Trails für vollständige Nachvollziehbarkeit
- automatisierte Überwachung und Benachrichtigung bei Normenänderungen
- workflow-gesteuerte Aufgabenlenkung für Prüfung, Freigabe und Kommunikation
- flexible Anpassungsoptionen für unterschiedliche Branchenanforderungen
- Unterstützung aktueller Anforderungen an Datenschutz und Compliance
- Integrationsmöglichkeiten in unternehmensweite Prozesse und Workflows
In der Praxis bewährt sich die Lösung durch zielgenaue Unterstützung der Arbeitsabläufe Ihrer Normenbeauftragten. Sie bietet eine solide Grundlage, um Compliance und effizientes Normenmanagement im Unternehmensalltag zu gewährleisten.
Detaillierte Informationen und individuelle Beratung erhalten Sie auf www.glomas.de/normenmanagement.
Fazit: Vom Papierchaos zur strukturierten, sicheren Anforderungslandschaft
Die Digitalisierung der Normenverwaltung ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Transparenz, Rechtssicherheit und Effizienz. In fünf Schritten können Sie diesen Wandel systematisch gestalten:
- Ausgangslage analysieren und Schwachstellen identifizieren
- Zielbild und Anforderungen klar definieren
- Struktur, Klassifikation, Metadaten, Prozesse und Governance festlegen
- eine passende technische Lösung auswählen, migrieren und mit aktivem Change Management einführen
- den digitalen Betrieb verankern, externe Änderungen monitoren und kontinuierlich verbessern
Das Ergebnis ist eine Anforderungslandschaft, in der aktuelle, geprüfte Informationen zentral verfügbar sind, Verantwortlichkeiten klar geregelt und Nachweise für Audits, Behörden und Kunden schnell abrufbar sind. Gleichzeitig schaffen Sie die Grundlage, Normen und andere anwendbare Anforderungen aktiv als Steuerungsinstrument in Ihrem Informations- und Compliance-Management zu nutzen.
Wenn Sie starten, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: Beginnen Sie mit einer transparenten Bestandsaufnahme, definieren Sie darauf aufbauend Ihr Zielbild und evaluieren Sie anschließend, welche Systemlösung Ihre Anforderungen am besten unterstützt. So wird die Digitalisierung Ihrer Normenverwaltung zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der Ihr Informationsmanagement nachhaltig stärkt und Ihr Unternehmen in puncto Qualität, Sicherheit und Compliance zukunftssicher aufstellt.
